Regulamin Organizacyjny Urzędu.
Zarządzenie Nr 10/07
Burmistrza Miasta Zatora
z dnia 15 stycznia 2007 r.
w sprawie nadania Regulaminu Organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Zatorze.
Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (tekst jednolity Dz. U. z 2001 r. Nr 142 poz. 1591 z późniejszymi zmianami),
zarządzam co, następuje:
§ 1.
1.Nadaję Urzędowi Miejskiemu w Zatorze Regulamin Organizacyjny w brzmieniu stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia.
2. Symbole literowe komórek organizacyjnych zawiera załącznik nr 2 do niniejszego zarządzenia.
3. Strukturę graficzną Urzędu Miejskiego zawiera załącznik nr 3 do niniejszego zarządzenia.
§ 2.
1. Wykonanie Zarządzania powierzam pracownikom Urzędu Miejskiego w Zatorze.
2. Nadzór nad stosowaniem regulaminu zlecam Sekretarzowi Gminy.
§ 3.
Z dniem wejścia w życie niniejszego zarządzenia traci moc Zarządzenie nr 65/04 Burmistrza Miasta Zatora z dnia 1 kwietnia 2004 roku w sprawie nadania regulaminu organizacyjnego Urzędowi Miejskiemu w Zatorze oraz Zarządzenie nr 246/06 Burmistrza Miasta Zatora z dnia 22 listopada 2006 roku w sprawie zmian w regulaminie Organizacyjnym Urzędu Miejskiego.
§ 4.
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 15 stycznia 2007 roku i podlega ogłoszeniu na tablicy informacyjnej Urzędu Miejskiego.
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Burmistrza Zatora
Nr 10/07 z dnia 15 stycznia 2007 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY URZĘDU MIEJSKIEGO W ZATORZE
Rozdział I
Postanowienia ogólne
§ 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miejskiego w Zatorze zwany dalej Regulaminem, określa organizację i zasady jego funkcjonowania, a w szczególności strukturę organizacyjną i zakresy działania kierownictwa urzędu, działów.
§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1. Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Zator,
2. Radzie - należy przez to rozumieć Radę Miejską w Zatorze,
3. Burmistrzu, Skarbniku, Sekretarzu, Kierowniku, Kierowniku USC - należy przez to rozumieć odpowiednio:
Burmistrza Zatora, Skarbnika Zatora, Sekretarza Zatora, Kierownika Działu w Urzędzie Miejskim w Zatorze, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Zatorze.
4. Jednostkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Gminy Zator
5. Urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miejski w Zatorze,
6. Komórkach organizacyjnych - należy przez to rozumieć działy, w Urzędzie Miejskim w Zatorze.
§ 3. 1. Siedzibą Urzędu jest miejscowość Zator w powiecie oświęcimskim i województwie małopolskim.
2. Adres Urzędu: 32-640 Zator, Rynek 10
§ 4. Urząd jest jednostką organizacyjną, przy pomocy której Burmistrz wykonuje swoje zadania z zakresu administracji publicznej wynikające z zadań własnych gminy, zadań zleconych z mocy ustaw lub przejętych przez Gminę w wyniku porozumień z organami administracji rządowej lub samorządowej.
§ 5. 1. Urząd jest zakładem pracy w rozumieniu przepisów prawa.
2. Urząd prowadzi gospodarkę finansową jako jednostka budżetowa związana z budżetem Gminy.
§ 6. Urząd działa w oparciu o zasady:
1. praworządności,
2. służebności wobec społeczności lokalnej,
3. racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4. jednoosobowego kierownictwa.
Rozdział II
Struktura Organizacyjna Urzędu
§ 7. Komórki organizacyjne Urzędu:
1. Dział Administracyjny i Spraw Obywatelskich w skład, którego wchodzi:
1) Urząd Stanu Cywilnego
2) Kancelaria Tajna
2. Dział Finansowy
1) Kasa
3. Dział Gospodarki Przestrzennej
4. Dział Inwestycji i Programów Europejskich
5. Dział Rozwoju i Promocji
6. Dział Oświaty i Zdrowia
7. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
§ 8. 1. Obsługę prawną Urzędu sprawuje radca prawny.
2. Sposób wykonywania obsługi prawnej określa Burmistrz.
§ 9. 1. Kierownictwo Urzędu:
1) Burmistrz,
2) Skarbnik Gminy - który jest jednocześnie Kierownikiem Działu Finansowego,
3) Sekretarz Gminy - który jest jednocześnie Kierownikiem Działu Administracyjnego i Spraw Obywatelskich,
4) Kierownicy Działów.
