REGULAMIN
ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W CHRZANOWIE
I. Postanowienia ogólne.
§ 1
Urząd Miejski w Chrzanowie, zwany dalej Urzędem, działa na podstawie art. 33 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j. Dz. U. z 2001r., Nr 142, poz. 1591 ze zmianami)
§ 2
Urząd funkcjonuje w oparciu o regulamin organizacyjny, który nadaje Burmistrz w drodze zarządzenia.
§ 3
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Chrzanów,
2. Radzie - należy przez to rozumieć odpowiednio Radę Miejską w Chrzanowie,
3. Burmistrzu, Zastępcy Burmistrza, Sekretarzu, Skarbniku, Kierowniku Urzędu Stanu Cywilnego - należy przez to rozumieć odpowiednio: Burmistrza Miasta Chrzanowa, Zastępcę Burmistrza Miasta Chrzanowa, Sekretarza Gminy Chrzanów, Skarbnika Gminy Chrzanów oraz Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Chrzanowie.
§ 4
1. Urząd jest jednostką budżetową Gminy Chrzanów.
2. Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3. Siedzibą Urzędu jest Miasto Chrzanów.
§ 5
Urząd realizuje zadania:
1. Wynikające z wykonawczych kompetencji Burmistrza w zakresie zadań własnych gminy.
2. Zlecone gminie z mocy ustawy lub przez administracje rządową i samorządową na podstawie porozumień.
3. Związane z obowiązkiem zapewnienia obsługi Rady Miejskiej i jej Komisji oraz zespołów kolegialnych o charakterze opiniodawczo-doradczym.
II. Kierownictwo Urzędu.
§ 6
Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
§ 7
Do zadań Burmistrza należy w szczególności:
1. Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy.
2. Sprawowanie funkcji kontrolnej.
3. Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych między komórkami Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi.
4. Przygotowywanie projektów uchwał Rady Gminy.
5. Określanie sposobu wykonywania uchwał.
6. Gospodarowanie mieniem komunalnym.
7. Wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu z zakresu prawa pracy.
8. Zatrudnianie i zwalnianie kierowników gminnych jednostek organizacyjnych.
9. Wykonywanie zadań wynikających z przepisów szczególnych, zwłaszcza w zakresie obrony cywilnej oraz związanych z przeciwdziałaniem bezpośrednim zagrożeniom interesu publicznego.
10. Wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
§ 8
Burmistrz wykonuje swe zadania poprzez rozstrzygnięcia podejmowane:
1. Osobiście,
2. Przez Zastępców Burmistrza,
3. Przez Sekretarza i Skarbnika,
4. Przez naczelników wydziałów i kierowników komórek organizacyjnych, na podstawie pisemnych, imiennych upoważnień nadanych przez Burmistrza w trybie art.39 ust.2 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym.
§ 9
1. Burmistrz kieruje Urzędem i realizuje swe zadania przy pomocy Zastępców Burmistrza, Sekretarza i Skarbnika, którzy mu bezpośrednio podlegają i ponoszą przed nim odpowiedzialność za powierzony zakres spraw.
2. Bezpośrednio nadzoruje pracę:
- Biura ds. Zamówień Publicznych,
- Biura Kontroli
- Stanowiska ds. bezpieczeństwa i higieny pracy,
- Urzędu Stanu Cywilnego,
- Wydziału Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami,
- Wydziału Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych,
- Biura Prawnego,
- Audytora Wewnętrznego,
- Biura ds. Funduszy Pomocowych
§ 10
Zastępcy Burmistrza zapewniają kompleksowe rozwiązywanie problemów gminy:
Zastępca d/s społecznych:
poprzez nadzór i koordynowanie pracy
Wydziału Spraw Społecznych
Wydziału Edukacji
oraz gminnych jednostek organizacyjnych:
- Miejskiego Ośrodka Kultury, Sportu i Rekreacji,
- Miejskiej Biblioteki Publicznej,
- Muzeum im. Ireny i Mieczysława Mazarakich w Chrzanowie,
- Krytej Pływalni,
- Ośrodka Pomocy Społecznej,
- Żłobka Miejskiego Domu Opieki nad Dzieckiem i Matką,
- Zakładu Lecznictwa Ambulatoryjnego
- Centrum Usług Socjalnych
- Zespołu Ekonomiczno – Administracyjnego Szkól i Przedszkoli w Chrzanowie”
Zastępca d/s gospodarczych:
poprzez nadzór i koordynowanie pracy:
- Wydziału Architektury i Urbanistyki,
- Wydziału Przedsięwzięć Publicznych,
- Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,
oraz gminnej jednostki organizacyjnej:
- Miejskiego Zarządu Zasobów Komunalnych.
§ 11
Do zadań Sekretarza Gminy należy w szczególności:
1. Prowadzenie spraw gminy powierzonych przez Burmistrza,
2. Wykonywanie funkcji kierownika administracyjnego Urzędu,
3. Nadzorowanie kompletowania dokumentacji z prac Rady Miejskiej,
4. Nadzorowanie właściwego przygotowania materiałów pod obrady sesji Rady,
5. Współpraca z radami osiedlowymi i radami sołeckimi,
6. Sprawowanie bezpośredniego nadzoru nad pracami:
- Wydziału Organizacyjnego,
- Biura Rady Miejskiej.
§ 12
Do zadań Skarbnika Gminy należy w szczególności:
1. Nadzór nad gospodarką finansową gminy,
2. Pełnienie funkcji głównego księgowego budżetu gminy,
3. Analiza i bieżące informowanie Burmistrza o realizacji budżetu oraz wnioskowanie w sprawach jego zmian,
4. Dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowywanie i organizowanie obiegu dokumentów finansowych,
5. Kontrasygnowanie dokumentów stanowiących podstawę do powstawania zobowiązań finansowych,
6. Kontrola gospodarki finansowej jednostek i zakładów budżetowych gminy,
7. Nadzór nad prowadzeniem rachunkowości i ewidencją majątku gminy,
8. Opracowywanie projektów uchwał organów gminy dotyczących budżetu oraz opiniowanie uchwał dotyczących zobowiązań finansowych gminy,
9. Opracowywanie i przedkładanie sprawozdań finansowych gminy,
10. Nadzór i kontrola:
- Wydziału Finansowego.
§ 13
Naczelnicy wydziałów, kierownicy referatów i komórek równorzędnych kierują ich pracą odpowiadając zgodnie z podległością służbową oraz odpowiednio przed Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza, Sekretarzem lub Skarbnikiem za realizację zadań oraz sprawną organizację wewnętrzną zgodnie ze schematem organizacyjnym.
§ 14
Podziału zadań i czynności służbowych pomiędzy pracowników poszczególnych komórek organizacyjnych dokonują bezpośredni przełożeni.
§ 15
Urząd działa według następujących zasad:
1. Praworządności,
2. Służebności wobec społeczności lokalnej,
3. Racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4. Jednoosobowego kierownictwa,
5. Planowania pracy,
6. Kontroli wewnętrznej,
7.Podziału zadań pomiędzy kierownictwo Urzędu i poszczególne Wydziały oraz wzajemnego współdziałania.
§ 16
1. Wydziały realizują zadania wynikające z przepisów prawa i Regulaminu w zakresie ich właściwości rzeczowej.
2. Wydziały są zobowiązane do współdziałania z pozostałymi komórkami organizacyjnymi Urzędu w szczególności w zakresie wymiany informacji i wzajemnych konsultacji.
III. Zasady podpisywania pism urzędowych.
§ 17
Do podpisu Burmistrza zastrzeżona jest korespondencja urzędowa kierowana do rządowych i samorządowych organów administracji, posłów i senatorów, oraz decyzje i dokumenty dla których właściwość Burmistrza zastrzegają przepisy szczególne.
§ 18
Do podpisu Zastępców Burmistrza zastrzeżone są pisma urzędowe określone w § 17 na czas pełnienia zastępstwa w razie nieobecności Burmistrza oraz pisma zastrzeżone przez Burmistrza do podpisu Zastępców.
§ 19
Naczelnicy Wydziałów podpisują pisma urzędowe z zakresu działania Wydziału z wyjątkiem zastrzeżonych do właściwości Burmistrza lub Zastępców Burmistrza.
§ 20
Pisma urzędowe Burmistrza oraz Zastępców rejestrowane są i przechowywane w odpowiednich komórkach organizacyjnych Urzędu.
§ 21
Postępowanie z korespondencją zawierającą informacje niejawne regulują odrębne przepisy.
§ 22
Czynności biurowe i kancelaryjne regulowane są postanowieniami instrukcji kancelaryjnej.
