Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy BABICE
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Babice, zwany dalej „Regulaminem”, określa :
1) zakres działania i zadania Urzędu Gminy Babice zwanego dalej Urzędem,
2) zasady kierowania pracą Urzędu,
3) organizację wewnętrzną Urzędu,
4) zasady funkcjonowania Urzędu,
5) zakres działania kierownictwa Urzędu, poszczególnych referatów i stanowisk pracy w Urzędzie
§ 2
1. Urząd Gminy Babice jest gminną jednostką organizacyjną działającą w formie jednostki budżetowej.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników
3. Siedziba Urzędu mieści się w Babicach.
§ 3
Urząd realizuje zadania własne gminy, zadania ustawowo zlecone, a także przyjęte na podstawie porozumień zadania innych jednostek i zadania z zakresu administracji rządowej.
§ 4
Ilekroć w regulaminie jest mowa o:
1) Gminie – należy przez to rozumieć Gminę Babice,
2) Radzie – należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Gminy Babice,
3) Wójcie, Sekretarzu, Skarbniku – należy przez to rozumieć odpowiednio Wójta Gminy Babice, Sekretarza Gminy Babice oraz Skarbnika Gminy Babice,
4) Urzędzie – należy przez to rozumieć Urząd Gminy Babice,
5) referatach – należy przez to rozumieć referaty Urzędu Gminy Babice,
6) kierownikach – należy przez to rozumieć kierowników referatów Urzędu Gminy Babice,
§ 5
Urząd działa według następujących zasad :
3) praworządności,
4) służebności wobec społeczności lokalnej,
5) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
6) jednoosobowego kierownictwa,
7) planowania pracy,
8) kontroli wewnętrznej
§ 6
Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków i zadań Urzędu działają na podstawie i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
§ 7
Do wspólnych zadań referatów i stanowisk samodzielnych należy w szczególności :
- opracowanie propozycji do projektu budżetu Gminy oraz projektów wieloletnich programów rozwoju,
- opracowywanie projektów uchwał i projektów zarządzeń,
- opracowywanie okresowych ocen, analiz, informacji i sprawozdań,
§ 8
1. Urząd jest czynny w dniach roboczych :
- w każdy poniedziałek w godzinach od 9.00 do 17.00
- w pozostałe dni tygodnia w godzinach od 7.30 do 15.30
2. Urząd Stanu Cywilnego może udzielać ślubów także w niedziele, święta i dni dodatkowo wolne od pracy.
3. Przyjmowanie w sprawach skarg i wniosków odbywa się w czasie oraz na zasadach określonych w części V niniejszego Regulaminu.
§ 9
1. Funkcjonowanie Urzędu odbywa się na zasadzie jednoosobowego kierownictwa, służbowego podporządkowania, podziału czynności służbowych i indywidualnej odpowiedzialności za wykonanie powierzonych zadań.
2. Zasady określone w ust. 1 nie wykluczają możliwości funkcjonowania w Urzędzie komisji, kolegiów, zespołów, pełnomocników i innych form struktur organizacyjnych i zadaniowych, które mogą być powoływane przez Wójta.
§ 10
W Urzędzie działają następujące stanowiska kierownicze:
1) Wójt Gminy,
2) Sekretarz Gminy,
3) Skarbnik Gminy,
4) Kierownik Referatu Gospodarczego
5) Kierownik Referatu Organizacyjnego
6) Kierownik Referatu Rozwoju i Promocji
Skarbnik Gminy pełni jednocześnie funkcję Głównego Księgowego oraz Kierownika Referatu Finansów.
W Urzędzie działają następujące referaty i stanowiska wydzielone:
1) Referat Organizacyjny, [Or]
2) Referat Finansów, [Fn]
3) Referat Gospodarczy, [G]
4) Referat Rozwoju i Promocji [RiP]
5) Stanowiska ds. administracyjnych, obywatelskich, społecznych i działalności gospodarczej, [So]
6) Urząd Stanu Cywilnego, [USC]
7) Zespół Radców Prawnych, [Wp]
8) Stanowiska ds. wojskowych, bezpieczeństwa i informacji niejawnych, [Wb]
9) Informatyk. [I]
§ 11
1. Wójt Gminy jest organem gminy.
2. Wójt Gminy jest kierownikiem Urzędu, który kieruje całokształtem jego działalności przy pomocy pracowników na stanowiskach kierowniczych.
3. Wójt Gminy jest zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
4. Wójt Gminy pełni funkcję organu administracji publicznej, o ile przepisy prawa nie stanowią inaczej.
5. W razie nieobecności Wójta Gminy jego obowiązki pełni Sekretarz Gminy.
§ 12
1. Wójt Gminy jest szefem Obrony Cywilnej Gminy.
2. Wójt Gminy jest kierownikiem Urzędu Stanu Cywilnego.
§ 13
Do kompetencji Wójta Gminy należy:
1) wykonywanie kompetencji organu wykonawczego Gminy,
2) zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz pracowników Urzędu,
3) sprawowanie zwierzchnictwa w stosunku do kierowników jednostek podległych,
4) ustalanie polityki kadrowej i płacowej w Urzędzie oraz nadzór nad jej realizacją,
5) dokonywanie innych czynności z zakresu prawa pracy jako pracodawca,
6) ogólny nadzór nad pracą Urzędu,
7) kierowanie bieżącymi sprawami Gminy,
8) składanie jednoosobowych oświadczeń woli w zakresie zarządu mieniem,
9) reprezentowanie Gminy na zewnątrz i prowadzenie negocjacji w sprawach dotyczących Gminy,
10) nadawanie w drodze zarządzenia Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy,
11) wydawanie aktów prawnych na podstawie delegacji zawartych w przepisach prawa, aktów wykonawczych w odniesieniu do uchwał Rady, przepisów porządkujących wewnętrzne sprawy Urzędu oraz aktów o charakterze instrukcyjnym,
12) składanie okresowych informacji ze swojej działalności,
13) wydawanie decyzji w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej,
14) udzielanie pełnomocnictw w sprawach należących do jego wyłącznej kompetencji,
15) podejmowanie czynności w związku z bezpośrednim zagrożeniem bezpieczeństwa publicznego,
16) rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między jednostkami organizacyjnymi Urzędu.
17) Przyjmowanie i rozpatrywanie skarg i wniosków,
18) Przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym od osób do tego zobowiązanych,
19) zatwierdzanie kryteriów oceny pracowników, dokonywanie oceny pracowników bezpośrednio podległych
§ 14
1. Wójt może powierzyć prowadzenie spraw Gminy Sekretarzowi, w tym wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Urzędu.
2. Sekretarz zastępuje Wójta w czasie jego nieobecności lub niemożności pełnienia przez niego obowiązków we wszystkich sprawach dotyczących funkcjonowania Gminy.
3. Do kompetencji Sekretarza należy w szczególności:
1) wykonywanie funkcji kierownika Urzędu w ramach udzielonego pełnomocnictwa, a w szczególności:
- realizacja prawidłowej polityki kadrowej i płacowej,
- nadzorowanie czasu pracy pracowników Urzędu,
- planowanie kosztów utrzymania Urzędu i rozliczanie się z wydatków na ten cel w budżecie Gminy.
2) pełnienie stałego nadzoru nad funkcjonowaniem Urzędu,
3) opracowywanie projektów zmian Regulaminu,
4) opracowywanie zakresów czynności dla kierowników referatów i stanowisk samodzielnych,
5) koordynacja i nadzór nad realizacją zadań wynikających z uchwał Rady Gminy, zarządzeń Wójta oraz obowiązujących przepisów prawa,
6) nadzór nad prowadzeniem rejestrów w Urzędzie,
7) przeglądanie korespondencji wpływającej do Urzędu oraz przydzielanie jej do załatwienia właściwym kierownikom referatów i stanowiskom samodzielnym,
8) nadzór nad referatem Organizacyjnym, stanowiskami ds. obywatelskich i informatykiem
9) współpraca z Radą Gminy, Radami Sołeckimi i sąsiednimi gminami,
10) prowadzenie dokumentacji z kontroli zewnętrznych, nadzór nad realizacją zaleceń pokontrolnych,
11) wykonywanie czynności z zakresu oceny pracy pracowników,
12) nadzór nad odbywaniem stażów i praktyk w Urzędzie,
13) koordynowanie i współtworzenie serwisów internetowych,
14) przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
15) wykonywanie innych czynności powierzonych na podstawie art.33 ust.4 ustawy o samorządzie gminnym.
§ 15
Do zadań i kompetencji Skarbnika należy w szczególności:
1) przekazywanie pracownikom i gminnym jednostkom organizacyjnym wytycznych do opracowania niezbędnych informacji związanych z projektem planu budżetowego,
2) przygotowywanie projektu budżetu,
3) sporządzanie sprawozdawczości budżetowej, nadzorowanie i kontrola realizacji budżetu Gminy,
4) dokonywanie analiz finansowych,
5) dokonywanie bieżącej kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
6) kontrasygnowanie czynności prawnych powodujących lub mogących powodować powstanie zobowiązań finansowych i udzielanie upoważnień innej osobie do dokonywania kontrasygnaty,
7) realizowanie przepisów o dochodach i finansowaniu Gmin oraz o podatkach i opłatach lokalnych,
8) wykonywanie określonych przepisami prawa obowiązków z zakresu rachunkowości,
9) sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją zadań przez pracowników Referatu Finansowego, opracowywanie projektów zakresów czynności dla tych pracowników.
§ 16
1. Wójt Gminy podpisuje:
1) Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy,
2) Regulamin Pracy, zarządzenia i inne akty prawne Wójta,
3) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu,
4) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
5) projekty uchwał Rady Gminy kierowane do Rady celem uchwalenia,
6) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
7) odpowiedzi na skargi i wnioski,
8) odpowiedzi i wyjaśnienia dla organów nadzoru nad samorządem gminnym,
9) pisma zastrzeżone do podpisu Wójta odrębnymi przepisami lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie,
10) akty powołania, mianowania, umowy o pracę i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, o ile nie są przepisami prawnymi zastrzeżone dla innych organów.
2. Sekretarz Gminy podpisuje pisma w zakresie zadań i obowiązków służbowych, także administracyjne na podstawie upoważnienia wydanego w trybie art.33 ust.4 oraz art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym.
3. Kierownicy i pracownicy Urzędu Gminy podpisują pisma w ramach i na podstawie upoważnienia wydanego przez Wójta w trybie art.39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym,
4. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego i jego Zastępcy podpisują pisma pozostające w zakresie ich zadań.