2. Kierowników działów Urzędu zobowiązuje się do współpracy oraz realizacji zadań związanych z:
1) obronnością kraju,
2) systemem zbiorowego bezpieczeństwa,
3) zamówieniami publicznymi,
4) ochroną danych osobowych,
5) udostępnianiem informacji publicznej,
6) systemem rejestracji i obiegu dokumentów,
7) aktualizacją obowiązujących procedur załatwianych spraw,
8) prowadzeniem rejestrów umów,
9) nadzorem nad wykorzystaniem mienia przez podległe jednostki organizacyjne Gminy Zator,
10) prowadzenie baz danych wynikających z zadań merytorycznych działów.
3. Do szczegółowych zadań i obowiązków kierowników działów należy:
1) Załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych pełnomocnictw.
2) Opracowywanie wniosków do projektów programów rozwoju społeczno - gospodarczego gminy oraz realizacja zadań wynikających z przyjętych programów.
3) Opracowywanie wniosków do projektu budżetu gminy, wniosków do wieloletnich programów inwestycyjnych oraz projektów planów finansowych dla zadań zleconych w części dotyczącej działu.
4) Nadzór nad ustalaniem cen i opłat stanowiących przychody podległych jednostek organizacyjnych Gminy.
5) Opracowywanie projektów aktów prawnych organów gminy oraz ich realizacja.
6) Sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia Komisji Rady, przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi.
7) Współdziałanie z innymi działami w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień w szczególności przygotowywanie i realizacja wniosków z funduszy pomocowych.
8) Opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń, pism okólnych i poleceń Burmistrza.
9) Uczestnictwo w sesjach Rady i posiedzeniach komisji Rady zgodnie z dyspozycją Burmistrza.
10) Współdziałanie z organami administracji publicznej, samorządami: osiedlowymi, sołeckimi, organizacjami społecznymi i pozarządowymi.
11) Realizacja zadań własnych i zadań zleconych gminie.
12) Wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie obronności i ochrony ludności,
13) Kierowanie całokształtem pracy Działu, zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań działu lub wynikających z niniejszego regulaminu.
a) nadzorowanie przestrzegania dyscypliny pracy,
b) opiniowanie obsady personalnej Działu,
c) występowanie do Burmistrza z wnioskami personalnymi dotyczącymi realizowania stosunku pracy przez pracowników Działu,
14) Programowanie działalności Działu.
15) Udzielanie wyjaśnień w sprawach petycji, skarg i wniosków.
16) Przygotowywanie materiałów informacyjnych do prasy.
17) Nadzorowanie przygotowania materiałów przez pracowników działów na stronę internetową Urzędu.
18) Nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Urzędzie oraz tajemnicy służbowej.
19) Usprawnianie organizacji, metod i form pracy działu.
20) Przygotowywanie projektów zakresów czynności dla podległych pracowników i przedstawianie do akceptacji Burmistrzowi.
21) Dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów.
22) Efektywne i oszczędne gospodarowanie składnikami majątkowymi wyposażenia Działu.
23) Kierownicy Działów są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nadzór nad nimi.
Rozdział III
Podział zadań i kompetencji pomiędzy kierownictwo Urzędu
§ 10. 1. Kierownikiem Urzędu jest Burmistrz.
2. Burmistrz kieruje Urzędem przy pomocy Skarbnika, Sekretarza i kierowników działów, którzy ponoszą przed Burmistrzem odpowiedzialność za wykonanie powierzonych zadań.
§ 11. Nadzór nad jednostkami organizacyjnymi gminy jest sprawowany przez Burmistrza przy pomocy Kierowników Działów Urzędu.
§ 12. Do zadań Burmistrza w szczególności należy:
1. Wykonywanie uchwał Rady i zadań gminy określonych przepisami prawa,
2. Kierowanie bieżącymi sprawami Gminy,
3. Reprezentowanie Gminy na zewnątrz,
4. Przygotowywanie projektów uchwał Rady,
5. Określenie sposobu wykonywania uchwał,
6. Gospodarowanie mieniem komunalnym,
7. Wykonywanie budżetu,
8. Wydawanie zarządzeń,
9. Wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach indywidualnych z zakresu administracji publicznej jako organ pierwszej instancji,
10. Wydawanie decyzji podatkowych - jako organ pierwszej instancji,
11. Wydawanie w przypadku niecierpiącej zwłoki, przepisów porządkowych,
12. Wykonywanie uprawnień pracodawcy w zakresie wynikającym z przepisów Kodeksu Pracy i innych ustaw wobec pracowników urzędu,