IV. Zasady współdziałania Urzędu z Radą Miejską.
§ 23
Burmistrz przedkłada, na pisemny wniosek Przewodniczącego Rady Miejskiej, Zastępców Przewodniczącego lub przewodniczących Komisji Rady materiały informacyjne niezbędne do realizowania przez Radę Miejską i jej organy funkcji stanowiących, kontrolnych i opiniodawczych.
§ 24
Materiały, o których mowa w § 23 podpisuje Burmistrz, Zastępcy Burmistrza, Sekretarz lub Skarbnik Gminy.
§ 25
Korespondencję do Przewodniczącego Rady Miejskiej, Komisji Rady oraz odpowiedzi na pisemne zapytania radnych oraz ustne interpelacje w czasie sesji Rady Miejskiej podpisuje i udziela Burmistrz, Zastępcy Burmistrza lub inne przez niego upoważnione osoby.
§ 26
W zakresie spraw prowadzonych przez komórki organizacyjne Urzędu, odpowiedzi na ustne zapytania radnych związane z wykonywaniem mandatu udzielają ich kierownicy.
V. Organizacja Urzędu.
§ 27
W skład Urzędu wchodzą:
1. Wydziały:
Wydział Organizacyjny - Org
Wydział Spraw Społecznych - WSS
Wydział Finansowy - Fn
Wydział Architektury i Urbanistyki - AU
Wydział Przedsięwzięć Publicznych- PP
Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami - GGN
Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska - GKiOŚ
Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych - ZKOL
Wydział Edukacji – ED
Urząd Stanu Cywilnego - USC
2. Referaty oraz komórki równorzędne:
Referat Informatyki - RI
Referat Wymiaru i Rachunkowości, Podatków i Opłat - RPO
Referat Finansowo-Budżetowy - RFB
Referat Dróg - RD
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych - ELDO
Biuro Rady Miejskiej - BRM
Biuro Kontroli - BK
Biuro ds. Zamówień Publicznych - ZP
Biuro ds. Funduszy Pomocowych - FP
Referat Regulacji Stanu Prawnego oraz Windykacji – RSPW
3. Samodzielne stanowiska:
Stanowisko ds. Bezpieczeństwa i Higieny Pracy - BHP
Audytor wewnętrzny - AW
§ 28
Poza komórkami organizacyjnymi wymienionymi w § 27 Burmistrz, w celu zapewnienia realizacji zadań o istotnym znaczeniu i wykonywania zadań okresowych, może tworzyć samodzielne stanowiska pracy do określonych spraw oraz powoływać zespoły.
§ 29
Obsługę prawną realizuje się poprzez umowy cywilnoprawne z Kancelarią Radcy Prawnego. Zakres obsługi prawnej - obowiązki i kompetencje określa umowa.
VI. Zadania wspólne Naczelników Wydziałów, Kierowników Referatów i komórek równorzędnych.
§ 30
Do zadań naczelników wydziałów i kierowników referatów i komórek równorzędnych należy:
1. Dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę stron,
2. Zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań wydziału lub referatu wynikających z niniejszego regulaminu,
3. Właściwe organizowanie pracy wydziału lub referatu, w tym dokonywanie odpowiedniego podziału pracy,
4. Usprawnianie organizacji, metod i form pracy wydziału lub referatu z uwzględnieniem upraszczania procedur załatwianych spraw,
5. Załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych pełnomocnictw,
6. Opracowywanie wniosków do projektu budżetu Gminy, wniosków do wieloletnich programów inwestycyjnych oraz projektów planów finansowych dla zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej wydziału lub referatu,
7. Opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, poleceń Burmistrza,
8. Sprawowanie nadzoru nad prawidłową realizacją dochodów i wydatków budżetowych w powierzonym zakresie,
9. Opracowywanie projektów zarządzeń Burmistrza oraz realizacja wydanych zarządzeń,
10. Przygotowywanie wniosków do rozpatrzenia przez Burmistrza,
11. Opracowywanie projektów uchwał Rady Miejskiej oraz realizacja podjętych uchwał,
12. Przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych,
13. Współdziałanie z innymi wydziałami i referatami w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień,
14. Uczestnictwo w sesjach Rady, oraz udział na zaproszenie w komisjach Rady Miejskiej,
15. Współdziałanie z organami administracji publicznej, samorządem osiedlowym, organizacjami społecznymi i pozarządowymi,
16. Realizacja zadań własnych i zadań zleconych Gminie z zakresu administracji rządowej oraz zadań przejętych przez Gminie z zakresu administracji rządowej na podstawie porozumienia z jej organami,
17. Udzielanie wyjaśnień Sekretarzowi w sprawach skarg i wniosków,
18. Nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Urzędzie oraz tajemnicy państwowej i służbowej,
19. Prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według kompetencji merytorycznych jednostki,
20. Stosowanie obowiązujących przepisów z zakresu zamówień publicznych.
§ 31
Zadania szczegółowe obejmują:
Wydział Organizacyjny
1. Wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza oraz współpracą gminy z zagranicą,
2. Zapewnienie sprawnej organizacji funkcjonowania Urzędu,
3. Organizowanie obiegu informacji wewnętrznej w Urzędzie,
4. Opracowywanie projektów planu funduszu płac pracowników Urzędu i pochodnych od tego funduszu,
5. Współpraca z służbami finansowo-księgowymi w sprawach płac pracowników Urzędu,
6. Prowadzenie spraw kadrowych i socjalnych pracowników Urzędu,
7. Prowadzenie spraw związanych z dyscypliną pracy,
8. Prowadzenie spraw dotyczących szkoleń pracowników Urzędu i praktyk zawodowych,
9. Prowadzenie spraw kadrowych kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
10. Prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
11. Nadzór nad stosowaniem przepisów kodeksu postępowania administracyjnego, kodeksu pracy, regulaminu organizacyjnego Urzędu, regulaminu pracy oraz instrukcji kancelaryjnej,
12. Współdziałanie w organizacji wyborów do organów przedstawicielskich w Rzeczypospolitej Polskiej, organów samorządowych oraz referendum,
13. Obsługa kancelaryjna Burmistrza oraz Zastępców Burmistrza,
14. Prowadzenie sekretariatu Urzędu,
15. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków, koordynowanie i kontrola prawidłowości ich załatwiania oraz przyjęć stron w Urzędzie,
16. Opracowywanie projektów planu finansowo-gospodarczego dotyczącego utrzymania administracji Urzędu,
17. Prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem składnikami majątkowymi Urzędu, zaopatrzeniem materiałowo-technicznym Urzędu, funkcjonowaniem systemów łączności i komunikacji oraz systemu komputerowego, zakupami inwestycyjnymi dla potrzeb Urzędu, a także utrzymaniem budynków Urzędu,
18. Prowadzenie archiwum Urzędu,
19. Obsługa urządzeń kserograficznych,
20. Podejmowanie w zakresie zleconym przez Burmistrza czynności związanych z zapewnieniem współdziałania Urzędu ze stowarzyszeniami gmin, instytucjami pozagminnymi, organizacjami społecznymi oraz jednostkami pomocniczymi gminy,
21. Prowadzenie dziennika podawczego,
22. Gospodarkę samochodem służbowym urzędu.
Referat Informatyki
1. Opracowywanie koncepcji komputeryzacji nowych dziedzin we współpracy z wydziałami,
2. Opiniowanie i wnioskowanie zakupów sprzętu i oprogramowania w porozumieniu z naczelnikami wydziałów,
3. Zapewnienie ciągłości działania pracy skomputeryzowanych wydziałów urzędu,
4. Opiekę nad istniejącymi systemami, programami eksploatowanymi w urzędzie,
5. Zarządzanie domeną chrzanow.pl,
6. Wdrażanie nowych systemów i programów,
7. Zarządzanie pracą istniejącej sieci komputerowej i jej rozbudowa,
8. Wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych z serwerów zainstalowanych w urzędzie,
9. Prowadzenie, przydzielanie, odbieranie i analizowanie praw dostępu do zbiorów,
10. Instalację i konfigurację stanowisk komputerowych, przydzielanie praw do korzystania z zasobów sieciowych
11. Redakcję Biuletynu Informacji Publicznej oraz serwisu internetowego Urzędu,
12. Prowadzenie spraw dotyczących używania nazwy miasta, herbu, logo przez wnioskujące podmioty.
Wydział Spraw Społecznych
W zakresie opieki zdrowotnej i pomocy społecznej:
1. Opracowywanie i realizacja programu profilaktyki i promocji zdrowia,
2. Wspomaganie i obsługa działań promujących zachowania prozdrowotne finansowanych z budżetu Gminy,
3. Koordynacja działań związanych z opracowywaniem i realizacją Gminnego Programu Profilaktyki i Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