§ 17
Do wspólnych zadań referatów należy :
1) wykonywanie zadań w zakresie właściwości rzeczowej wynikającej z przepisów,
2) przygotowywanie projektów uchwał, materiałów, sprawozdań i analiz na sesje Rady oraz dla potrzeb Wójta Gminy,
3) realizacja zadań wynikających z uchwał Rady oraz aktów wydawanych przez Wójta,
4) współuczestniczenie w opracowywaniu zamierzeń rozwojowych Gminy,
5) współdziałanie ze Skarbnikiem w zakresie opracowywania projektu budżetu oraz jego realizacji,
6) załatwianie interpelacji i wniosków radnych oraz uchwał organów jednostek pomocniczych,
7) prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowywanie decyzji w sprawach indywidualnych oraz wykonywanie zadań wynikających z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji,
8) usprawnianie organizacji, metod i form pracy referatów oraz podejmowanie działań na rzecz usprawnienia pracy Urzędu,
9) wykonywanie zadań wynikających z ustawy o zamówieniach publicznych,
10) współdziałanie w opracowywaniu i realizacji strategii rozwoju Gminy,
11) współdziałanie w organizowaniu imprez z okazji obchodów świąt, rocznic itp.,
12) współpraca z innymi komórkami organizacyjnymi w zakresie przygotowywania ofert do programów pomocowych oraz ich realizacja,
13) opracowywanie sprawozdań, ocen i analiz,
14) wykonywanie obowiązków służących realizacji jawności działania organów Gminy i prawa dostępu do informacji publicznej,
15) stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
16) stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt,
17) wydawanie zaświadczeń według właściwości merytorycznej.
§ 18
Do zadań Referatu Organizacyjnego należy w szczególności:
1. W zakresie spraw ogólno – organizacyjnych :
1) opracowywanie projektów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu i Regulaminu Pracy oraz wniosków zmierzających do poprawy funkcjonowania i organizacji Urzędu,
2) opracowywanie projektów zarządzeń Wójta Gminy w sprawach dotyczących organizacji i funkcjonowania Urzędu,
3) prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków wpływających do urzędu, koordynacja i nadzór nad ich załatwianiem,
2) prowadzenie rejestrów zarządzeń i decyzji oraz pełnomocnictw wydawanych przez Wójta Gminy,
3) realizacja przepisów ustawy o dostępie do informacji publicznej, a w szczególności prowadzenie Biuletynu Informacji Publicznej,
4) prowadzenie ewidencji kontroli prowadzonych przez organa zewnętrzne, kierowanych przez nie zaleceń pokontrolnych i nadzorowanie terminowego udzielania odpowiedzi,
5) prowadzenie punktu obsługi interesantów zakresie:
udzielania informacji dot. funkcjonowania Urzędu Gminy i jego jednostek, miejsca i sposobu załatwiania spraw w Urzędzie oraz innych instytucjach i urzędach, udzielanie porad i pomocy w załatwianiu spraw,
6) prowadzenie dziennika podawczego, informacji Urzędu, małej poligrafii oraz wywieszanie pism na tablicach ogłoszeń Urzędu,
7) zapewnienie prawidłowych warunków pracy zgodnie z zasadami BHP,
8) przyjmowanie pism w przypadkach określonych w kpc i kpa,
9) prowadzenie ewidencji i przechowywanie testamentów,
10) organizowanie i przeprowadzanie wyborów powszechnych i referendów.
2. W zakresie obsługi sekretariatu :
1) organizacja działań związanych z realizacją zadań Wójta Gminy, współdziałanie w tym zakresie z komórkami i jednostkami,
2) przyjmowanie interesantów, organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub kierowanie ich do właściwych komórek,
3) obsługa łączności telefonicznej na potrzeby Wójta, przekierowywanie połączeń na stanowiska,
4) obsługa narad i posiedzeń,
5) prowadzenie rejestru projektów uchwał kierowanych pod obrady Rady Gminy, przekazywanie do Rady,
6) obieg wniosków, zapytań i interpelacji radnych, odpowiedzi, wyjaśnienia,
7) opracowywanie sprawozdań z działalności Wójta
3. W zakresie spraw kadrowych :
1) realizacja zadań związanych z naborem pracowników do Urzędu w tym między innymi:
- opracowywanie planów zatrudnienia,
- współdziałanie z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie zatrudnienia,
- prowadzenie postępowania konkursowego przy naborze pracowników
2) kształtowanie polityki płacowej i opracowywanie planów funduszu wynagrodzeń oraz racjonalne gospodarowanie funduszem wynagrodzeń,
3) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownikowi urzędu, w szczególności :
- przygotowywanie umów o pracę, pism zmieniających warunki pracy i płacy,
- organizowanie szkoleń i szkolenia zawodowego pracowników,
- przygotowywanie materiałów umożliwiających podejmowanie czynności z zakresu prawa pracy,
- przygotowywanie projektów planów urlopów wypoczynkowych pracowników,
- zapewnienie warunków do prowadzenia działalności socjalnej urzędu jako pracodawcy,
- przygotowywanie i wydawanie świadectw pracy,
- ewidencja czasu pracy pracowników,
- wydanie pracownikom zaświadczeń o zatrudnieniu,
- kompletowanie wniosków emerytalno-rentowych,
4) kontrola dyscypliny pracy,
5) prowadzenie akt osobowych kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
6) prowadzenie spraw bhp i badań profilaktycznych,
7) prowadzenie dokumentacji praktyk i stażów, współpraca z PUP
4. W zakresie spraw związanych z obsługą Rady, Komisji Rady i organów sołectw :
1) Kompletowanie materiałów na posiedzenia Rady i komisji, zawiadomienia, terminowe dostarczanie,
2) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
3) podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji Rady i jej komisji,
4) przygotowywanie materiałów do projektów planów pracy Rady i jej komisji,
5) protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań Rady,
6) prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz komisji Rady,
7) kompletowanie i przesyłanie uchwał Rady zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
8) przekazywanie uchwał Rady Gminy, wniosków komisji Rady do wszystkich komórek organizacyjnych urzędu, jednostek organizacyjnych gminy i innych zainteresowanych podmiotów,
9) przechowywanie uchwał podejmowanych przez organy gminy,
10) prowadzenie ewidencji interpelacji, wniosków i zapytań radnych oraz ewidencji wniosków komisji Rady,
11) organizowanie szkoleń radnych i sołtysów,
12) prowadzenie spraw związanych z działalnością sołtysów i Rad Sołeckich, w tym:
- organizowanie wyborów sołtysów i Rad Sołeckich,
- pomoc w obsłudze administracyjnej bieżącej działalności organów sołectw,
- kompletowanie dokumentacji organów jednostek pomocniczych, kierowanie obiegiem uchwał i wniosków z tych jednostek.
5. W zakresie obsługi administracyjno-gospodarczej urzędu:
1) administrowanie i gospodarowanie budynkiem, w którym funkcjonuje urząd, zgodnie z obowiązującym prawem, a w szczególności:
- przygotowywanie i nadzór nad realizacją umów,
- terminowe rozliczanie zobowiązań urzędu i przekazywanie do księgowości w celu terminowego uiszczenia opłat,
- prowadzenie rozliczeń z OSP,
2) prowadzenie adaptacji, remontów i napraw, konserwacja lokali urzędu i majątku stanowiącego wyposażenie lokali,
3) planowanie i realizacja wydatków związanych z funkcjonowaniem urzędu,
4) analizowanie kosztów funkcjonowania urzędu oraz racjonalne gospodarowanie środkami w ramach przydzielanych w budżecie gminy limitów,
5) dozór i ochrona przeciwpożarowa i przeciwwłamaniowa lokali Urzędu Gminy, ubezpieczenie,
6) utrzymywanie porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez urząd oraz na zewnątrz obiektu,
7) wykonywanie czynności usługowych związanych z reprezentacyjną funkcją urzędu (obsługa gospodarcza narad, wizyt, spotkań itp.),
8) zaopatrywanie w pieczęcie, prowadzenie ewidencji, kasowanie,
9) zaopatrzenie w sprzęt, materiały biurowe, środki czystości,
10) prenumerata wydawnictw, zaopatrzenie w literaturę, ewidencja
§ 19
Do zadań Referatu Finansów należy w szczególności:
1. W zakresie spraw budżetowych:
1) sporządzanie długoletnich prognoz finansowych Gminy,
2) przygotowywanie projektu uchwały budżetowej Gminy wraz z częścią opisową w zakresie i szczegółowości określonej ustawą o finansach publicznych i Statutem Gminy,
3) opracowywanie projektów układu wykonawczego budżetu Gminy,
4) przekazywanie referatom i jednostkom organizacyjnym informacji o ostatecznych kwotach dochodów i wydatków oraz wysokości dotacji i wpłat do budżetu
5) bieżące analizowanie dochodów i wydatków budżetu gminy oraz przygotowywanie wniosków w zakresie zmian w planie budżetu gminy w celu racjonalnego gospodarowania środkami finansowymi i przedkładanie w tym zakresie projektów uchwał Rady i zarządzeń Wójta,
6) Opracowywanie okresowych informacji o realizacji budżetu i planu środków pozabudżetowych, informowanie Wójta, kierowników referatów i jednostek organizacyjnych o realizacji dochodów i wydatków budżetowych objętych planami finansowymi
7) opracowywanie dla Wójta informacji o przebiegu wykonywania budżetu gminy za okres I półrocza danego roku celem przedłożenia Radzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
8) opracowywanie dla Wójta sprawozdania wraz z częścią opisową z wykonania budżetu gminy za dany rok wraz z materiałami niezbędnymi do podjęcia przez Radę uchwały absolutoryjnej,
9) negocjowanie z organami administracji rządowej wysokości środków finansowych na podejmowane lub przekazywane zadania zlecone,