13. Prowadzenie właściwej polityki płacowej i zatrudniania wysokokwalifikowanej kadry w Urzędzie.
§ 13. Do zadań Sekretarza Gminy, będącego jednocześnie Kierownikiem Działu Administracyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
1. Pełnienie obowiązków pełnomocnika ochrony informacji niejawnych.
2. Prowadzenie powierzonych przez Burmistrza spraw Gminy.
3. Organizowanie pracy Urzędu i sprawowanie nadzoru nad wykonywaniem bieżących zadań, prawidłowym i terminowym załatwianiem spraw.
4. Zapewnienie merytorycznej, technicznej i organizacyjnej obsługi sesji Rady, posiedzeń komisji Rady.
5. Nadzorowanie prowadzenia rejestru skarg i wniosków oraz nadzorowanie prawidłowości ich załatwienia.
6. Zapewnienie należytego wyglądu budynku Urzędu i jego otoczenia.
7. Wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach upoważnienia udzielonego przez Burmistrza.
8. Nadzorowanie właściwego wydawania środków na materiały biurowe, środki czystości i wyposażenie Urzędu.
9. Planowanie kosztów bieżącego funkcjonowania Urzędu, w tym zaopatrzenia w materiały biurowe, środki czystości, wyposażenie biurowe oraz niezbędnych remontów.
10. Koordynowanie narad pracowniczych.
11. Organizacja szkoleń.
12. Przyjmowanie ustnych oświadczeń woli u spadkodawców.
13. Nadzorowanie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.
14. Zastępowanie Burmistrza w razie jego nieobecności w sprawach zastrzeżonych do kompetencji kierownika Urzędu.
15. Nadzorowanie czynności związanych z wyborami: samorządowymi, do Sejmu i Senatu RP, na Prezydenta, w sołectwach i osiedlach, przeprowadzaniem referendów oraz innych.
§ 14. 1. Do zadań Skarbnika Gminy, będącego jednocześnie kierownikiem Działu Finansowego należy wykonywanie zadań głównego księgowego budżetu Gminy, organizowanie gospodarki finansowej Gminy, realizacja zadań rachunkowo księgowych związanych z planowaniem i wykonywaniem budżetu oraz nadzorowanie i koordynowanie pracy służb finansowo - księgowych Urzędu.
2. Skarbnik Gminy w szczególności:
1) nadzoruje realizację budżetu poprzez dokonywanie bieżącej analizy i informowanie Burmistrza o stopniu jego realizacji,
2) dokonuje kontroli finansowej i w tym celu organizuje obieg dokumentów finansowych w Urzędzie,
3) zapewnia przestrzeganie w działalności Urzędu i jednostkach organizacyjnych Gminy ustawy o rachunkowości,
4) opracowuje analizy gospodarki finansowej Gminy oraz sprawozdawczości w tym zakresie przedkłada je Burmistrzowi,
5) przygotowuje projekty budżetów Gminy oraz jego zmiany i współpracuje w tym zakresie z Regionalną Izbą Obrachunkową,
6) prowadzi wymaganą przepisami prawa ewidencję rachunkowości i sprawozdawczości budżetowej,
7) informuje Radę i Regionalną Izbę Obrachunkową o odmowie kontrasygnaty dokumentów finansowych,
8) zapewnia ochronę mienia komunalnego poprzez:
a) prowadzenie analizy mienia komunalnego ruchomego i nieruchomego,
b) przedstawienie propozycji zagospodarowania tego mienia,
c) prowadzenie bieżącego nadzoru finansowego nad zagospodarowaniem mienia komunalnego i przedstawianie w tym zakresie okresowych wniosków Burmistrzowi,
d) wykonuje zadania wynikające z ustaw o podatkach i opłatach lokalnych oraz opłacie skarbowej,
9) wykonuje inne zadania i kompetencje przewidziane w ustawie o finansach publicznych,
10) współpracuje z sołectwami w zakresie realizacji budżetu Gminy,
11) wydaje decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej w granicach upoważnienia udzielonego przez Burmistrza,
12) nadzoruje zadania inwentaryzacyjne.