4. Nadzór nad działalnością Żłobka Miejskiego,
5. Nadzór nad działalnością Ośrodka Pomocy Społecznej.
W zakresie kultury i sztuki:
1. Wspieranie inicjatyw kulturalnych i nadzór nad ich realizacją,
2. Zapewnienie warunków materialnych dla upowszechniania kultury w mieście,
3. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową, w tym realizacja umów o partnerstwie miast w zakresie kultury i sztuki,
4. Nadzór nad działalnością gminnych instytucji kultury,
5. Współpracę ze stowarzyszeniami i fundacjami o profilu kulturalnym,
6. Współpracę z działającymi na terenie miasta instytucjami i placówkami upowszechniania kultury,
7. Koordynację zarządzania, działań koncepcyjnych, realizacji programów kulturalnych w ramach promocji miasta,
8. Prowadzenie ewidencji dóbr kultury nie wpisanych do rejestrów zabytków a znajdujących się na terenie jego działania,
9. Planowanie, sprawozdawczość i obsługa budżetowa w zakresie kultury,
10. Współdziałanie ze wszystkimi instytucjami i jednostkami organizacyjnymi wewnętrznymi i zewnętrznymi w zakresie wykonywania zadań Wydziału,
11. Wydawanie zezwoleń na imprezy masowe,
12. Koordynację działań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi w sferze kultury i sztuki.
W zakresie kultury fizycznej i turystyki:
1. Realizację zadań Gminy z zakresu kultury fizycznej, w tym sportu, rekreacji i wypoczynku,
2. Planowanie, sprawozdawczość i obsługa budżetowa w zakresie kultury fizycznej, sportu i turystyki w mieście,
3. Współpracę z innymi działającymi na terenie Gminy instytucjami upowszechniania sportu i turystyki,
4. Nadzór nad działalnością Krytej Pływalni,
5. Koordynację rozwoju bazy obiektów i urządzeń sportowo-rekreacyjnych,
6. Współpracę ze stowarzyszeniami i fundacjami o profilu sportowym i turystycznym,
7. Współdziałanie ze wszystkimi instytucjami i jednostkami organizacyjnymi wewnętrznymi i zewnętrznymi w zakresie wykonywania zadań Wydziału,
8. Koordynację działań w zakresie współpracy z organizacjami pozarządowymi w zakresie kultury fizycznej i turystyki,
9. Prowadzenie spraw związanych ze współpracą międzynarodową, w tym realizacja umów o partnerstwie miast w zakresie kultury fizycznej i turystyki,
10. Prowadzenie ewidencji uczniowskich klubów sportowych,
11. Obsługę programów pomocowych dotyczących sportu i turystyki na terenie gminy,
12. Wydawanie zezwoleń na imprezy masowe.
W zakresie lokalnego transportu zbiorowego:
1. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem, odmową udzielenia, zmianą lub cofnięciem licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką na obszarze gminy,
2.Prowadzenie spraw związanych z wydaniem, odmową wydania, zmianą lub cofnięciem zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych i regularnych specjalnych na obszarze gminy,
3. Wykonywanie i zlecanie wykonywania analizy sytuacji rynkowej w zakresie regularnego przewozu osób,
4. Uzgadnianie zasad korzystania z przystanków będących własnością Gminy Chrzanów,
5. Kontrola przedsiębiorców w zakresie zgodności wykonywania transportu drogowego z przepisami ustawy i warunkami udzielanej licencji lub zezwolenia,
6. Zatwierdzanie pod względem merytorycznym comiesięcznej dotacji dla Związku Komunalnego "Komunikacja Międzygminna”.
W zakresie innych spraw
1. Prowadzenie całokształtu spraw dotyczących współdziałania z organizacjami pozarządowymi,
2. Prowadzenie ewidencji działalności gospodarczej,
3. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż - napojów alkoholowych,
4. Nadzór i decyzje w sprawach zgromadzeń i imprez masowych,
5. Wydawanie pozwoleń na organizowanie zbiórek publicznych na obszarze gminy oraz nadzór nad ich przeprowadzaniem,
6. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem licencji na wykonywanie transportu drogowego taksówką na obszarze gminy,
7. Prowadzenie spraw związanych z wydaniem zezwoleń na wykonywanie przewozów regularnych i regularnych specjalnych na obszarze gminy,
8. Prowadzenie spraw związanych z wypoczynkiem dzieci i młodzieży szkolnej.
Wydział Finansowy
Referat Finansowo-Budżetowy
1. Przygotowanie projektu i budżetu uchwały budżetowej gminy wraz z częścią opisową,
2. Realizacja budżetu gminy i informowanie o jej przebiegu - opracowywanie układu wykonawczego budżetu oraz harmonogramu dochodów i wydatków;
3. Sporządzenie zarządzeń i uchwał dotyczących zmian w budżecie na podstawie otrzymanych wniosków,
4. Prowadzenie spraw finansowo-księgowych związanych z obsługą Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
5. Aktualizacja planu finansowego Urzędu w zakresie dochodów i wydatków
6. Prowadzenie rachunkowości Urzędu i Gminy, a w szczególności:
a) kompletowanie wyciągów bankowych z poszczególnych kont i ich uzgadnianie, dekretowanie i przygotowanie do księgowania,
b) kontrola formalno-rachunkowa dowodów księgowych i dokonywanie przelewów z wszystkich rachunków bankowych,
c) bieżące ewidencjonowanie (księgowanie) zdarzeń gospodarczych dotyczących dochodów i wydatków budżetowych jednostki budżetowej i jednostki samorządu terytorialnego, pozostałych funduszy oraz miesięczne uzgadnianie z prowadzonymi kontami syntetycznymi,
d) sporządzanie sprawozdań, w tym miesięcznych, kwartalnych, półrocznych i rocznych z wykonania budżetu oraz bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki,
e) uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych jednostek budżetowych gminy,
f) prowadzenie ewidencji księgowej dotyczącej zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym danego roku budżetowego oraz wydatków budżetowych przyszłych lat,
g) ewidencja druków ścisłego zarachowania.
7. Współdziałanie z organami finansowymi, Regionalną Izba Obrachunkową, Izbami i Urzędami Skarbowymi oraz Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i bankami
8. Prowadzenie spraw płacowych pracowników Urzędu:
a) bieżące prowadzenie ewidencji pracowników Urzędu oraz sporządzanie listy płac i obliczenie zasiłków,
b) sporządzanie i rozliczanie deklaracji ZUS oraz prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem społecznym pracowników,
c) wystawianie zaświadczeń o wysokości zarobku na żądanie pracownika,
d) prowadzenie ewidencji z tytułu umów zleceń i o dzieło sprawdzenie rachunków, obliczanie podatku, rozliczanie z Urzędem Skarbowym - prowadzenie rozliczeń rocznych oraz miesięcznych,
e) sporządzanie sprawozdań do GUS i ZUS,
f) sporządzanie przelewów dotyczących płac: konta osobiste, potrącenia, składki,
g) prowadzenie analitycznych kart zasiłkowych oraz list płatniczych osób przebywających na L-4 z funduszu pracy i ZUS-u,
h) naliczanie i rozliczanie podatku dochodowego od osób fizycznych pracowników Urzędu Miejskiego
9. Prowadzenie rozliczeń finansowych z Urzędem Skarbowym, w tym z tytułu VAT, ZUS, PFRON – sporządzanie deklaracji
10. Prowadzenie ewidencji księgowej zadań zleconych i zadań wynikających z zawartych umów i porozumień oraz dokonywanie rozliczeń finansowych Urzędu w tym zakresie;
11. Prowadzenie ewidencji księgowej majątku trwałego Urzędu Miejskiego,
12. Współpraca z wydziałem GGN w zakresie gospodarki mieniem komunalnym,
Referat Wymiaru i Rachunkowości, Podatków i Opłat
1. Wymiar, pobór zobowiązań podatkowych, opłat lokalnych i pozostałych wpływów,
2. Prowadzenie rachunkowości podatkowej i opłat,
3. Przygotowywanie decyzji dotyczących ulg i umorzeń podatkowych,
4. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym,
5. Sporządzanie sprawozdań podatkowych,
6. Sprawowanie kontroli nad przestrzeganiem przepisów podatkowych przez podatników
7. Sporządzanie sprawozdań o udzielonej pomocy publicznej dla przedsiębiorców oraz sprawozdań o zaległościach w płatności podatków.