10) przygotowywania materiałów niezbędnych do uruchomienia kredytów i pożyczek zaciągniętych przez gminę,
11) Dokonywanie czynności związanych z terminową spłatą zobowiązań z tytułu pożyczek i kredytów,
12) Prowadzenie ewidencji kredytów i pożyczek,
13) Dokonywanie lokat wolnych środków budżetowych,
14) W razie zaistnienia stosownych okoliczności przygotowanie wykazu i kwot nie zrealizowanych wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, bądź projektów decyzji o blokowaniu planowanych wydatków budżetowych W razie zaistnienia stosownych okoliczności przygotowanie wykazu i kwot nie zrealizowanych wydatków, które nie wygasają z upływem roku budżetowego, bądź projektów decyzji o blokowaniu planowanych wydatków budżetowych,
15) Dokonywanie czynności związanych z wyborem banku do obsługi budżetu Gminy,
16) Składanie wniosków o przyznanie subwencji rekompensującej,
17) prowadzenie bieżących analiz wydatków jednostek organizacyjnych gminy, dokonywanie oceny racjonalności tych wydatków i przedstawianie Wójtowi stosownych wniosków,
18) współdziałanie z organami, instytucjami, organizacjami państwowymi i związkami zawodowymi,
19) wykonywanie budżetu z zachowaniem zasad określonych w ustawie o finansach publicznych
2. W zakresie wykonywania obsługi finansowo-księgowej:
1) opracowywanie projektów zarządzeń wewnętrznych wynikających z przepisów ustawy o rachunkowości dotyczących zasad rachunkowości, obiegu dokumentów księgowych, zakładowego planu kont oraz ich aktualizacja,
2) organizacja prawidłowego obiegu dokumentacji księgowej,
3) prowadzenie urządzeń księgowych zgodnie z ustawą o rachunkowości i zakładowym planem kont oraz instrukcją obiegu dokumentów księgowych
a) prowadzenie urządzeń syntetycznych dochodów podatkowych i niepodatkowych, wydatków budżetowych oraz środków pozabudżetowych
b) prowadzenie urządzeń analitycznych dochodów i wydatków budżetowych, inwestycji oraz środków pozabudżetowych
3) dokonywanie kontroli dokumentów księgowych w zakresie formalnym, rachunkowym i pod kątem zgodności z planem finansowym
4) wykonywanie dekretacji dowodów księgowych,
5) prowadzenie ewidencji zaangażowania wydatków,
6) obsługa finansowo-księgowa zadań administracji rządowej zleconych i powierzonych Gminie
7) prowadzenie spraw związanych z opłatami i składkami do uiszczenia, których Gmina zobowiązana jest odrębnymi ustawami i uchwałami,
8) rozliczanie delegacji krajowych i zagranicznych oraz ekwiwalentu za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych,
9) windykacja niepodatkowych dochodów budżetowych,
10) prowadzenie rozliczeń z dostawcami i odbiorcami towarów i usług,
11) prowadzenie całości spraw związanych z rozliczaniem podatku od towarów i usług ,
12) prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i Urzędami Skarbowymi,
13) obsługa bankowa wydatków budżetowych, inwestycji, dochodów budżetowych oraz środków pozabudżetowych ,
14) prowadzenie ewidencji umów rodzących zobowiązania finansowe Gminy,
15) prowadzenie ewidencji wadiów oraz zabezpieczeń wykonania umów zawartych w wyniku zamówień publicznych,
16) księgowanie syntetyczne i analityczne środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych,
17) dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
18) prowadzenie ewidencji mienia komunalnego - majątku trwałego, przedmiotów nietrwałych, materiałów oraz środków trwałych w budowie,
19) ustalanie odpowiedzialności za powierzone mienie,
20) opracowywanie zasad prowadzenia inwentaryzacji składników majątkowych, proponowanie Przewodniczącego Komisji Inwentaryzacyjnej oraz zasad i terminów rozliczania inwentaryzacji
21) rozliczanie wyników inwentaryzacji okresowej,
22) przeprowadzanie inwentaryzacji drogą potwierdzania sald nie objętych spisami z natury, rozliczanie inwentaryzacji składników majątku w części dotyczącej księgowego ujęcia wyników,
23) sporządzanie sprawozdań o środkach trwałych,
24) naliczanie i przekazywanie do Urzędu Skarbowego podatków od umów,
25) sporządzanie informacji do Urzędu Skarbowego o podatkach od rachunków,
26) prowadzenie dokumentacji zajęć wynagrodzeń za pracę i wierzytelności.
3. W zakresie wymiaru, poboru i ewidencji należności podatkowych i opłat :
1) dokonywanie wymiaru podatków i opłat lokalnych, w tym podatku rolnego, leśnego, od nieruchomości, od posiadania psów,
2) prowadzenie rejestru przypisów i odpisów zobowiązań pieniężnych podatków i opłat lokalnych,
3) przygotowywanie decyzji w sprawach umarzania, odroczeń i rozkładania na raty należności podatkowych,
4) prowadzenie ewidencji podatników,
5) gromadzenie, przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji i informacji podatkowych,
6) dokonywanie bieżącej aktualizacji zmian geodezyjnych, własnościowych w ewidencji podatkowej, weryfikacja i kontrola zeznań podatkowych,
7) wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym, zaleganiu w podatkach oraz w zakresie dochodowości z gospodarstwa rolnego, prowadzenie rejestru zaświadczeń,
8) prowadzenie kontroli podatkowych na terenie Gminy wynikających z obowiązujących przepisów podatkowych,
9) prowadzenie ewidencji księgowej należnych i pobranych zobowiązań pieniężnych, podatków i opłat lokalnych, systematyczne kontrolowanie terminowości wpłat podatkowych i opłat lokalnych,
10) terminowe wystawianie upomnień i tytułów wykonawczych, wnioskowanie o wpis do hipotek i zastawów skarbowych w zakresie podatków i opłat lokalnych,
11) prowadzenie ewidencji i aktualizacji tytułów wykonawczych,
12) bieżące rozliczanie sołtysów z zainkasowanych wpłat pieniężnych podatków i opłat lokalnych oraz wyliczanie należnego wynagrodzenia za inkaso sołtysom,
13) prowadzenie nadzoru i kontroli nad poborem przez inkasentów podatków i opłat lokalnych,
14) prowadzenie ewidencji i egzekwowania podatku od środków transportowych,
15) opracowywanie projektów uchwał w sprawach podatków i opłat stanowiących dochody Gminy wraz z wyliczeniami skutków finansowych,
16) współpraca z Urzędami Skarbowymi w zakresie podatków realizowanych przez te urzędy na rzecz Gminy,
17) sporządzanie sprawozdań w zakresie realizacji podatków i opłat lokalnych,
18) sporządzanie sprawozdań o przedsiębiorcach, którzy otrzymali pomoc, rodzajach, formach, wielkości i przeznaczeniu uzyskanej pomocy,
19) współpraca z właściwymi jednostkami w zakresie ubezpieczeń społecznych rolników.
4. W zakresie obsługi kasowej :
1) podejmowanie gotówki z rachunków bankowych na zlecenie osób upoważnionych do podpisywania dyspozycji pieniężnych,
2) dokonywanie wypłat z tytułu zatwierdzonych do wypłaty dokumentów,
3) przyjmowanie wpłat do kasy i odprowadzanie gotówki do banku na właściwe rachunki bankowe,
4) sporządzanie raportów kasowych,
5) gospodarowanie drukami ścisłego zarachowania, ich zamawianie, wydawanie i rozliczanie zużycia,
6) realizacja zadań wynikających z ustawy o opłacie skarbowej,
7) prowadzenie spraw związanych z wekslami zgodnie z obowiązującymi przepisami w tym zakresie,
8) wydawanie i rozliczanie pogotowia kasowego i zaliczek zgodnie z obowiązującymi przepisami.
5. W zakresie obliczania płac i zasiłków :
1) sporządzanie list płac dla pracowników Urzędu oraz list wypłat zasiłków z ubezpieczenia społecznego,
2) realizacja zadań w zakresie ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych pracowników oraz podatku dochodowego od osób fizycznych,
3) prowadzenie kart wynagrodzeń w sposób umożliwiający udokumentowanie wynagrodzeń stanowiących podstawę emerytury lub renty oraz w sposób umożliwiający rozliczenie z tytułu podatku od osób fizycznych,
4) sporządzanie indywidualnych PIT-11 oraz PIT-40
5) prowadzenie spraw rozliczeń z PFRON,
6) wydawanie zaświadczeń o wynagrodzeniu pracowników,
7) wydawanie zaświadczeń do naliczania kapitału początkowego przez ZUS oraz zaświadczeń o wynagrodzeniach do ustalenia emerytur i rent,
8) prowadzenie spraw związanych ze zbiorowym ubezpieczeniem pracowników,
9) sporządzanie sprawozdań o zatrudnieniu i wynagrodzeniach,
10) prowadzenie dokumentacji zajęć wynagrodzeń za pracę
6. W zakresie księgowości pozabudżetowej :
1) ewidencja, rozliczanie i sprawozdawczość dotycząca środków pozabudżetowych otrzymywanych przez Gminę,
2) prowadzenie spraw finansowych związanych z obsługą Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, sporządzanie sprawozdań,
3) prowadzenie dokumentacji księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
4) prowadzenie spraw finansowych związanych z obsługą rachunku sum depozytowych
7. W zakresie czynności nadzoru i kontroli :
1) nadzór nad wykonywaniem obowiązków wynikających z ustawy o rachunkowości,
2) kontrola prawidłowego obiegu dokumentacji księgowej,
3) kontrola gospodarowania majątkiem Gminy,
4) nadzór nad przestrzeganiem dyscypliny budżetowej,
5) nadzorowanie wymiaru, poboru podatków i opłat oraz egzekucji podatkowych,
6) nadzorowanie opracowywania i realizacji planów finansowych jednostek wykonujących budżet Gminy,
7) nadzorowanie prowadzenia rachunkowości i księgowości przez jednostki organizacyjne, udzielanie instruktażu,
8) nadzór nad przeprowadzeniem i rozliczeniem wyników inwentaryzacji składników majątkowych Gminy,
9) kontrola gospodarki finansowej sołectw,
10) kontrola finansowa podmiotów pożytku publicznego w zakresie udzielonych dotacji.