Rozdział IV
Zakres działań Komórek organizacyjnych Urzędu
§ 15. Do wspólnych zadań Działów należy:
1. Organizowanie i wykonywanie (właściwe i terminowo) zadań wynikających z przepisów prawa, uchwał i zarządzeń organów Gminy oraz strategii rozwoju Gminy.
2. Współdziałanie z innymi jednostkami organizacyjnymi, instytucjami, organizacjami i osobami w zakresie wymaganym dla wykonywania zadań.
3. Przygotowywanie projektów uchwał i zarządzeń, sprawozdań informacji oraz analiz na potrzeby Rady i Burmistrza.
4. Współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowywaniu projektów budżetu i sprawozdań z jego wykonania.
5. Wykonywanie budżetu Gminy zgodnie z zasadami gospodarki finansowej i ustawy o zamówieniach publicznych, a także wskazywanie możliwości pozyskiwania pozabudżetowych źródeł finansowania zadań.
6. Współdziałanie z radnymi, Komisjami Rady i organami jednostek pomocniczych.
7. Prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
8. Systematyczne aktualizowanie znajomości przepisów prawa i wnioskowanie o bieżącą aktualizację uchwał Rady i zarządzeń Burmistrza.
9. Samokształcenie i szkolenie w celu aktualizacji podnoszenia kwalifikacji pracowniczych zgodnie z potrzebami Urzędu.
10. Ochrona informacji niejawnych.
11. Ochrona danych osobowych.
12. Przygotowywanie sprawozdań, analiz, ocen i informacji o realizacji zadań.
13. Reagowanie na krytykę w publikacjach i wykorzystywanie jej do doskonalenia pracy.
14. Dbałość o wyposażenie znajdujące się w budynku Urzędu.
15. Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego.
16. Uczestnictwo w zakresie ustalania i przygotowywania przedsięwzięć organizacyjnych i rzeczowych zapewniających prawidłowe działanie Urzędu w wyższych stanach gotowości do reagowania na sytuacje kryzysowe oraz zadań wynikających z ustawy o powszechnym obowiązku obrony RP.
17. Doskonalenie organizacji, metod i form pracy dla zapewnienia sprawnej, kulturalnej, terminowej obsługi klientów.
18. Informowanie kierownictwa Urzędu o swojej pracy i podejmowanych działaniach, a także o zagrożeniach i przeszkodach w realizacji zadań.
§ 16. Do zadań Działu Administracyjnego i Spraw Obywatelskich należy:
1. Prowadzenie sekretariatu (zapewnienie obsługi organizacyjnej i administracyjnej Burmistrza oraz kancelaryjno - biurowej).
2. Udzielanie informacji o zakresie kompetencji organów administracji publicznej i jednostek organizacyjnych Gminy, oraz trybie załatwiania spraw w Urzędzie.
3. Organizowanie prowadzenia spedycji poczty, przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu.
4. Prowadzenie ewidencji korespondencji, delegacji, szkoleń.
5. Prowadzenie centralnego rejestru skarg i wniosków oraz rejestru pism wpływających do Urzędu.
6. Przygotowywanie pomieszczeń i obsługa kancelaryjna spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza (z sołtysami i przewodniczącymi zarządów osiedlowych i inne).
7. Przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi i wnioski oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, bądź kierowanie ich do właściwych Kierowników Działów.
8. Prowadzenie rejestrów zarządzeń Burmistrza (organu i kierownika jednostki).
9. Prowadzenie rejestru pełnomocnictw - upoważnień Burmistrza.
10. Sporządzania okresowych sprawozdań Burmistrza z realizacji uchwał Rady i wykonywanych zadań oraz podejmowanych działań.
11. Prowadzenie obsługi kancelaryjno - biurowej Rady i jej Komisji.
12. Obsługa kancelaryjna działalności Przewodniczącego i Wiceprzewodniczącego Rady.
13. Podejmowanie czynności organizacyjnych związanych z przeprowadzeniem sesji, zebrań, posiedzeń i spotkań Rady i jej komisji.
14. Protokołowanie sesji, posiedzeń, zebrań i spotkań.
15. Sprawowanie nadzoru nad właściwym obiegiem dokumentów, przekazywanie za pośrednictwem sekretariatu korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych.
16. Prowadzenie rejestru uchwał i innych postanowień Rady oraz ich udostępnianie mieszkańcom.
17. Prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych.
18. Organizowanie i obsługa narad, konferencji i spotkań z mieszkańcami zwoływanych przez Przewodniczącego Rady i przewodniczących komisji Rady.