Wydział Architektury i Urbanistyki
1. Prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem i realizacją studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy,
2. Prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem i realizacją miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego gminy,
3. Prowadzenie spraw związanych ze sporządzaniem zmian w miejscowych planach zagospodarowania przestrzennego gminy,
4. Obsługę stron w zakresie ustaleń obowiązującego planu,
5. Dokonywanie ocen zmian w zagospodarowaniu przestrzennym gminy,
6. Prowadzenie oceny zachowania dziedzictwa krajobrazu, ładu przestrzennego oraz estetyki miasta i przedkładanie wniosków w tym zakresie,
7. Przygotowanie w formie koncepcji oraz założeń do projektów, propozycji rozwiązań problemów urbanistycznych i architektonicznych gminy w ramach kompetencji gminy,
8. Prowadzenie postępowania i wydawanie decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
9. Rejestrację graficzną i chronologiczno-formalną wydawanych decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu, sprawdzanie zgodności wydawanych decyzji o pozwoleniu na budowę z wydanymi decyzjami o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
10. Przygotowanie materiałów do negocjacji przy wprowadzaniu zadań rządowych do miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
11. Przygotowanie opinii z zakresu ładu przestrzennego niezbędnych dla wydawania stosownych decyzji przez inne organy,
12. Prowadzenie spraw związanych z przetargami na opracowania projektowe w ramach zadań Wydziału.
13. Przygotowanie wniosków o zmianę przeznaczenia gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne w czasie procedury uchwalania lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego.
Wydział Przedsięwzięć Publicznych
1. Przygotowanie materiałów do projektu budżetu,
2. Realizacja budżetu gminy w zakresie określonym w załączniku inwestycyjnym do uchwały budżetowej, wnioskowanie zmian w budżecie, w celu racjonalnego dysponowania środkami finansowymi,
3. Koordynowanie inwestycji realizowanych przez Wydział,
4. Sporządzanie wniosków oraz występowanie o wydanie decyzji o ustaleniu warunków zabudowy i zagospodarowania terenu oraz pozwoleniu na budowę dla zadań inwestycyjnych prowadzonych przez Wydział,
5. Prowadzenie spraw związanych z wejściem w teren dla inwestycji realizowanych w ramach Wydziału,
6. Organizowanie przetargów na projektowanie, realizację i nadzór nad zadaniami inwestycyjnymi prowadzonymi przez Wydział,
7. Dokonywanie przeglądów gwarancyjnych inwestycji zrealizowanych, w okresie trwania gwarancji i rękojmi,
8. Sporządzanie dowodów "OT" i "PT", przekazywanie środków trwałych powstałych w wyniku zrealizowania inwestycji, na majątek Urzędu Miejskiego, Związków Komunalnych i innych użytkowników.
9. Współdziałanie ze związkami komunalnymi w sprawach rozwoju infrastruktury komunalnej,
10. Udział w pracach komisji powołanej do opracowania Wieloletniego Planu Inwestycyjnego gminy,
11. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem i eksploatacją oświetlenia ulicznego,
12. Prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem kanalizacji deszczowej,
13. Załatwianie innych spraw pozostających w kompetencji gminy, z zakresu prowadzonego przez Wydział.
Referat Dróg
1. Prowadzenie spraw związanych z bezpieczeństwem, organizacją ruchu drogowego oraz utrzymaniem znaków, sygnałów i urządzeń bezpieczeństwa ruchu na terenie gminy,
2. Wybór w drodze przetargu wykonawców realizujących utrzymanie oznakowania pionowego i poziomego,
3. Wydawanie zezwoleń na korzystanie z dróg w sposób szczególny,
4. Wydawanie zezwoleń na przejazdy nienormatywne,
5. Opiniowanie projektów zmian w organizacji ruchu w przypadku zajęcia pasa drogowego,
6. Zlecenie i opracowywanie projektów zmian organizacji ruchu na terenie gminy,
7. Współdziałanie ze służbami ruchu drogowego Policji w zakresie utrzymania bezpieczeństwa ruchu drogowego,
8. Współdziałanie w zakresie bezpieczeństwa ruchu drogowego z administratorami dróg przebiegających przez teren Gminy,
9. Współdziałanie ze służbami kolei w sprawach bezpieczeństwa ruchu na skrzyżowaniach linii kolejowych z drogami,
10. Zlecanie i nadzór nad przeprowadzeniem pomiarów natężenia ruchu kolejowego na przejazdach kolejowych leżących w ciągu dróg gminnych,
11. Rozpatrywanie wniosków mieszkańców i radnych dotyczących organizacji ruchu i jego bezpieczeństwa,
12. Współpraca z Komisjami Rady w sprawach dotyczących bezpieczeństwa ruchu drogowego,
13. Określanie (wspólnie z Radami Sołeckimi i radami Osiedli) potrzeb w zakresie remontów kapitalnych i bieżącego utrzymania dróg gminnych, dróg wewnętrznych,
14. Przygotowanie kosztorysów inwestorskich w oparciu o wizje w terenie, ustalenie technologii i zakresu remontów, dokonywanie pomiarów,
15. Organizowanie przetargów na wybór wykonawców remontów kapitalnych i bieżących,
16. Pełnienie funkcji inwestora w wykonywaniu robot interwencyjnych, utrzymaniowych i zabezpieczających oraz remontach kapitalnych dróg,
17. Udział w opracowywaniu projektów planu rozwoju sieci drogowej na terenie gminy Chrzanów,
18. Współdziałanie z administratorami dróg krajowych, wojewódzkich i powiatowych oraz dróg niepublicznych na terenie gminy w zakresie remontów i utrzymania dróg,
19. Dokonywanie gwarancyjnych i okresowych przeglądów dróg i obiektów inżynierskich,
20. Koordynacja robót w pasie drogowym w zakresie:
a) uzgadniania dokumentacji na lokalizowanie w pasie drogowym obiektów i urządzeń nie związanych z funkcjonowaniem dróg,
b) ustalanie lokalizacji ogrodzeń od strony dróg gminnych i wewnętrznych,
c) uzgodnienia w sprawach związanych z wykonywanie połączeń przydrożnych działek z istniejącym układem komunikacyjnym,
d) uzgadnianie dokumentacji na lokalizację nowych i modernizację istniejących obiektów w zakresie ich odległości od dróg gminnych i wewnętrznych,
e) wydawanie decyzji administracyjnych na cele nie związane z remontami dróg oraz kontrolowanie robot odtworzeniowych i porządkowych po zakończeniu tych robot,
f) wydawanie decyzji administracyjnych na umieszczanie reklam i obiektów handlowych w pasie drogowym,
g) kontrola i odbiór robot odtworzeniowych po awariach urządzeń podziemnych (woda, gaz, prąd),
h) naliczanie opłat za zajmowanie pasa drogowego na czas usuwania awarii urządzeń podziemnych, kar za samowolne zajmowanie pasa drogowego,
i) podejmowanie działań związanych z ochroną dróg gminnych i wewnętrznych,
j) prowadzenie ewidencji dróg i drogowych obiektów inżynierskich (metryk i książek obiektów mostowych),
k) gromadzenie danych i sporządzanie informacji o drogach gminnych i wewnętrznych (w tym sprawozdawczość na rzecz GUS, Generalnej Dyrekcji Dróg Publicznych, Biura Studiów Sieci Drogowej w zakresie Jednolitych Numerów Inwentarzowych),
l) prowadzenie rejestru skarg i wniosków oraz załatwianie spraw z nimi związanych,
m) załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, pozostających w kompetencjach organu gminy, z zakresu prowadzonego przez Referat.
Wydział Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami
1. W zakresie gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości Gminy Chrzanów:
1) ewidencjonowanie gruntów komunalnych oraz sporządzanie sprawozdań w zakresie ich zmian ilościowych i wartościowych,
2) zapewnianie wycen nieruchomości komunalnych,
3) przygotowanie planów wykorzystania zasobu,
4) wykonywanie czynności związanych z naliczaniem należności za nieruchomości udostępniane z zasobu,
5) wystawianie faktur, rachunków i innych dokumentów stanowiących podstawę przypisu należności w Wydziale Finansowym,
6) zbywanie oraz nabywanie nieruchomości do zasobu,
7) dzierżawa, wynajem nieruchomości nie zabudowanych wchodzących w skład zasobu,
8) użyczanie, oddawanie w użytkowanie nieruchomości wchodzących w skład zasobu,
9) oddawanie nieruchomości wchodzących w skład zasobu w trwały zarząd,
10) obciążanie nieruchomości ograniczonymi prawami rzeczowymi,
11) podejmowanie działań w sprawach prowadzonych przez właściwy organ, a dotyczących zwrotów nieruchomości z zasobu poprzednim właścicielom lub ich spadkobiercom pozbawionym prawa własności w trybie wywłaszczenia,
12) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o rodzinnych ogrodach działkowych,
13) uwłaszczenia w trybie ustawy o gospodarce nieruchomościami oraz odrębnych ustaw,
14) prowadzenie spraw związanych z wnioskowaniem o wywłaszczanie nieruchomości dla potrzeb realizacji celów publicznych,
15) wykonywanie prawa pierwokupu,
16) prowadzenie spraw związanych z darowiznami,
17) zgody na wejścia w teren oraz czasowe zajęcia nieruchomości,
18) sporządzanie informacji o stanie mienia komunalnego,
19) składanie wniosków do sądu w sprawach zmian zachodzących na nieruchomościach wchodzących w skład zasobu.