§ 20
Do zadań Referatu Gospodarczego należy w szczególności:
1. W zakresie inwestycji, modernizacji i remontów:
1) przygotowywanie propozycji do planów wieloletnich i rocznych w zakresie inwestycji,
2) rozpoznawanie możliwości współfinansowania planowanych inwestycji,
3) sporządzanie sprawozdań i rozliczeń środków finansowych pozyskanych na zadania inwestycyjne od instytucji centralnych, wojewódzkich, powiatowych, fundacji i banków,
4) rozliczenie i sprawozdawczość rzeczowo - finansowa realizowanych zadań inwestycyjnych oraz przekazanie uzyskiwanych efektów do eksploatacji użytkownikom wskazanym przez Wójta,
5) współpraca z gminami ościennymi w zakresie planowania i rozliczania wspólnych inwestycji oraz przygotowywanie umów partycypacyjnych,
6) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem i realizacją inwestycji komunalnych,
7) przygotowywanie specyfikacji technicznych do przetargów w ramach ustawy o zamówieniach publicznych,
8) uzyskiwanie decyzji o warunkach zabudowy, pozwoleń na budowę oraz pozwoleń na użytkowanie oddawanych obiektów,
9) koordynowanie prac projektowych, wykonawstwa oraz zastępstwa inwestorskiego inwestycji i remontów kapitalnych o znaczeniu lokalnym oraz zapewnienie prawidłowej i terminowej realizacji zadań w tym zakresie,
10) prowadzenie spraw związanych z uzbrojeniem terenów pod budownictwo komunalne,
11) przygotowywanie umów partycypacyjnych związanych z lokalizacją inwestycji oraz umów o wypłatę odszkodowań dla osób prywatnych i instytucji za szkody majątkowe i utracone korzyści z tytułu czasowego zajęcia pasów terenowych przy realizacji robót inwestycyjnych,
12) obsługa zadań inwestycyjnych finansowanych i współfinansowanych przez gminę, w tym inwestycji oświatowych, kultury fizycznej i sportu.
2. W zakresie rolnictwa, leśnictwa, łowiectwa i ochrony środowiska:
1) sprawowanie administracji w zakresie łowiectwa,
2) współdziałanie z dzierżawcą lub zarządcą obwodu łowieckiego w zagospodarowaniu łowieckim terenów gminy, a w szczególności w zakresie ochrony zwierzyny na jej terenie,
3) współdziałanie ze służbami kwarantanny i ochrony roślin w zakresie sygnalizacji pojawiania się chwastów, chorób i szkodników w uprawach i nasadzeniach,
4) współpraca ze służbami weterynaryjnymi w zakresie zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych,
5) realizacja zadań zleconych gminie związanych z organizacją i przeprowadzaniem spisów rolnych,
6) organizacja badań statystycznych w zakresu rolnictwa, spisu powszechnego,
7) współdziałanie z Ośrodkami Doradztwa Rolniczego w zakresie organizacji doradztwa,
8) przeciwdziałania zjawisku bezpańskich zwierząt na terenie gminy,
9) tworzenie i utrzymywanie terenów zielonych,
10) wprowadzanie nakazów i zakazów wynikających z ochrony przed powodzią, a w szczególności :
a. przyznanie odszkodowań za straty z tytułu udziału w ochronie przed powodzią oraz innymi klęskami żywiołowymi,
b. nakazanie właścicielom gruntów sprzątanie plonów w oznaczonym terminie z terenów zmeliorowanych, zaopatrzonych w urządzenia nawadniające,
c. prowadzenie dokumentacji Gminnego Komitetu Przeciwpowodziowego i spraw związanych ze zwalczaniem skutków powodzi,
11) udział w rozprawach wodno-prawnych,
12) zatwierdzanie ugody w sprawach zmian stosunków wodnych na gruntach,
13) wydawanie decyzji o zalesieniach gruntów,
14) Współpraca z Agencja Restrukturyzacji i Modernizacji Rolnictwa, informowanie o inicjatywach Unii Europejskiej, służących rozwojowi rolnictwa.
15) Wydawanie decyzji zezwalających na usunięcie , odmawiających zezwolenia na usuniecie drzew lub krzewów , umarzających należność z tytułu ustalonej opłaty,
16) Wydawanie decyzji o wymierzeniu administracyjnej kary pieniężnej,
17) Wydawanie pozostałych decyzji dotyczących drzew i krzewów,
18) Udział z zarządem drogi w komisjach kwalifikujących do usunięcia drzewa niszczące nawierzchnię i infrastrukturę drogową oraz ograniczające widoczność na łukach i skrzyżowaniach,
19) Współdziałanie z Wojewódzkim Konserwatorem Przyrody w sprawach usuwania drzew uznanych za „ Pomnik Przyrody „
20) Kontrola realizacji wydanych decyzji,
21) Wydawanie zezwoleń w formie decyzji na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości , opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych,
22) Nadzór i kontrola warunków określonych w wydanych zezwoleniach na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości , opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych,
23) Cofanie i odmowa wydania zezwoleń ( decyzji ) na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości oraz opróżnianie zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości ciekłych,
24) Wydawanie postanowień w sprawie wytwarzania odpadów,
25) Wydawanie postanowień w sprawie zatwierdzania programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi,
26) Wydawanie postanowień w sprawie wydania zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie odzysku lub unieszkodliwiania odpadów,
27) Wydawanie postanowień w sprawie wydania zezwolenia na prowadzenie działalności w zakresie zbierania lub transportu odpadów,
28) Wydawanie decyzji nakazujących posiadaczowi odpadów usuniecie odpadów z miejsc nie przeznaczonych do ich składowania lub magazynowania,
29) Wydawanie decyzji w przypadku zwykłego korzystania ze środowiska przez osoby fizyczne nie będące przedsiębiorcami – dotyczy instalacji i urządzeń technicznych , wywołujących emisję przekraczającą standardy emisyjne ,
30) Podejmowanie spraw z zakresu zanieczyszczenia i zagrożenia środowiska (likwidacja dzikich wysypisk śmieci),
31) Rozpatrywanie interwencji mieszkańców dotyczących zanieczyszczeń środowiska odpadami,
32) Przeprowadzanie kontroli w zakresie posiadanych kompetencji wynikających z ustawy o odpadach i ustawy prawo ochrony środowiska,
33) Współpraca z WIOŚ i PIOŚ,
34) Wydawanie, konsultowanie kart dotyczących:
- informacji o wyrobach zawierających azbest i miejscu ich wykorzystania
- informacji o wyrobach zawierających azbest , których wykorzystywanie zostało zakończone ,
- ocen stanu i możliwości bezpiecznego użytkowania wyrobów zawierających azbest ,
35) Przyjmowanie (kart) informacji od osób fizycznych nie będących przedsiębiorcami o rodzaju ilości i miejscach występowania substancji stwarzających szczególne zagrożenie dla środowiska:
- informacji o wyrobach zawierających azbest i miejscu ich wykorzystania ,
- informacji o wyrobach zawierających azbest , których wykorzystywanie zostało zakończone ,
- ocen stanu i możliwości bezpiecznego użytkowania wyrobów zawierających azbest ,
- informacji o wykorzystywanych PCB dla osób fizycznych nie będących przedsiębiorcami
- informacji o innych substancjach stwarzających szczególne zagrożenie dla środowiska
36) Prowadzenie bazy danych o w/w wyrobach i przedkładanie informacji w w/w zakresie Wojewodzie,
37) Prowadzenie monitoringu wysypiska odpadów komunalnych w Wygiełzowie,
38) Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach,
39) Założenie kart informacyjnych oraz prowadzenie ich rejestru dla :
- raportu oddziaływania na środowisko ,
- Planu Gospodarki odpadami ,
- Programu Ochrony Środowiska ,
40) Przedkładanie informacji, ministrowi właściwemu ds. środowiska , w sprawie oceny oddziaływania na środowisko , w tym danych o dokumentacji sporządzanej w ramach tych postępowań,
41) Utrzymanie czystości i porządku na terenie Gminy:
- opracowywanie projektów uchwał i zarządzeń
- prowadzenie ewidencji przydomowych oczyszczalni ścieków
- prowadzenie ewidencji zbiorników bezodpływowych w celu kontroli częstotliwości ich opróżniania oraz w celu opracowania planu rozwoju sieci kanalizacyjnej
- realizacja obowiązków wynikających z podjętej uchwały:
a) sporządzenie bazy danych i prowadzenie rejestru umów mieszkańców zawartych z przedsiębiorstwami zajmującymi się wywozem odpadów komunalnych
b) comiesięczna aktualizacja zmian,
c) kontrola mieszkańców w zakresie przestrzegania obowiązków wynikających z podjętej uchwały o utrzymaniu czystości i porządku w Gminie,
d) opracowywanie wydawanie i egzekwowanie decyzji
e) organizowanie deratyzacji na terenie gminy .
42) Opiniowanie Krajowego Planu Gospodarki Odpadami , Wojewódzkiego Planu Gospodarki Odpadami , Powiatowego Planu Gospodarki Odpadami, Powiatowego Programu Ochrony Środowiska,
43) Gminny Program Gospodarki Odpadami :
- wypracowywanie strategii działań zmierzających do budowy nowoczesnego systemu gospodarowania odpadami,
- wdrażanie i nadzór nad realizacją programu ochrony środowiska
- sporządzanie raportów,
44) Koordynacja gminnego systemu selektywnej zbiórki odpadów,
45) Przygotowanie, realizacja i rozliczanie inwestycji i zadań wynikających z GPGO.
46) Zarządzanie Gminnym Funduszem Ochrony Środowiska
47) Udostępnianie zainteresowanym informacji o środowisku i jego ochronie:
48) Prowadzenie spraw z zakresu ochrony zabytków a w szczególności:
a. prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,
b. sprawowanie opieki nad zabytkami.