19. Współdziałanie przy organizowaniu wyborów: prezydenckich, parlamentarnych, samorządowych, referendów oraz sołeckich i osiedlowych.
20. Przechowywanie protokołów i uchwał zebrań wiejskich oraz przekazywanie zawartych w nich wniosków Burmistrzowi.
21. Organizowanie wyborów ławników do sądów powszechnych.
22. Prowadzenie archiwum zakładowego:
1) przyjmowanie i gromadzenie akt,
2) ewidencjonowanie akt,
3) udostępnianie akt zgodnie z instrukcją organizacji i zakresu działania Urzędu,
4) podział akt na kategorie,
5) konserwacja akt,
6) brakowanie akt oraz niszczenie akt wybrakowanych,
7) przekazywanie akt kategorii "A" do właściwego Archiwum Państwowego,
23. Prowadzenie dokumentacji administracyjno - biurowej z zakresu przynależności Gminy do stowarzyszeń.
24. Zapewnienie obsługi administracyjno - gospodarczej Urzędu poprzez:
1) zarządzanie budynkiem Urzędu, zlecanie i nadzorowanie prowadzonych w nim bieżących prac konserwacyjnych, porządkowych i gospodarczych,
2) zapewnienie ochrony mienia urzędu,
3) analizę kosztów funkcjonowania Urzędu,
4) planowanie i organizację zaopatrzenia materiałowo - technicznego w środki trwałe, materiały biurowe i kancelaryjne,
5) obsługę i zabezpieczenie łączności telefonicznej,
6) racjonalne gospodarowanie środkami rzeczowymi, drukami, formularzami,
7) zaopatrywanie Urzędu w pieczęcie, kasowanie ich po zużyciu, prowadzenie rejestru pieczęci,
8) prenumeratę wydawnictw czasopism i dzienników, zaopatrywanie Działów w literaturę fachową zgodnie z zatwierdzonym wykazem,
9) prowadzenie podręcznego księgozbioru,
10) zapewnienie prawidłowego funkcjonowania urządzeń w sekretariatach,
25. Prowadzenie dokumentacji kadrowej pracowników Urzędu i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych oraz związanej z:
1) czynnościami z zakresu prawa pracy wraz z wymaganymi rejestrami, analizami i sprawozdawczością ,
2) dyscypliną pracy, ewidencją urlopów, badań okresowych, szkoleń BHP
3) podnoszeniem kwalifikacji pracowników,
4) gospodarowaniem odzieżą ochronną i roboczą,
5) ocenami pracowników,
6) naborami na wolne stanowiska w Urzędzie,
7) zapytaniami kierowanymi do Krajowego Rejestru Karnego.
26. Organizacja pracy:
1) usprawnianie pracy Urzędu oraz wprowadzenie nowych metod i technik zarządzania,
2) opracowywanie i aktualizowanie Regulaminu Organizacyjnego, kontrola jego funkcjonowania - wyciąganie wniosków z wyników kontroli,
3) opracowywanie i aktualizacja Regulaminu Pracy,
4) organizowanie prac związanych z aktualizacją statutu gminy i statutów jednostek pomocniczych,
5) organizacja prac związanych z przeprowadzeniem okresowych ocen pracowników samorządowych,
6) kompletowanie i przechowywanie aktów normatywnych oraz zbiorów przepisów prawa,
7) prowadzenie rejestru przepisów gminnych.
27. Wykonywanie zadań z zakresu utrzymania czystości w pomieszczeniach Urzędu.
28. Wykonywanie czynności związanych z ogłaszaniem pism i obwieszczeń na tablicach ogłoszeń Urzędu, dbałość o ich wygląd.