2. Planowanie i realizacja dochodów gminy z gospodarowania gminnym zasobem nieruchomości Gminy Chrzanów oraz użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność Gminy Chrzanów.
3. Planowanie wydatków gminy w zakresie zadań realizowanych przez Wydział GGN.
4. Prowadzenie postępowań na wyłonienie wykonawców usług zlecanych w ramach zadań realizowanych przez Wydz. GGN.
5. Przygotowanie do wypłaty należności za wykonane usługi zlecane w ramach zadań realizowanych przez Wydz. GGN.
6. Przygotowanie do wypłaty należności z tyt. opłat sądowych oraz różnych opłat związanych z gospodarowaniem nieruchomościami, w szczególności z tytułu wyłączenia gruntów z produkcji rolnej, kosztów przygotowania nieruchomości do ich zwrotu na rzecz poprzednich właścicieli lub ich spadkobierców,
7. Przekształcenia prawa użytkowania wieczystego w prawo własności nieruchomości oraz zbywanie nieruchomości na rzecz ich użytkowników wieczystych.
8. Prowadzenie postępowań administracyjnych z zakresu podziałów i rozgraniczeń nieruchomości.
9. Prowadzenie postępowań w zakresie scaleń i podziałów nieruchomości.
10. Prowadzenie rokowań w sprawach odszkodowań za działki gruntu wydzielone pod drogi publiczne gminne, które w wyniku podziału z mocy prawa stały się własnością gminy.
11. Prowadzenie spraw w zakresie opłat adiacenckich oraz opłat z tytułu wzrostu wartości nieruchomości na skutek zmiany planu zagospodarowania przestrzennego.
12. Ustalanie numerów porządkowych budynków, prowadzenie ewidencji miejscowości, ulic i adresów.
13. Sprawy związane z granicami administracyjnymi gminy oraz jej jednostek pomocniczych.
14. Udział w postępowaniach sądowych dot. rozgraniczania nieruchomości.
Referat Regulacji Stanu Prawnego oraz Windykacji
1. Regulacja stanu prawnego nieruchomości na drodze sądowej.
2. Znoszenie współwłasności nieruchomości na drodze sądowej.
3. Prowadzenie spraw dotyczących zobowiązania do złożenia oświadczenia woli na drodze sądowej.
4. Prowadzenie spraw dotyczących majątku wspólnot religijnych przed komisjami majątkowymi i regulacyjnymi.
5. Prowadzenie spraw o stwierdzenie nabycia spadku.
6. Regulacja stanu prawnego nieruchomości w trybie ustawy z dnia 10 maja 1990 r. przepisy wprowadzające ustawę o samorządzie terytorialnym i ustawę o pracownikach samorządowych.
7. Regulacja stanu prawnego nieruchomości w trybie ustawy z dnia 19 października 1991 r. o gospodarowaniu nieruchomościami rolnymi Skarbu Państwa.
8. Regulacja stanu prawnego nieruchomości w trybie ustawy z dnia 13 października 1998 r. przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną, w tym przygotowanie do wypłaty odszkodowań za grunty zajęte pod gminne drogi publiczne w trybie tej ustawy.
9. Windykacji należności Gminy Chrzanów z tytułu spadków oraz z tytułu obrotu nieruchomościami na gruncie ustawy o gospodarce nieruchomościami i pokrewnych ustaw.
10. Przygotowanie do wypłaty należności z tyt. opłat sądowych w sprawach prowadzonych przez referat.
11. Regulacja stanu prawnego nieruchomości położonych w terenach strategicznych ze względu na rozwój gospodarczy Gminy.
12. Wykonywanie praw majątkowych i korporacyjnych w spółkach prawa handlowego z udziałem Gminy.
13. Opiniowanie dokumentów kierowanych na Zgromadzenia Wspólników.
14. Prowadzenie dokumentacji organizacyjnej spółek z udziałem Gminy.
15. Przygotowywanie projektów uchwał dotyczących spraw majątkowych spółek.
16. Przygotowywanie informacji dot. przekształceń i prywatyzacji mienia komunalnego.
17. Przygotowywanie projektów uchwał w sprawie przekształceń i prywatyzacji spółek komunalnych.
18. Prowadzenie procedury zbywania udziałów gminy w spółkach.
Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska
1. Realizacja następujących zadań z zakresu gospodarki komunalnej:
1) utrzymanie czystości i porządku na terenach gminnych,
2) zimowe utrzymanie dróg, chodników i placów gminnych,
3) utrzymanie zieleni gminnej i zadrzewień, a w szczególności:
a) prowadzenie ewidencji terenów zieleni urządzonej terenów przeznaczonych pod zieleń,
b) ustalanie standardów bieżącej pielęgnacji i utrzymania zieleni,
c) rewitalizacja terenów zieleni gminnej.
4) urządzanie i utrzymywanie placów zabaw na nieruchomościach administrowanych przez Urząd Miejski,
5) prowadzenie spraw dotyczących targowisk miejskich i innych miejsc, na których prowadzony jest handel typu targowiskowego,
6) utrzymanie gminnych obiektów i urządzeń użyteczności publicznej przekazanych wydziałowi,
7) utrzymanie gminnych rowów i innych obiektów gospodarki wodnej.
2. Prowadzenie spraw związanych z udzielaniem zamówień publicznych, ich realizacją i rozliczaniem finansowym w części dotyczącej wydziału.
3. Załatwianie indywidualnych spraw z zakresu ochrony środowiska i Prawa wodnego, a w szczególności prowadzenie procedur związanych z wydawaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia.
4. Gromadzenie i przetwarzanie informacji o środowisku oraz prowadzenie publicznie dostępnych wykazów o dokumentach dotyczących środowiska, w tym:
1) wykaz wniosków o wydanie decyzji oraz decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia,
2) wykazów postanowień o obowiązku sporządzenia raportu dla planowanego przedsięwzięcia i postanowień o nie stwierdzaniu potrzeby sporządzenia raportu,
3) wykazu raportów o oddziaływaniu przedsięwzięcia na środowisko,
4) wykazu analiz porealizacyjnych,
5) wykazów wniosków o wydanie zezwoleń i zezwoleń na usunięcie drzew lub krzewów oraz decyzji o wymiarze administracyjnych kar za zniszczenie terenów zieleni albo drzew lub krzewów spowodowane niewłaściwym wykonywaniem robót, w tym z użyciem sprzętów i decyzji o wymiarze kar za usuwanie drzew lub krzewów bez wymaganego zezwolenia,
6) wykazów wniosków o wydanie zezwolenia i zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie odbierania odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości lub nieczystości płynnych.
5. Prowadzenie spraw związanych z udostępnianiem informacji publicznych, w tym o środowisku oraz przygotowywanie decyzji o odmowie ich udostępnienia.
6. Wykonywanie zadań związanych z kształtowaniem i ochroną elementów przyrody, a w szczególności:
1) wydawanie zezwoleń na usunięcia drzew lub krzewów,
2) wydawanie decyzji o wymiarze administracyjnych kar za zniszczenie zieleni albo usuwanie drzew lub krzewów bez zezwoleń,
3) wydawanie opinii i uzgodnień w zakresie zieleni dla planowanych przedsięwzięć oraz w spraw dotyczących rekultywacji,
4) wykonywanie nasadzeń na terenie Gminy, w tym realizacja obowiązków wynikających z decyzji administracyjnych,
5) kontrola obowiązków nałożonych w wydanych zezwoleniach.
7. Prowadzenie spraw wynikających z Ustawy Prawo geologiczne i górnicze, a w szczególności przygotowywanie projektów opinii i uzgodnień dotyczących planów ruchów zakładów górniczych oraz koncesji.
8. Nakazywanie posiadaczowi odpadów ich usunięcia z miejsc nie przeznaczonych do składowania.
9. Prowadzenie ewidencji:
1) zbiorników bezodpływowych w celu kontroli częstotliwości ich opróżniania,
2) przydomowych oczyszczalni ścieków w celu kontroli częstotliwości oraz sposobu pozbywania się komunalnych osadów ściekowych,
3) umów na odbieranie odpadów od właścicieli nieruchomości w celu kontroli obowiązków określonych przepisami,
4) umów na opróżnianie zbiorników bezodpływowych w celu kontroli realizacji obowiązków określonych przepisami,
5) odpadów zawierających azbest,
6) żołnierzy pochowanych w zbiorowej mogile w parku w Kościelcu.