49) prowadzenie spraw z zakresu zagospodarowania wspólnot gruntowych
3. W zakresie gospodarki komunalnej i mieszkaniowej:
1) przygotowywanie i realizacja uchwał Rady Gminy dotyczących cmentarza komunalnego,
2) planowanie, przygotowywanie do realizacji realizacja i rozliczanie zadań związanych z rozbudową i utrzymaniem cmentarza komunalnego,
3) zawieranie, nadzór, realizacja i rozliczanie umów związanych z utrzymaniem cmentarza,
4) współdziałanie i współpraca z instytucjami i jednostkami w sprawach miejsc pamięci narodowej – grobów i cmentarzy wojennych,
5) komunikacja zbiorowa – wydawanie opinii i zezwoleń dotyczących komunikacji i przystanków,
6) utrzymanie czystości i porządku na placach, przystankach itp.,
7) opłaty targowe – przygotowywanie uchwał nadzór nad ich realizacją,
8) bieżące utrzymanie infrastruktury wodociągowej i kanalizacyjnej
9) przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń dotyczących zatwierdzania regulaminów i zatwierdzania taryf cenowych dla wodociągów i kanalizacji,
10) przygotowywanie planów modernizacji i rozwoju infrastruktury wodociągowo-kanalizacyjnej,
11) prowadzenie i sporządzanie dokumentacji sprawozdawczej,
12) Przygotowywanie założeń zadań inwestycyjnych związanych z infrastrukturą
a) wodociągową,
b) kanalizacyjną,
13) prowadzenie ewidencji lokali i budynków,
14) nadzór i kontrola nad gospodarowaniem zasobem lokali i budynków,
15) inwentaryzacja zasobu lokali i budynków stanowiących własność Gminy Babice,
16) sprzedaż lokali i budynków,
17) gospodarowanie nieruchomościami gminy w sposób zgodny z zasadami prawidłowej gospodarki poprzez:
- przygotowywanie projektów uchwał dotyczących sprzedaży lub nabywania nieruchomości, lokali użytkowych, mieszkań komunalnych,
- przygotowywanie projektów uchwal w sprawach dotyczących przekazywania nieruchomości gruntowych w użytkowanie wieczyste, dzierżawę, użyczenie, realizacji pierwokupu,
- przygotowywanie decyzji w sprawach dotyczących przekazywania nieruchomości gruntowych w użytkowanie wieczyste, trwały zarząd,
- przygotowywanie projektów umów dotyczących dzierżaw, użytkowania, użyczenia nieruchomości gruntowych,
- przygotowywanie projektów umów dotyczących reklam i ogłoszeń,
18) ustalanie cen nieruchomości gruntowych stanowiących własność gminy i przeznaczonych do sprzedaży lub przekazanie w użytkowanie wieczyste,
19) ustalanie wysokości opłat z tytułu trwałego zarządu, użytkowania, użytkowania wieczystego, dzierżawy nieruchomości gruntowych gminy,
20) naliczanie należności z tytułu trwałego zarządu, użytkowania, użytkowania wieczystego i dzierżawy,
21) organizowanie przetargów na sprzedaż lub przekazywanie w użytkowanie wieczyste nieruchomości gruntowych gminy,
22) nabywanie nieruchomości na rzecz gminy,
23) przygotowywanie dokumentacji terenowo - prawnej niezbędnej do przejmowania nieruchomości gruntowych w drodze zasiedzenia, zniesienia współwłasności, ustalenia służebności itp.,
24) przygotowywanie dokumentacji terenowo prawnej w zakresie podziałów i szacowania nieruchomości,
25) prowadzenie całości spraw związanych z wywłaszczeniami nieruchomości na rzecz gminy,
26) prowadzenie całości spraw związanych ze zwrotami nieruchomości gminy na rzecz byłych właścicieli,
27) przygotowywanie dokumentacji terenowo - prawnej do przejęcia nieruchomości gruntowych Skarbu Państwa na rzecz gminy w drodze komunalizacji,
28) przygotowanie decyzji dotyczących przekształcenia użytkowania wieczystego, w prawo własności nieruchomości gminy,
4. W zakresie gospodarki nieruchomościami i geodezji:
1) inwentaryzacja mienia państwowego podlegającego komunalizacji z mocy prawa i na wniosek Gminy,
2) występowanie z wnioskami do Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu o ujawnienie decyzji komunalizacyjnych oraz nabycia mienia przez Gminę,
3) regulacja stanów prawnych dróg gminnych,
4) badanie stanu prawnego w celu określenia nieruchomości dla których konieczne jest opracowanie dokumentacji geodezyjno-prawnej do wprowadzenia zmian w księgach wieczystych w związku z komunalizacją,
5) zlecanie opracowania dokumentacji geodezyjno-prawnej uprawnionym jednostkom wykonawstwa geodezyjnego,
6) odbiór wykonanej dokumentacji geodezyjno-prawnej,
7) występowanie do Wydziału Ksiąg Wieczystych Sądu Rejonowego z wnioskami o ujawnienie Gminy Babice jako właściciela nieruchomości i wprowadzenie zmian na podstawie sporządzonej dokumentacji,
8) prowadzenie i bieżąca aktualizacja ewidencji składników mienia komunalnego,
9) prowadzenie postępowania o rozgraniczenie nieruchomości,
10) prowadzenie postępowania o podział nieruchomości,
11) prowadzenie postępowania scaleniowego lub wymiennego dla gruntów przeznaczonych w planie zagospodarowania przestrzennego na cele rolnicze i leśne oraz na cele inne niż rolnicze i leśne,
12) przygotowywanie decyzji dotyczących podziałów nieruchomości i rozgraniczeń,
13) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem nazw obiektów fizjograficznych,
14) przeciwdziałanie nieformalnemu obrotowi ziemią,
15) przygotowywanie decyzji dotyczących wypłaty odszkodowania lub pobierania oploty z tytułu zmiany wartości gruntu związanej ze zmiana planu przestrzennego zagospodarowania,
16) prowadzenie spraw uwłaszczeniowych.
5. W zakresie planowania przestrzennego, budownictwa, urbanistyki i architektury :
1) zbieranie informacji na temat uwarunkowań rozwojowych Gminy :
- analiza obszarów rozwojowych pod względem własności gruntów,
- analiza obszarów pod względem uzbrojenia infrastruktury,
2) zbieranie informacji na temat zainteresowania inwestorów inwestowaniem na terenie Gminy, dokonywanie analiz zebranych materiałów,
3) pozyskiwanie informacji na temat uwarunkowań społecznych rozwoju Gminy,
4) opracowywanie prognoz rozwojowych Gminy na podstawie zebranych materiałów,
5) opracowywanie i publikowanie informacji o strukturze społeczno - gospodarczej gminy, kierunkach jej rozwoju, potrzebach inwestycyjnych itp.,
6) przygotowywanie ofert inwestycyjnych Gminy ukierunkowanych na potencjalnych inwestorów,
7) prowadzenie całokształtu spraw związanych ze sporządzeniem studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
8) udostępnianie studium uwarunkowań zagospodarowania przestrzennego do wglądu,
9) podawanie do publicznej wiadomości w prasie lokalnej przez obwieszczanie lub w inny sposób zwyczajowo przyjęty ogłoszeń:
- o przystąpieniu do sporządzania miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
- o wyłożeniu projektu miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego do publicznego wglądu.
10) uzgadnianie projektu miejscowego planu z właściwymi organami,
11) dokonywanie okresowej oceny skutków zmian w zagospodarowaniu przestrzennym, wynikających z realizacji planu miejscowego i na tej podstawie ocenianie aktualności tego planu,
12) wydawanie decyzji o warunkach zagospodarowania i zabudowy terenu oraz prowadzenie rejestru wydanych decyzji w sposób przyjęty przez przepisy prawa,
13) wydawanie decyzji o wygaśnięciu decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
14) opiniowanie pod względem urbanistyczno - architektonicznym projektów obiektów budowlanych i innych obiektów przeznaczonych do umieszczania w miejscach publicznych,
15) przygotowywanie konkursów na koncepcje urbanistycznych lub architektonicznych rozwiązań inwestycji, szczególnie dla gminy istotnych,
16) opiniowanie ustanowionych stref ochronnych i sposobu ich zagospodarowania,
17) opiniowanie zmian sposobu wykorzystania terenu bez dokonania inwestycji,
18) wydawanie zaświadczeń o kwalifikacji terenów w planie zagospodarowania przestrzennego,
19) sprawowanie nadzoru i kontroli nad przestrzeganiem przepisów prawa budowlanego, a w szczególności zgodności zagospodarowania terenu z miejscowymi planami zagospodarowania przestrzennego oraz wymaganiami ochrony środowiska
20) nadawanie numerów domów nowym obiektom
a. oznaczanie nieruchomości numerami porządkowym.
b. opracowywanie projektów Uchwał Rady Gminy w sprawie nadania i zmiany nazw ulic, placów,
c. prowadzenie i bieżące aktualizowanie ewidencji budynków oraz informowanie jednostki organizacyjne o każdej zmianie oraz o nadaniu nowego numeru budynku.
d. prowadzenie i bieżące aktualizowanie ewidencji ulic oraz informowanie jednostek organizacyjnych o każdej zmianie oraz nadaniu nowej nazwy ulicy
e. wydawanie zaświadczeń o istniejącym budynku.
6. W zakresie komunikacji, drogownictwa i transportu :
1) Bieżące utrzymanie dróg gminnych:
- prowadzenie ewidencji dróg, obiektów mostowych, tuneli, przepustów – prowadzenie książki drogi, dziennika objazdu dróg, książki obiektów mostowych, wykaz obiektów mostowych, przepustów i promów
- sporządzanie informacji o sieci dróg publicznych dla Generalnego Dyrektora Dróg Krajowych i Autostrad
- przygotowywanie materiałów związanych z zaliczanie dróg do kategorii dróg gminnych – analiza wniosków, opracowywanie materiałów ewidencyjnych, opracowywanie stosownych projektów uchwał.
- prowadzenie spraw związanych z oznakowaniem dróg – prowadzenie ewidencji oznakowania, zmiany organizacji ruchu, naprawy, remonty i wymiany oznakowania
- bieżące naprawy i remonty infrastruktury drogowej – opracowywanie zakresu robót i materiałów przetargowych, przygotowywanie projektów umów, kontrola i rozliczanie, przeglądy gwarancyjne.
- opracowywanie wniosków dotyczących nazewnictwa dróg – przygotowywanie projektów uchwał
- zimowe utrzymanie dróg – opracowywanie założeń do przetargów związanych z zimowym utrzymaniem dróg, bieżąca kontrola i rozliczanie umów związanych z utrzymaniem dróg
2) Zarządzanie drogami gminnymi
a) wydawanie postanowień i decyzji w sprawach:
- zajęcie pasa drogowego
- lokalizacji inwestycji przy drogach gminnych
- uzgadnianie wjazdów i włączeń do dróg gminnych
- uzgadnianie projektów decyzji o warunkach zabudowy
- opiniowanie projektów zmiany organizacji ruchu
- wydawanie zezwoleń na korzystanie z dróg w sposób szczególny
b) uzgadnianie dokumentacji projektowych w zakresie dróg gminnych i wewnętrznych - ZUD
3) Wstępne przygotowanie założeń do realizacji inwestycji na drogach gminnych.