10. Kontrola realizacji przez właścicieli nieruchomości obowiązków wynikających z Ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w Gminach.
11. Prowadzenie spraw dotyczących odbierania odpadów komunalnych i nieczystości płynnych od właścicieli nieruchomości oraz naliczanie stosownych opłat z tego tytułu.
12. Wydawanie (cofanie, odmowa) zezwoleń na prowadzenie przez przedsiębiorców działalności w zakresie:
1) odbieranie odpadów komunalnych od właścicieli nieruchomości,
2) opróżniania zbiorników bezodpływowych i transportu nieczystości gminnych.
13. Kontrola realizacji warunków określonych w w/w zezwoleniach.
14. Wydawanie opinii i uzgodnień w sprawach dotyczących gospodarki odpadami.
15. Przyjmowanie, gromadzenie i przetwarzanie informacji o wytwarzanych odpadach oraz sposobach gospodarowania odpadami na terenie gminy.
16. Prowadzenie spraw Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, a w szczególności:
1) ewidencjonowanie wniosków dotyczących finansowania zadań z w/w funduszu,
2) przygotowywanie projektu planu finansowego i zestawienia przychodów wydatków przedmiotowego funduszu,
3) realizacja zadań z zakresu działalności Wydziału finansowanych z GFOŚiGW lub współfinansowanych z innych środków.
17. Realizacja zadań wynikających z ustawy o lasach, w tym prowadzenie prac w lasach stanowiących własność Gminy oraz załatwianie indywidualnych spraw na podstawie przepisów w/w ustawy.
18. Współdziałanie z kołami łowieckimi w zakresie ochrony i hodowli zwierzyny, a także przygotowywanie opinii i uzgodnień określonych w Ustawie Prawo łowiecki.
19. Prowadzenie spraw dotyczących rolnictwa, a w szczególności:
1) wydawanie zaświadczeń potwierdzających kwalifikacje rolnicze,
2) współdziałanie z instytucjami działającymi na rzecz rolników,
3) organizacja wyborów do izb rolniczych.
20. Wykonywanie zadań wynikających z Ustawy o ochronie gruntów rolnych i leśnych.
21. Prowadzenie spraw związanych z uprawami maku lub konopi włóknistych, w tym:
1) przygotowanie zezwoleń na ich uprawy,
2) prowadzenie rejestru wydanych zezwoleń oraz wykonywanie czynności w ramach nadzoru nad uprawami w/w roślin.
22. Zapewnienie opieki bezdomnym zwierzętom oraz prowadzenie spraw związanych z ochroną zwierząt, w tym wydawanie zezwoleń na utrzymanie psów uznanych za agresywne.
23. Prowadzenie spraw związanych z zaspakajaniem potrzeb mieszkaniowych mieszkańców, a w szczególności:
a) weryfikacja złożonych wniosków i sporządzanie projektów rocznych list oczekujących na zawarcie umów najmu lokali mieszkalnych wchodzących w skład mieszkaniowego zasobu Gminy,
b) realizacja obowiązku zapewnienia lokali socjalnych osobom uprawnionym na mocy wyroków sądowych,
c) przekwaterowanie najemców do lokali socjalnych,
d) zamiana lokali,
e) przygotowanie dokumentów w celu skierowania do zawarcia umów najmu lokali mieszkalnych.
24. Obsługa administracyjna Społecznej Komisji Mieszkaniowej.
25. Prowadzenie spraw dotyczących roszczeń odszkodowawczych z tytułu nie dostarczenia lokali socjalnych.
26. Prowadzenie ewidencji:
a) budynków z lokalami komunalnymi,
b) lokali socjalnych,
c) lokali użytkowych w zasobach komunalnych,
d) byłych najemców, którym przyznano lokale socjalne.
27. Prowadzenie spraw dotyczących czynszu, a szczególności:
a) przygotowanie propozycji podwyżek czynszów,
b) prowadzenie postępowań wyjaśniających w sprawach o obniżenie czynszu.
28. Prowadzenie spraw związanych z najmem lokali użytkowych.
29. Współpraca z zarządami i zarządcami wspólnot mieszkaniowych, w tym w sprawach zaciągania wieloletnich zobowiązań we wspólnotach oraz uzupełniania dokumentacji technicznych.
30. Przygotowywanie projektów uchwał i dokumentów finansowych związanych z przekazywaniem środków Towarzystwu Budownictwa Społecznego w Chrzanowie Sp. z o.o.
31. Współpraca z Miejskim Zarządem Zasobów Komunalnych, Towarzystwem Budownictwa Społecznego i Ośrodkiem Pomocy Społecznej w zakresie prowadzonych spraw.
32. Prowadzenie spraw dotyczących wierzytelności Gminy i pomocy publicznej w zakresie zadań Wydziału.
33. Sporządzanie zbiorczych informacji i sprawozdań z zakresu działalności Wydziału.
34. Prowadzenie innych spraw zadekretowanych do wykonania Wydziałowi.
Wydział Zarządzania Kryzysowego, Ochrony Ludności i Spraw Obronnych
1. W zakresie ochrony informacji niejawnych:
1. Realizacja zadań związanych z ochroną informacji niejawnych - wypełnianie zadań wynikających z funkcji Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
2. Prowadzenie Kancelarii Tajnej oraz sprawowanie bezpośredniego nadzoru i kontroli nad właściwym obiegiem, oznaczeniem i rejestracją dokumentów niejawnych w Urzędzie oraz jego jednostkach organizacyjnych.
2. W zakresie zarządzania kryzysowego:
1. Kierowanie działaniami związanymi z monitorowaniem, planowaniem, reagowaniem i usuwaniem skutków zagrożeń na terenie gminy.
2. Realizacja zadań z zakresu planowania cywilnego, w tym:
a) realizacja zaleceń do gminnego planu reagowania kryzysowego,
b) opracowywanie i przekładanie Burmistrzowi do zatwierdzenia gminnego planu reagowania kryzysowego,
3. Zarządzanie, organizowanie i prowadzenie szkoleń, ćwiczeń i treningów z zakresu reagowania na potencjalne zagrożenia.
4. Wykonywanie przedsięwzięć wynikających z planu operacyjnego funkcjonowania gminy.
5. Przeciwdziałanie skutkom zdarzeń o charakterze terrorystycznym.
6. Realizacja zadań z zakresu ochrony infrastruktury krytycznej.
7. Organizacja (posiedzeń) pracy Gminnego Zespołu Zarządzania Kryzysowego.
8. Aktualizacja bazy danych programu ARCUS 2005.
9. Opracowywanie i aktualizacja Planu Osiągania Wyższych Stanów Gotowość do Reagowania na Sytuacje Kryzysowe gminy.
3. W zakresie obrony cywilnej:
1. Kierowanie oraz koordynowanie przygotowań i realizacji przedsięwzięć w zakresie obrony cywilnej przez instytucje, zakłady pracy, przedsiębiorców, organizacje społeczne, wydziały Urzędu oraz inne jednostki organizacyjne działające na terenie Gminy.
2. Planowanie działalności i realizacji zamierzeń wynikających ze szczegółowego zakresu działania Szefa Obrony Cywilnej Gminy, w tym ustalenie zadań w zakresie obrony cywilnej instytucjom, zakładom pracy, przedsiębiorcom i innym jednostkom organizacyjnym.
3. Opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale wydziałów Urzędu i innych zainteresowanych instytucji Planu Obrony Cywilnej Gminy.
4. Organizowanie i prowadzenie szkoleń i ćwiczeń z zakresu obrony cywilnej, a także współudział w szkoleniu ludności z powszechnej samoobrony.
5. Sprawowanie nadzoru nad tworzeniem, przygotowywaniem do działania i funkcjonowaniem terenowych i zakładowych formacji obrony cywilnej, w tym formacji Systemu Wykrywania i Alarmowania oraz Systemu Wczesnego Ostrzegania.
6. Prowadzenie działalności związanej z upowszechnianiem problematyki obrony cywilnej.
7. Prowadzenie gminnego magazynu sprzętu obrony cywilnej, nadzorowanie prowadzenia gospodarki magazynowej sprzętem OC przez instytucje, zakłady pracy i przedsiębiorców.
8. Opracowanie i aktualizacja Planu Ochrony Zabytków na wypadek konfliktu zbrojnego i sytuacji kryzysowej Gminy.
4. W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
1. Wyposażenie, utrzymanie, wyszkolenie i zapewnienie gotowości bojowej jednostek ochotniczych straży pożarnych.
2. Koordynacja krajowego systemu ratowniczo-gaśniczego na obszarze Gminy w zakresie ustalonym przez Wojewodę.
5. W zakresie ochrony przed powodzią:
1. Opracowywanie i aktualizowanie przy współudziale wydziałów Urzędu i innych zainteresowanych instytucji planu operacyjnego ochrony przed powodzią,
2. Utrzymanie i wyposażenie gminnego magazynu przeciwpowodziowego.
6. W zakresie spraw obronnych:
1. Planowanie oraz koordynacja przygotowań i realizacji przedsięwzięć z zakresu spraw obronnych na terenie Gminy w tym m.in. planowanie świadczeń osobistych i rzeczowych wykonywanych na rzecz obronności państwa oraz ich nakładanie w drodze decyzji administracyjnych.
2. Współdziałanie z organami wojskowymi w zakresie administrowania rezerwami osobowymi, współudział w przygotowywaniu i przeprowadzaniu kwalifikacji wojskowej oraz w sprawach związanych z uznaniem żołnierza za posiadającego na wyłącznym utrzymaniu członka rodziny lub o konieczności sprawowania bezpośredniej opieki nad członkiem rodziny a także ustalenie i zwrot utraconych zarobków w wyniku ćwiczeń wojskowych przez żołnierza rezerwy.
3. Realizowanie przedsięwzięć związanych z natychmiastowym uzupełnieniem sił zbrojnych przez doręczanie dokumentów powołania żołnierzom rezerwy na rzecz obrony w ramach akcji kurierskiej.
4. Prowadzenie reklamacji osób od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji w czasie wojny dla potrzeb Urzędu.
5. Opracowanie dokumentacji i zapewnienie właściwego funkcjonowania systemu stałych dyżurów (SD).
6. Opracowanie dokumentacji i zapewnienie właściwego funkcjonowania Głównego Stanowiska Kierowania Burmistrza Miasta Chrzanowa.
7. Opracowanie przy współudziale innych Wydziałów Planu Operacyjnego Funkcjonowania Urzędu w warunkach zewnętrznego zagrożenia bezpieczeństwa państwa i w czasie wojny.
8. Realizacja zadań związanych z wsparciem pobytu i działań wojsk sojuszniczych na terytorium kraju gospodarza ( HNS).
Wydział Edukacji
1. Opracowywanie projektu wytycznych do organizacji pracy szkół i przedszkoli samorządowych.
2. Analizowanie, opiniowanie pod względem merytorycznym i przedkładanie do zatwierdzenia przez Burmistrza:
a) arkuszy organizacji pracy przedszkoli, szkół podstawowych, zespołów szkół i gimnazjów na dany rok szkolny,
b) zmian w organizacji pracy placówek oświatowych w ciągu roku szkolnego,
3. Sprawowanie nadzoru i monitorowanie działalności samorządowych przedszkoli, publicznych szkół podstawowych, gimnazjów i zespołów szkół.
4. Analiza i weryfikacja danych wynikających z prowadzenia bazy danych oświatowych w ramach Systemu Informacji Oświatowej.
5. Ustalanie i korygowanie sieci placówek i obwodów szkolnych.
6. Przygotowywanie projektów ocen pracy dyrektorów gminnych jednostek oświatowych.
7. Organizowanie i przeprowadzanie konkursów na stanowisko dyrektora jednostek oświatowych i prowadzenie wszelkich spraw związanych z powierzeniem stanowiska dyrektora placówki.
8. Prowadzenie spraw kadrowych dyrektorów gminnych placówek oświatowych.
9. Podejmowanie działań w zakresie przyznawania nagród: Burmistrza, Kuratora Oświaty, Ministra Edukacji Narodowej oraz odznaczeń resortowych i państwowych dla dyrektorów szkół i przedszkoli.
10. Przygotowywanie dokumentów i decyzji, związanych z nakładaniem na nauczycieli obowiązku uzupełnienia etatu i przeniesieniem nauczyciela.
11. Prowadzenie spraw z zakresu zapewnienia dzieciom niepełnosprawnym wczesnego wspomagania rozwoju.
12. Prowadzenie spraw z zakresu rewalidacji indywidualnej i nauczania indywidualnego uczniów.
13. Koordynowanie spraw w zakresie zapewnienia dzieciom możliwości prawa i obowiązku rocznego przygotowania przedszkolnego.
14. Prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych oraz wydawanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji.
15. Prowadzenie spraw związanych z zakładaniem na terenie Gminy Chrzanów publicznej szkoły lub placówki oświatowej przez podmioty inne niż gmina Chrzanów.
16. Naliczanie, przekazywanie i rozliczanie dotacji dla działających na terenie Gminy niepublicznych szkół oraz przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego publicznych szkół, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego prowadzonych przez podmioty inne niż Gmina Chrzanów.
17. Przygotowywanie porozumień z innymi gminami w zakresie zwrotów kosztów dotacji oraz w zakresie innych zadań oświatowych.
18. Nadzór nad realizacją obowiązku szkolnego i kontrola spełniania obowiązku nauki przez młodzież od 16-18 roku życia.
19. Prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem pracodawcom kosztów przygotowania zawodowego młodocianych pracowników.
20. Prowadzenie spraw związanych z awansem zawodowym nauczycieli zatrudnionych w placówkach oświatowych Gminy Chrzanów ubiegających się o stopień nauczyciela mianowanego.
21. Prowadzenie spraw związanych z odwołaniami w sprawie nadania stopnia nauczyciela kontraktowego w placówkach oświatowych Gminy Chrzanów.
22. Organizowanie na wniosek dyrektorów placówek konferencji szkoleniowych i szkoleń dla dyrektorów placówek oświatowych;
23. Prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem dofinansowania doskonalenia zawodowego nauczycielom studiującym – rozpatrywanie wniosków, przygotowywanie dokumentacji do wypłaty.
24. Przygotowywanie informacji i wniosków w zakresie pozyskiwania środków z programów unijnych i innych.
25. Współpraca z Zespołem Ekonomiczno- Administracyjnym Szkół i Przedszkoli w Chrzanowie w zakresie spraw związanych z realizacją zadań oświatowych.
26. Współpraca z instytucjami wspierającymi działalność oświatową, w tym z instytucjami kultury, sportu, ośrodkami pomocy społecznej, Sanepidem itp.
27. Współdziałanie z organem nadzoru pedagogicznego i związkami zawodowymi w zakresie spraw wymagających opinii lub uzgodnień.
28. Koordynacja i nadzór nad sprawozdawczością szkół i przedszkoli;
29. Sporządzanie rocznego raportu o stanie oświaty.
Urząd Stanu Cywilnego
1. Sporządzanie aktów stanu cywilnego – urodzeń, małżeństw, zgonów.
2. Wykonywanie czynności związanych ze szczególnymi wypadkami rejestracji stanu cywilnego tj.:
a) odtwarzanie treści aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
b) wpisywanie do polskich ksiąg stanu cywilnego aktu sporządzonego za granicą.
3. Prowadzenie postępowania i wydawanie decyzji dotyczących:
a) sprostowania błędu w akcie,
b) uzupełnienie aktu stanu cywilnego
c) odtworzenia aktu stanu cywilnego w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi stanu cywilnego,
d) administracyjnej zmiany imion i nazwisk.
4. Wykonywanie czynności związanych z:`
a) unieważnieniem aktu stanu cywilnego,
b) odtwarzaniem i ustaleniem treści aktu stanu cywilnego przez Sąd.
5. Wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego.
6. Przyjmowaniem oświadczeń o wstąpienie w związek małżeński – w formie uroczystej.
7. Sporządzanie i wydawanie zaświadczeń do ślubu konkordatowego.
8. Wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą.
9. Przyjmowanie oświadczeń o:
a) uznaniu dziecka,
b) powrocie do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
c) o nadaniu nazwiska męża matki dziecka.
10. Wykonywanie czynności związanych z nadaniem medali za długoletnie pożycie małżeńskie oraz organizowanie uroczystości z tym związanych.