4) Współdziałanie w realizacji zadań wspólnych na drogach powiatowych i wojewódzkich w tym:
- przygotowanie, prowadzenie i rozliczanie inwestycji na drogach powiatowych
- przygotowanie, prowadzenie i rozliczanie inwestycji na drogach wojewódzkich
5) Bieżące utrzymanie dróg transportu rolnego i dróg wewnętrznych
- ewidencja dróg
- bieżące naprawy i remonty
6) Oświetlenie uliczne dróg gminnych, powiatowych i wojewódzkich:
- inwentaryzacja oświetlenia
- zawieranie umów i kontrola nad realizacją usług związanych z zakupem energii i usługami konserwacyjnymi
- rozliczenia finansowe
- przygotowanie, realizacja i rozliczenie inwestycji i modernizacji oświetlenia ulicznego
§ 21
Do zadań stanowisk do spraw administracyjnych, obywatelskich, społecznych i działalności gospodarczej należy w szczególności:
1. W zakresie ewidencji ludności:
1) prowadzenie ewidencji ludności w systemie informatycznym oraz w kartotekowym rejestrze mieszkańców w układzie terytorialnym:
- zbiorów danych stałych mieszkańców,
- zbiorów danych byłych mieszkańców,
- zbiorów danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający ponad 2 miesiące,
- zbiorów danych osób zameldowanych na pobyt czasowy trwający do 2 miesięcy,
- zbioru danych osobowych PESEL.
2) prowadzenie rejestrów:
- poświadczenia życia i utrzymania,
- wydanych poświadczeń zameldowania,
- pobytów cudzoziemców,
3) dokonywanie przemeldowań, zameldowań oraz wymeldowań na podstawie zgłoszeń meldunkowych,
4) dokonywanie wymeldowań, zameldowań w trybie administracyjnym,
5) bieżąca aktualizacja każdej zmiany danych osobowych zawartych w zbiorach meldunkowych ewidencji ludności w tym m.in.:
- urodzenia,
- zmiany stanu cywilnego,
- zgony,
- zmiany obywatelstwa, zmiany imion , nazwisk,
- zmiany numeracji budynków,
6) dokonywanie czynności związanych z nadaniem i wymianą numeru ewidencyjnego PESEL,
7) przekazywanie danych do aktualizacji zbioru ewidencji ludności Terenowego Banku Danych i Centralnego Banku Danych,
8) powiadamianie WKU o zmianach adresowych podlegających obowiązkowi wojskowemu,
9) wyjaśnianie błędów wykazanych TBD, CBD i odpowiedzi po transmisji,
10) kontrole meldunkowe w ramach prowadzonych postępowań,
11) sporządzanie wymaganych ustawowo wykazów.
2. W zakresie rejestru wyborców, wyborów, referendum :
1) prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru wyborców,
2) obsługa wyborów, referendum:
sporządzanie list wyborczych i ich aktualizacja,
wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
powiadamianie urzędów o osobach dopisanych do rejestru wyborców i list wyborczych,
3) przekazywanie Państwowej Komisji Wyborczej oraz Wojewódzkiemu Komisarzowi Wyborczemu, za pośrednictwem właściwej delegatury Krajowego Biura Wyborczego okresowej informacji o liczbie wyborców objętych rejestrem wyborców.
3. W zakresie ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych:
1) przyjmowanie i weryfikowanie wniosków o wydanie dowodu osobistego,
2) wprowadzanie wniosków o wydanie dowodu osobistego do systemu informatycznego,
3) przesyłanie wniosków o wydanie dowodu osobistego do Centrum personalizacji,
4) wydawanie dowodów osobistych,
5) prowadzenie rejestrów nowych i starych dowodów osobistych,
6) prowadzenie obiegu dokumentacji ewidencyjnej z innymi urzędami i instytucjami.
7) wydawanie decyzji w przypadkach odmowy wydania dowodu osobistego,
8) udostępnianie danych z ewidencji wydanych i utraconych dowodów osobistych,
9) prowadzenie składnicy kopert osobowych dla osób którym wydano dokumenty tożsamości,
10) wydawanie zaświadczeń, sprawozdawczość.
4 W zakresie zezwoleń na zbiórki i zgromadzenia publiczne:
1) udzielanie zezwoleń na przeprowadzenie zbiórek na terenie gminy,
2) przyjmowanie i rejestrowanie zawiadomień od organizatorów zgromadzeń oraz wydawanie decyzji odmawiających przeprowadzenia zgromadzenia.
5. W zakresie ewidencji działalności gospodarczej i zezwoleń na sprzedaż alkoholu :
1) prowadzenie spraw dotyczących ewidencji działalności gospodarczej:
doradztwo i pomoc oraz udzielanie informacji osobom podejmującym działalność gospodarczą w zakresie organizacyjno - prawnym,
prowadzenie rejestru nowych zgłoszeń i wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji,
bieżąca aktualizacja prowadzonych rejestrów obejmująca wprowadzanie zmian stanu faktycznego i prawnego, powstałych po wpisie do ewidencji i wydawanie zaświadczeń i zmianie wpisu,
prowadzenie rejestru wykreśleń z ewidencji i wydawanie decyzji o wykreśleniu,
prowadzenie rejestru odmowy wpisu do ewidencji i wydawanie decyzji w tym zakresie,
2) obsługa rejestru ewidencji gospodarczej:
udzielanie informacji o przedsiębiorcach (ustnej i pisemnej),
udzielanie informacji o przedsiębiorcach Komornikowi,
potwierdzanie ważności wpisów do ewidencji przedsiębiorcom,
3) wykonywanie czynności związanych z prowadzeniem Krajowego Rejestru Sądowego,
4) wydawanie zaświadczeń o okresie prowadzenia działalności przedsiębiorcom dla potrzeb organów rentowych, organów koncesyjnych i innych organów wydających uprawnienia zawodowe,
5) współpraca z Sądem Rejonowym w zakresie udostępniania PKD oraz wniosków o rejestrację podmiotów w rejestrze przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego.
6) przygotowywanie zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych,
7) przygotowywanie decyzji odmawiających wydania zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
8) przygotowywanie decyzji o wygaśnięciu zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
9) ustalanie wysokości opłat za zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych,
10) współpraca z Gminną Komisją Rozwiązywania Problemów Alkoholowych.
6. W zakresie Przeciwdziałania Alkoholizmowi i Patologiom Społecznym:
1) przygotowywanie projektu gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
2) przygotowywanie projektu planu wydatków na wykonanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
3) opracowywanie sprawozdań finansowych i merytorycznych z realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
4) bieżąca koordynacja zadań wynikających z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
5) odpowiedzialność za realizację budżetu gminnego programu,
6) współpraca z organizacjami i instytucjami zajmującymi się profilaktyką i rozwiązywaniem problemów alkoholowych,
7) organizowanie posiedzeń Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Babicach,
8) udział w posiedzeniach Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Babicach,
9) sporządzanie umów na wykonanie zadań z gminnego programu,
10) obsługa kancelaryjna oraz prowadzenie dokumentacji Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych w Babicach,
11) przyjmowanie zgłoszeń o osobach nadużywających alkohol i uzależnionych,
12) kompletowanie i wysyłanie wniosków do Sądu,
13) wysyłanie osób na badania psychologiczno-psychiatryczne,
14) sporządzanie analiz i monitoringu problemów alkoholowych na terenie gminy,
15) przygotowywanie projektu gminnego programu przeciwdziałania narkomanii,
16) bieżąca koordynacja realizacji zadań wynikających z gminnego programu przeciwdziałania narkomanii,
17) prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją budżetu w zakresie przeciwdziałania narkomanii
7. W zakresie innych spraw :
1) wywieszanie pism i postanowień sądowych,
2) współdziałanie z publicznymi i niepublicznymi zakładami opieki zdrowotnej,
3) koordynacja programów profilaktyki zdrowotnej,
4) współpraca z inspekcją sanitarną,
5) sprawy edukacji z zakresu ochrony zdrowia, przeciwdziałanie zagrożeniom dla zdrowia.
§ 22
Do zadań Referatu Rozwoju i Promocji należy w szczególności:
1. W zakresie zamówień publicznych:
1) przygotowywanie projektów aktów prawnych regulujących sprawy organizacyjne w postępowaniu o zamówienia publiczne,
2) prowadzenie rejestru zamówień publicznych w Urzędzie,
3) opracowywanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia na podstawie otrzymanych niezbędnych dokumentów,
4) uzgadnianie składów komisji przetargowych, opracowywanie projektów zarządzeń w sprawie powoływania komisji przetargowych,
5) opracowywanie ogłoszeń: do Biuletynu Zamówień Publicznych i na tablicę ogłoszeń, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
6) opracowywanie zaproszeń i wysyłanie ich do oferentów przy zapytaniu o cenę,
7) współpraca z referatami oraz stanowiskami samodzielnymi w zakresie udzielania odpowiedzi na zapytania oferentów,
8) uczestnictwo w pracach Komisji Przetargowej,
9) udział w rozpatrywaniu protestów wnoszonych przez oferentów oraz w postępowaniu odwoławczym,
10) sporządzanie ogłoszeń o wyborze oferty oraz wysyłanie ogłoszeń o wyborze oferty do wszystkich oferentów biorących udział w przetargu,
11) zabezpieczanie i przechowywanie dokumentacji z postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
12) prowadzenie sprawozdawczości i analityki w zakresie postępowań prowadzonych na podstawie ustawy prawo zamówień publicznych,
13) prowadzenie rejestru wykonawców, którzy nie wykonali z należytą starannością powierzonego im przez Gminę zamówienia publicznego,
14) bieżące informowanie pracowników Urzędu w zakresie zmian w Prawie zamówień publicznych
2. W zakresie pozyskiwania środków pomocowych oraz integracji europejskiej:
1) poszukiwanie, gromadzenie i udostępnianie informacji o możliwych do pozyskania środkach w szczególności w ramach programów UE,
2) współpraca z organami zarządzającymi europejskimi programami integracyjnymi i środkami pomocowymi przydatnymi w planowaniu rozwoju społeczno - gospodarczego gminy,
3) wnioskowanie do Wójta o powołanie zespołów zadaniowych do opracowania wniosków w ramach wybranych i wytypowanych programów,
4) opracowywanie wniosków o pozyskanie środków zewnętrznych, współpraca w tym zakresie z innymi referatami i jednostkami organizacyjnymi Gminy,
5) udział w procesie aplikacyjnym związanym z pozyskiwaniem środków pomocowych,
6) konsultowanie dokumentacji przetargowych i umów dotyczących projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych pod kątem ich zgodności z wymaganiami programowymi,
7) udział w przygotowywaniu sprawozdań monitoringowych z realizacji projektów i przekazywanie ich właściwym instytucjom wdrażającym,
8) reprezentowanie Gminy w kontaktach z instytucjami dysponującymi środkami pozabudżetowymi,
9) promowanie programów i rozwiązań obowiązujących w Unii Europejskiej, dotyczących rozwoju spoleczno-gospodarczego Gminy,
10) popularyzacja wiedzy o Unii Europejskiej, organizowanie szkoleń.