11. Sporządzanie testamentów.
12. Prowadzenie rejestrów i archiwum aktów stanu cywilnego.
13. Udostępnianie ksiąg stanu cywilnego.
14. Odnotowywanie odpisów orzeczeń sądowych stanowiących podstawę wpisu do ksiąg stanu cywilnego.
15. Wykonywanie innych zadań określonych w ustawie – Prawo o aktach stanu cywilnego, w Kodeksie rodzinnym i opiekuńczym i innych przepisach związanych oraz w konwencjach i umowach międzynarodowych
16. Sporządzanie zestawień statystycznych.
Referat Ewidencji Ludności i Dowodów Osobistych
1. Rejestracja czynności związanych z realizacją obowiązku meldunkowego, polegającego na dokonywaniu zameldowania na pobyt stały lub czasowy,
2. Wymeldowania z pobytu stałego lub czasowego, zameldowania noworodków,
3. Czynności związanych ze zgonami i zmianami stanu cywilnego,
4. Prowadzenie postępowań administracyjnych w sprawach meldunkowych,
5. Prowadzenie kartotek pobytów stałych,
6. Prowadzenie rejestrów pobytów stałych i czasowych,
7. Przekazywanie aktualnych danych o realizacji obowiązku meldunkowego do TBD w Krakowie, CBD w Warszawie, organów wojskowych i placówek oświatowych,
8. Prowadzenie i aktualizacja stałego rejestru wyborców,
9. Sporządzanie spisów wyborców w związku z wyborami organów przedstawicielskich,
10. Przyjmowanie wniosków o wydanie dowodów osobistych,
11. Wydawanie dowodów osobistych,
12. Prowadzenie i aktualizacja bazy danych dowodów osobistych w gminie w ramach systemu SWODO, LBD, TBD i CBD,
13. Prowadzenie rejestrów i archiwum ewidencji ludności i dowodów osobistych,
14. Udostępnianie danych z posiadanych zbiorów,
15. Sporządzanie zestawień statystycznych i sprawozdawczości,
16. Wykonywanie innych zadań określonych ustawą o ewidencji ludności i dowodach osobistych.
Biuro Rady Miejskiej
1. Zapewnienie organizacyjnych warunków działalności Rady Miejskiej,
2. Obsługa kancelaryjno-biurowa Rady Miejskiej i jej komisji, a w tym:
a) zapewnienie terminowego przygotowania materiałów na sesje Rady i posiedzenia komisji,
b) przekazywanie uchwał Rady, wniosków i opinii komisji oraz interpelacji i wniosków radnych Burmistrzowi,
c) sporządzanie protokołów z sesji Rady,
d) prowadzenie ewidencji i zbiorów uchwał Rady, wniosków i opinii komisji oraz interpelacji i wniosków radnych,
e) prowadzenie ewidencji przepisów prawa miejscowego,
3. Podejmowanie w zakresie zleconym przez Przewodniczącego Rady Miejskiej czynności związanych z zapewnieniem współdziałania Rady z innymi radami gmin, stowarzyszeniami gmin oraz organizacjami społecznymi i jednostkami pomocniczymi gminy,
4. Organizowanie i obsługa narad zwoływanych przez Przewodniczącego Rady lub jego Zastępców,
5. Czuwanie nad zabezpieczeniem praw radnych szczególnie związanych ze stosunkiem pracy radnych,
6. Dostarczanie radnym bieżących informacji o pracy Rady Miejskiej i jej komisji,
7. Współdziałanie z innymi komórkami Urzędu w wykonywaniu zadań związanych z wyborami do organów przedstawicielskich Rzeczypospolitej Polskiej oraz organów samorządowych.
Biuro Kontroli
1. Planową kontrolę jednostek organizacyjnych dotycząca gospodarowania środkami publicznymi pod względem legalności, gospodarności i celowości,
2. Wykonywanie doraźnych kontroli zleconych przez Burmistrza,
3. Postępowanie wyjaśniające w sprawach zastrzeżeń dotyczących pracy Wydziałów Urzędu,
4. Współpracę z Komisją Rewizyjną Rady oraz Sekretarzem.
Biuro ds. zamówień publicznych
1. Opiniowanie przedłożonych wniosków o udzielenie zamówienia publicznego w trybie innym niż przetarg nieograniczony,
2. Nadzór nad prawidłowością przeprowadzania wybranej procedury udzielania zamówienia,
3. Sporządzanie okresowych informacji dot. Udzielanych zamówień,
4. Prowadzenie wewnętrznych szkoleń z zakresu ustawy o zamówieniach publicznych,
5. Udział w kontroli jednostek organizacyjnych w zakresie prawidłowości stosowania ustawy o zamówieniach publicznych.
Stanowisko ds. bezpieczeństwa i higieny pracy
Pełnienie funkcji doradczych i kontrolnych w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy a w szczególności:
1. Okresowa analiza stanu bhp,
2. Stwierdzanie zagrożeń zawodowych,
3. Przeprowadzanie kontroli warunków pracy,
4. Zgłaszanie wniosków dotyczących poprawy stanu bhp,
5. Przygotowywanie projektów wewnętrznych zarządzeń instrukcji dotyczących bhp,
6. Rejestracja, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, chorób zawodowych oraz wyników badań środowiska pracy,
7. Udział w dochodzeniach powypadkowych.
Audytor wewnętrzny
1. Sporządzenie rocznego i wieloletniego planu audytu wewnętrznego opartego na identyfikacji i analizie ryzyka,
2. Przeprowadzanie audytów wewnętrznych:
a) badanie wiarygodności sprawozdań finansowych oraz sprawozdań z wykonania budżetu,
b) dokonywanie oceny adekwatności, efektywności i skuteczności systemów kontroli, w tym przestrzegania procedur kontroli, zarządzania ryzykiem i kierowania jednostka,
c) dokonywanie oceny przestrzegania zasady celowości i oszczędności w dokonywaniu wydatków, uzyskiwania możliwie najlepszych efektów w ramach posiadanych środków oraz przestrzegania terminów realizacji zadań i zaciągniętych zobowiązań.
3. Określanie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień w celu uzyskania obiektywnej i niezależnej oceny funkcjonowania Urzędu i jednostek organizacyjnych gminy,
4. Przedstawianie uwag i wniosków w sprawie usunięcia uchybień,
5. Sporządzanie sprawozdań z przeprowadzonego audytu,
6. Monitorowanie wykonania zleceń wynikających z przeprowadzonego audytu,
7. Opracowywanie sprawozdań z wykonania planu audytu za rok poprzedni,
8. Współpraca z audytorami/kontrolerami zewnętrznymi, w tym monitorowanie zaleceń pokontrolnych.
Biuro ds. Funduszy Pomocowych
1. Zapewnienie przygotowania wniosków aplikacyjnych wraz z załącznikami we współpracy z odpowiednimi komórkami Urzędu, jednostkami organizacyjnymi gminy lub zapewnienie ich opracowania przez instytucje zewnętrzne dla zadań ujętych w Wieloletnim Planie Inwestycyjnym a przewidzianych do realizacji z dofinansowaniem ze środków unijnych,
2. Przygotowanie materiałów do Wieloletniego Planu Inwestycyjnego i budżetu dla zadań inwestycyjnych prowadzonych przez Biuro,
3. Zapewnienie przygotowania i koordynację realizacji Projektów (zadań inwestycyjnych) realizowanych z dofinansowaniem ze środków unijnych (uzyskiwanie decyzji celu publicznego, zezwoleń na realizację, decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach realizacji itp.),
4. Prowadzenie spraw związanych z wejściem w teren dla zadań inwestycyjnych realizowanych z dofinansowaniem ze środków unijnych,
5. Przygotowanie materiałów przetargowych dla wyboru wykonawców robót i usług dla zadań inwestycyjnych realizowanych z dofinansowaniem ze środków unijnych,
6. Na etapie realizacji projektu, który uzyskał dofinansowanie:
a) Prowadzenie współpracy z instytucjami zewnętrznymi odpowiedzialnymi za wdrożenie i nadzór nad realizacją projektów realizowanych przez Gminę Chrzanów,
b) Prowadzenie raportowania, monitoringu i sprawozdawczości, zgodnie z zapisami umów o dofinansowanie projektu,
c) Koordynację działań poszczególnych komórek organizacyjnych i jednostek gminy na etapie realizacji projektu, w tym rozliczenia finansowe i promocja zgodnie z zapisami umowy,
7. Prowadzenie rejestru wniosków aplikacyjnych,
8. Koordynację prezentacji multimedialnych lub innych wymaganych procedurami danego programu,
9. Współpracę z instytucjami i organizacjami działającymi na rzecz integracji europejskiej,
10. Prowadzenie innych spraw wynikających z przepisów szczególnych lub delegacji uprawnień Burmistrza.
VII. Postanowienia końcowe.
§ 32
1. Zmiany Regulaminu dokonywane są w trybie właściwym dla jego przyjęcia.
2. Rozszerzenia i zmiany zakresów czynności poszczególnych wydziałów, komórek równorzędnych i stanowisk pracy, wynikające z przepisów wydanych lub obowiązujących po dniu wejścia w życie niniejszego Regulaminu lub też podpisanych w tym czasie porozumień administracyjnych oraz przeniesienia pojedynczych czynności między wydziałami nie wymagają zmian, o których mowa w ust. 1.
3. Załącznik - schemat organizacyjny Urzędu.