3. W zakresie planowania i strategii rozwoju :
1) gromadzenie danych niezbędnych do opracowywania ocen, prognoz i planowania rozwoju,
2) opracowywanie strategii rozwoju Gminy,
3) opracowywanie programów rozwoju Gminy oraz analiz dotyczących kierunków rozwoju,
4) udział w opracowywaniu wieloletnich programów inwestycyjnych.
4. W zakresie promocji Gminy :
1) gromadzenie informacji o gminie do celów promocyjnych oraz ich udostępnianie,
2) gromadzenie i udostępnianie informacji o działalności Wójta i Rady Gminy, gminnych jednostek organizacyjnych, organizacji pozarządowych oraz instytucji użyteczności publicznej działających na terenie Gminy,
3) przygotowywanie i opracowywanie materiałów promujących Gminę,
4) zlecanie wykonania i realizacja zakupów materiałów promocyjnych,
5) opracowywanie i zamieszczanie materiałów promocyjnych na stronach internetowych,
6) organizowanie oraz udział w przedsięwzięciach promujących Gminę,
7) zlecanie wykonania oraz konserwacji wizualnych elementów promocyjnych.
5. W zakresie turystyki rekreacji :
1) gromadzenie i rozpowszechnianie informacji o walorach turystyczno-rekreacyjnych Gminy,
2) przygotowywanie i wydawanie publikacji oraz innych materiałów informacyjnych dotyczących turystycznych zasobów Gminy,
3) inicjowanie i współpraca w zakresie oznakowania turystycznego Gminy,
4) inicjowanie i współpraca w zakresie rozwoju infrastruktury turystyczno-rekreacyjnej Gminy,
5) współpraca z podmiotami branży turystycznej oraz innymi organizacjami i instytucjami w zakresie rozwoju turystyki,
6) realizacja zadań wynikających z przynależności do Związku Gmin Jurajskich,
7) prowadzenie ewidencji podmiotów świadczących usługi turystyczne i rekreacyjne, w szczególności gospodarstw agroturystycznych.
6. W zakresie innych spraw :
1) opracowywanie rocznych programów współpracy Gminy z organizacjami pozarządowymi,
2) prowadzenie ewidencji, współpraca z organizacjami pozarządowymi z terenu Gminy,
3) współpraca z Gminną Radą Sportu,
4) prowadzenie procedur w zakresie udzielania dotacji na wsparcie działalności sportowej, kontrola tej działalności.
5) nadzór nad realizacją przyjętych programów z zakresu sportu, kontrola efektów.
6) prowadzenie rejestru instytucji kultury, nadzór nad działalnością instytucji kultury,
7) opracowywanie kompleksowych planów współpracy z zagranicą,
8) realizowanie współpracy z zagranicą tj :
- przygotowywanie projektów porozumień i merytorycznych zakresów współpracy z władzami gmin partnerskich oraz gminami i instytucjami zagranicznymi, z którymi gmina ma podjąć współpracę,
- nadzorowanie realizacji porozumień,
- opracowywanie harmonogramów wyjazdów za granicę polskich delegacji i przyjazdu do gminy zagranicznych delegacji,
- prowadzenie kompleksowej obsługi wyjazdów zagranicznych,
- realizowanie kompleksowej obsługi przyjmowanie delegacji zagranicznych,
- prowadzenie ewidencji i sporządzanie sprawozdań z wyjazdów na delegacje zagraniczne.
9) przygotowywanie informacji dla środków masowego przekazu.
§ 23
Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy:
1) rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów mających miejsce na terenie Gminy Babice,
2) sporządzanie aktów stanu cywilnego:
- zakładanie, prowadzenie ksiąg stanu cywilnego,
- prowadzenie, kompletowanie i konserwacja akt zbiorczych(zbiory dokumentów stanowiące podstawę sporządzenia aktu),
3) sporządzanie i wydawanie odpisów z akt stanu cywilnego,
4) wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach transkrypcji, odtwarzania, prostowania, uzupełniania akt stanu cywilnego, a także wydawanie postanowień wynikających z prawa o aktach stanu cywilnego,
5) nanoszenie w aktach stanu cywilnego wzmianek dodatkowych,
6) prowadzenie spraw zmiany imion i nazwisk,
7) przyjmowanie oświadczeń o :
- uznaniu dziecka,
- nadaniu dziecku nieznanego ojca nazwiska matki,
- nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
- noszonym nazwisku przez małżonków,
- powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem związku małżeńskiego,
8) prowadzenie całości spraw dotyczących zawarcia związku małżeńskiego:
1) cywilnego:
- przyjęciu od nupturientów pisemnego zapewnienia, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa,
- zgromadzenie stosownych dokumentów,
- wyznaczenie terminu uroczystego przyjęcia oświadczenia,
- przyjęcie uroczystego oświadczenia.
2) konkordatowego:
- przyjęciu zapewnienia,
- wydanie zaświadczenia o braku okoliczności uniemożliwiających zawarcie związku małżeńskiego,
- odebranie zaświadczenia od strony kościelnej,
- sporządzenie aktu małżeństwa,
9) wydawanie zezwolenia na zawarcie małżeństwa przed upływem ustawowego terminu,
10) stwierdzenie legitymacji procesowej dotyczącej wystąpienia do sądu w sprawach możliwości lub niemożliwości zawarcia małżeństwa,
11) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą,
12) współpraca z innymi urzędami stanu cywilnego,
13) współpraca z jednostkami ewidencji ludności,
14) wydawanie zaświadczeń określonych ustawą Prawo o aktach stanu cywilnego
15) prowadzenie statystyki zgodnie z wytycznymi GUS,
16) wnioskowanie o nadanie medali za długoletnie pożycie małżeńskie, organizowanie uroczystości okolicznościowych z tej okazji.
17) organizowanie jubileuszy 100-lecia urodzin.
§ 24
Do zadań Zespołu Radców Prawnych należy:
1) sprawdzanie pod względem formalno - prawnym projektów uchwał przedkładanych na sesjach Rady Gminy, ze szczególnym uwzględnieniem ich zgodności z obowiązującymi przepisami prawa,
2) sprawdzanie pod względem formalno prawnym projektów zarządzeń Wójta Gminy,
3) obsługa prawna sesji Rady Gminy i posiedzeń komisji rady,
4) udzielanie pracownikom Urzędu Gminy pomocy prawnej, w szczególności w zakresie toczonych postępowań administracyjnych oraz opracowywania indywidualnych decyzji administracyjnych,
5) informowanie Wójta i pracowników Urzędu o zmianach w obowiązującym stanie prawnym,
6) udzielanie pomocy pracownikom w sporządzaniu projektów umów cywilnoprawnych.
7) reprezentowanie Gminy przed sądami i organami administracji w sprawach wymagających zastępstwa prawnego.
§ 25
Do zadań Zespołu ds. wojskowych, bezpieczeństwa i informacji niejawnych należy:
1. W zakresie spraw wojskowych :
1) prowadzenie spraw obejmujących zadania związane z uzupełnieniem Sił Zbrojnych
2) przeprowadzanie rejestracji przedpoborowych,
3) organizowanie i przeprowadzenie poboru wojskowego,
4) prowadzenie rejestru osób poszukiwanych za niestawiennictwo do poboru oraz ustalanie przyczyn niestawiennictwa,
5) rozpatrywanie wniosków i wydawanie decyzji o uznaniu żołnierza za jedynego żywiciela rodziny oraz konieczności sprawowania opieki nad członkiem rodziny,
6) przygotowywanie decyzji w sprawie ustalania i wypłacania świadczeń pieniężnych żołnierzom rezerwy odbywającym ćwiczenia wojskowe,
2. W zakresie obrony cywilnej :
1) planowanie oraz koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć z zakresu spraw obronnych na terenie gminy,
2) tworzenie i kierowanie jednostkami obrony cywilnej
3) organizowanie i prowadzenie szkoleń z zakresu obronności, w tym szkoleń ludności w zakresie powszechnej samoobrony a także prowadzenie w tej dziedzinie wymaganej dokumentacji,
4) współpraca z państwowymi jednostkami organizacyjnymi, organami samorządowymi, obrony cywilnej, zakładami pracy, przedsiębiorcami oraz innymi jednostkami wykonującymi zadania na potrzeby obrony państwa w zakresie nakładania obowiązku świadczeń osobistych i rzeczowych na rzecz obrony,
5) opracowywanie planów świadczeń osobistych i rzeczowych wykonywanych na rzecz obrony i obrony cywilnej ,
6) nakładanie w drodze decyzji administracyjnych świadczeń osobistych i rzeczowych na potrzeby obronne i obrony cywilnej,
7) przygotowanie i zapewnienie działania elementów systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania o zagrożeniach,
8) planowanie i organizowanie ewakuacji ludności na wypadek zaistnienia takiej potrzeby,
9) planowanie ochrony dóbr kultury na wypadek zagrożenia
10) koordynacja prac w zakresie utrzymywania ciągłej aktualizacji dokumentów planowania obronnego (Regulamin Organizacyjny Urzędu na czas „W” wraz ze szczegółowymi zakresami czynności i zestawami zadań),
11) realizowanie przedsięwzięć związanych z planowaniem przejścia gospodarki narodowej do funkcjonowania na okres zagrożenia i wojny. Opracowywanie w tym zakresie Gminnego Programu Mobilizacji Gospodarki,
12) prowadzenie reklamacji osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny dla potrzeb gminy i urzędu,
13) planowanie i realizacja zaopatrzenia w sprzęt i środki a także zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania, konserwacji i eksploatacji sprzętu oraz środków obrony cywilnej
14) opracowywanie sprawozdań z zakresu realizacji spraw obronnych,
15) wykonywanie innych zadań obronnych określonych w odrębnych przepisach.
3. W zakresie zarządzania kryzysowego :
1) kierowanie oraz koordynowanie przygotowań oraz realizacji przedsięwzięć w zakresie zarządzania kryzysowego przez instytucje, zakłady pracy, przedsiębiorców, organizacje społeczne, służby, inspekcje, straże, komórki organizacyjne Urzędu Gminy oraz inne jednostki organizacyjne działające na terenie gminy,
2) opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale komórek organizacyjnych Urzędu Gminy i innych zainteresowanych instytucji, służb, inspekcji i straży Planu Reagowania Kryzysowego,
3) prowadzenie obsługi kancelaryjno-biurowej Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego dla Gminy Babice,
4) zapewnienie współdziałania wszystkich jednostek organizacyjnych uczestniczących w procesie zapobiegania zagrożeniom oraz warunków do koordynacji działań w przypadku wystąpienia zdarzeń mających znamiona kryzysu,
5) nadzór nad funkcjonowaniem całodobowej Służby Dyżurno - Operacyjnej Wójta Gminy funkcjonującej w ramach Gminnego Centrum Zarządzania Kryzysowego dla Gminy Babice,
6) opracowywanie sprawozdań z zakresu realizacji zadań i przedsięwzięć związanych z zarządzaniem kryzysowym,
7) gromadzenie informacji i uaktualnianie baz danych dotyczących zarządzania kryzysowego,
8) współudział w opracowywaniu analizy zagrożeń gminy,
9) organizacja systemu łączności radiowej dla potrzeb zarządzania kryzysowego i systemu alarmowania i ostrzegania ludności.
10) Organizacja i prowadzenie gminnego zespołu reagowania kryzysowego,
11) utrzymywanie ciągłej łączności oraz współpracy z powiatowym oraz sąsiednimi centrami zarządzania kryzysowego oraz innymi jednostkami w zakresie przekazywania informacji o występowaniu nadzwyczajnych zagrożeń i zaistniałych stanach kryzysowych,
12) niezwłoczne przekazywanie Wójtowi dyspozycji i zaleceń wyższych szczebli zarządzania kryzysowego oraz informacji niezbędnych do ich wykonania,
13) współdziałanie z organami i instytucjami powołanymi do prowadzenia i organizowania akcji ratowniczych oraz koordynacja tych zadań
14) dokumentowanie informacji, podejmowanych decyzji oraz procesu ich powstawania dla potrzeb opracowania wstępnej i kompleksowej analizy zagrożeń,
15) informowanie o rozwoju sytuacji centrum zarządzania kryzysowego szczebla powiatowego w przypadku zagrożenia i zaistnienia stanu kryzysowego
16) współdziałanie z instytucjami w zakresie tworzenia warunków z udzielaniem i przyjmowaniem pomocy humanitarnej,
4. W zakresie spraw ochrony przeciwpożarowej :
1) prowadzenie rejestru gminnych jednostek Ochotniczej Straży Pożarnej, współpraca z ich zarządami,
2) bieżąca współpraca z jednostkami OSP w zakresie zakupów sprzętu, wyposażenia i materiałów eksploatacyjnych oraz realizacji budżetu,
3) współpraca z zarządami powiatowym i wojewódzkim Z OSP oraz KP PSP,
4) prowadzenie ewidencji sprzętu OSP,
5) prowadzenie kart zużycia materiałów, bieżące rozliczanie,
6) szkolenia i badania lekarskie członków OSP,
7) zawody i konkursy pożarnicze,
8) kompletowanie i przechowywanie dokumentacji jednostek,
9) przygotowywanie oraz dokumentowanie zebrań ZG OSP.
5. W zakresie ochrony informacji niejawnych :
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2) ochrona systemów i sieci teleinformatycznych w przypadku przetwarzania w nich informacji niejawnych,
3) zapewnienie ochrony fizycznej jednostki organizacyjnej,
4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzeganie przepisów o ochronie tych informacji,
5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
6) opracowywanie planu ochrony Urzędu Gminy i nadzorowanie jego realizacji,
7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych według zasad określonych w ustawie,
8) opracowywanie planu postępowania z materiałami zawierającymi informacje niejawne stanowiące tajemnicę państwową w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego,
9) prowadzenie kancelarii tajnej,
10) prowadzenie postępowań sprawdzających zwykłych,
11) prowadzenie wykazu stanowisk i prac oraz osób dopuszczonych do pracy lub służby na stanowiskach, z którymi wiąże się dostęp do informacji niejawnych,
12) Pomoc administratorowi systemów informatycznych i teleinformatycznych w przygotowaniu dla Wójta Gminy projektu szczególnych wymagań bezpieczeństwa systemów i sieci teleinformatycznych,
6. W zakresie ochrony danych osobowych :
1) pełnienie obowiązków pełnomocnika ochrony danych osobowych,
2) zgłaszanie zbiorów danych osobowych do GIODO, aktualizacja,
3) prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania zbiorów zawierających dane osobowe, pozyskiwanie oświadczeń, przygotowywanie upoważnień,
4) prowadzenie ewidencji użytkowników systemów informatycznych,
5) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji związanych z ochroną danych osobowych,
6) nadzór nad ochroną danych osobowych w Urzędzie.
7. W zakresie innych spraw :
1) współpraca z właściwymi organami w zakresie ochrony bezpieczeństwa i porządku publicznego,
§ 26
Do zadań stanowiska ds. informatyki należy :
1) administrowanie lokalną siecią komputerową oraz jej połączeniami z Internetem, zapewnienie jej sprawności i bezpieczeństwa,
2) dbanie o sprawne funkcjonowanie sprzętu informatycznego i teleinformatycznego znajdującego się w Urzędzie, wykonywanie drobnych napraw,
3) dbanie o sprawne funkcjonowanie programów i aplikacji zainstalowanych w Urzędzie,
4) sprawowanie nadzoru nad stanem i właściwym użytkowaniem urządzeń i oprogramowania komputerowego,
5) opracowywanie oraz nadzorowanie realizacji procedur technicznych i organizacyjnych związanych z ochroną zasobów danych i informacji przetwarzanych w systemach informatycznych,
6) prowadzenie ewidencji sprzętu i oprogramowania w Urzędzie,
7) instalowanie, konfigurowanie oraz wdrażanie systemów informatycznych,
8) planowanie i koordynowanie spójnego rozwoju technologicznego, organizacyjnego i funkcjonalnego w zastosowaniu systemów informatycznych,
9) prowadzenie dokumentacji związanej z procesem informatyzacji Urzędu,
10) wykonywanie bieżącej archiwizacji wybranych zasobów danych i informacji,
11) prowadzenie prac związanych z zakupem oraz dostawą urządzeń i oprogramowania komputerowego,
12) koordynowanie realizacji usług informatycznych świadczonych przez podmioty zewnętrzne,
13) prowadzenie bieżącego instruktażu użytkowników systemów informatycznych,
14) edytowanie i aktualizacja strony internetowej Gminy,
15) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej,
16) wykonywanie zadań nałożonych na Gminę ustawą o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne.
§ 27
Sposób opracowywania projektów uchwał Rady Gminy oraz ich obieg określa odrębne zarządzenie Wójta Gminy.
§ 28
1. Interpelacje, wnioski i zapytania zgłaszane na sesji Rady Gminy lub pisemnie w okresie pomiędzy sesjami oraz wnioski komisji Rady Gminy podlegają rejestracji w rejestrach prowadzonych na st. ds. obsługi Rady Gminy.
2. Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy rejestruje, wpływające interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy, w spisie spraw założonym zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt:
- interpelacje i wnioski radnych,
- wnioski komisji Rady Gminy.
§ 29
1. Po zarejestrowaniu, interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy przekazywane są do Wójta Gminy, który podejmuje decyzję o ich skierowaniu do właściwej komórki organizacyjnej lub załatwia ją osobiście.
2. Jeżeli interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy dotyczą spraw, wchodzących w zakres działania kilku komórek organizacyjnych Wójt przekazując sprawę wyznacza komórkę wiodącą.
§ 30
1. Przygotowanie projektu odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy należy do właściwej komórki organizacyjnej.
2. Kierownicy referatów odpowiedzialni są za właściwe i terminowe udzielanie odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady Gminy.
3. Odpowiedzi na interpelacje, wnioski i zapytania radnych oraz wnioski komisji Rady doręcza za potwierdzeniem odbioru st. ds. obsługi Rady Gminy w terminie 14 dni od daty wpływu do Wójta Gminy.
§ 31
1. Wójt przyjmuje w sprawach skarg i wniosków w każdy poniedziałek w godzinach od 15.00 do 17.00
2. Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy przyjmują w sprawach skarg i wniosków w miarę możliwości każdego dnia w czasie godzin pracy Urzędu.
3. Referat Organizacyjny zapewnia właściwą informację o dniach i godzinach przyjęć w sprawach skarg i wniosków.
§ 32
1. Skargi i wnioski wpływające do Urzędu, a także wnoszone ustnie do protokołu podlegają rejestracji w Rejestrze Skarg i Wniosków prowadzonym w Referacie Organizacyjnym.
2. Rejestr Skarg i Wniosków prowadzony w Referacie Organizacyjnym obejmuje również skargi i wnioski, do rozpatrzenia których właściwa jest Rada Gminy.
§ 33
1. Skargi i wnioski załatwia się bez zbędnej zwłoki, nie dłużej niż w ciągu miesiąca. W wyjątkowych wypadkach stosuje się terminy określone w art. 36-37 kpa. Wójt Gminy może ustalić skrócony termin załatwiania skarg i wniosków.
2. Załatwienie, prowadzenie postępowania wyjaśniającego, przygotowanie projektu odpowiedzi i przedłożenie ich do zatwierdzenia Wójtowi należy do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych Urzędu.
3. Odpowiedzi na skargi i wnioski poza rozpatrywanymi przez Radę Gminy podpisuje Wójt Gminy.
4. Dokumentacja spraw ostatecznie załatwionych zwracana jest przez komórki organizacyjne Urzędu na stanowisko, w którym prowadzony jest Rejestr Skarg i Wniosków.
5. Bieżący nadzór i kontrola prawidłowego oraz terminowego załatwiania skarg i wniosków należy do Sekretarza Gminy.
§ 34
1. Sekretarz przedkłada Wójtowi Gminy zbiorczą analizę z realizacji skarg i wniosków.
2. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym Regulaminie stosuje się przepisy kodeksu postępowania administracyjnego oraz rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5 poz. 46)
§ 35
Zmiany regulaminu dokonywane są przez Wójta Gminy w drodze zarządzenia.
§ 36
Nie wymagają zmiany regulaminu uregulowania czy uzupełnienia wynikające z przepisów wydanych lub obowiązujących po wejściu w życie niniejszego regulaminu.
§ 37
W sprawach nie objętych niniejszym regulaminem stosuje się przepisy ustawy o samorządzie gminnym, ustawy o pracownikach samorządowych, Statutu Gminy, regulaminu pracy Urzędu i inne szczegółowe uregulowania prawne.