29. Prowadzenie dokumentacji księgowej kasy zapomogowo – pożyczkowej.
30. Prowadzenie ewidencji ludności i dowodów osobistych, a w szczególności:
1) prowadzenie dokumentacji ewidencji mieszkańców w postaci kart osobowych mieszkańców,
2) prowadzenie ewidencji pobytu czasowego obywateli polskich i cudzoziemców,
3) prowadzenie i aktualizowanie komputerowej bazy danych w zakresie ewidencji ludności,
4) prowadzenie egzekucji administracyjnej obowiązków o charakterze niepieniężnym w sprawach meldunkowych,
5) wydawanie decyzji administracyjnych z zakresu zameldowań i wymeldowań
6) wydawanie poświadczeń zamieszkania, zaświadczeń i poświadczeń w sprawach rentowych i związanych z zatrudnieniem poza granicami Polski,
7) współdziałanie z "PESEL", TBD, USC, urzędami gmin, organami policji i wojskowymi w sprawach wynikających z ruchu ludności oraz w zakresie przestrzegania dyscypliny meldunkowej, a także w związku z wystawianiem dokumentu tożsamości,
8) sporządzanie wymaganych ustawowo wykazów (poborowych, przedpoborowych dzieci podlegających obowiązkowi szkolnemu),
9) nadawanie numerów ewidencyjnych w dokumentacji ewidencyjnej,
10) załatwianie wszelkich pozostałych spraw obywateli wynikających z ustawy o ewidencji ludności i dowodach osobistych,
11) wydawanie, wymiana i kasowanie dokumentów stwierdzających tożsamość,
12) prowadzenie archiwum teczek dokumentów tożsamości oraz dokumentacji ewidencyjnej,
13) prowadzenie spraw z zakresu spisu ludności i mieszkań.
31. Z zakresu Urzędu Stanu Cywilnego
1) sporządzanie i rejestracja aktów stanu cywilnego:
a) urodzeń,
b) małżeństw ,
c) zgonów,
2) przyjmowanie oświadczeń wynikających z kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
3) wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą oraz decyzji wynikających z prawa o aktach Stanu Cywilnego oraz kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
4) prowadzenie archiwum akt stanu cywilnego,
5) wykonywanie innych zadań określonych w ustawie „prawo o aktach stanu cywilnego” oraz kodeksie rodzinnym i opiekuńczym,
6) prowadzenie spraw konsularnych,
7) udzielenie ślubów,
8) transkrypcja aktów zagranicznych,
9) uzupełnianie aktów, prostowanie błędów, dokonywanie wzmianek i przypisków,
10) przyjmowanie ustnych oświadczeń woli spadkodawców,
11) wydawanie decyzji w sprawie zmiany imion i nazwisk.
32. Prowadzenie spraw z zakresu świadczeń rodzinnych:
1)zasiłki rodzinne,
2) dodatki do zasiłku rodzinnego z tytułu:
a) urodzenia dziecka
b) opieki nad dzieckiem w okresie korzystania z urlopu wychowawczego,
c) samotnego wychowywania dziecka,
d) wychowywania dziecka w rodzinie wielodzietnej,
e) kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego,
f) rozpoczęcia roku szkolnego,
g) podjęcie przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania.
3) Jednorazowe zapomogi z tytułu urodzenia dziecka,
4) świadczenia opiekuńcze. (zasiłek pielęgnacyjny, świadczenie pielęgnacyjne).
33. Prowadzenie spraw z zakresu:
1) postępowań wobec osób zobowiązanych do świadczenia alimentacyjnego na podstawie tytułu wykonawczego, jeżeli egzekucja prowadzona przez komornika sądowego jest bezskuteczna,
2) przyznawanie zaliczek alimentacyjnych dla osób samotnie wychowujących dzieci, uprawnionych do świadczenia alimentacyjnego na podstawie tytułu wykonawczego, wobec której egzekucja jest bezskuteczna.
3) współpraca w tym zakresie z komornikami, starostwem, ośrodkami pomocy społecznej, prokuraturą i sądami.
34.Wykonywanie zadań związanych z wydawaniem decyzji dotyczących organizowania imprez masowych, zbiórek, zgromadzeń.
35.Wydawanie zezwoleń na krajowe zarobkowe regularne i nieregularne przewozy osób samochodami nie będącymi taksówkami (na liniach obejmujących zasięgiem wyłącznie gminę.
36.Zapewnienie bezpieczeństwa danych zawartych w komputerowych zbiorach danych Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i regulacjami wewnętrznymi przyjętymi w Urzędzie-wyznaczenie pracownika pełniącego funkcję Administratora Bezpieczeństwa Informacji.
37. Prowadzenie ewidencji oświadczeń majątkowych składanych Burmistrzowi i Przewodniczącemu Rady, przesyłanie do właściwych Urzędów Skarbowych oraz współdziałanie przy opracowaniu sprawozdań.
38. Prowadzenie Kroniki Gminy Zator.
§ 17. Do zadań Działu Finansowego należy:
1. Opracowywanie projektów budżetu.
2. Opracowywanie układów wykonawczych budżetu.
3. Opracowywanie projektów zmian budżetu.
4. Opracowywanie harmonogramów wykonywania dochodów i wydatków.
5. Nadzorowanie opracowywania i realizacji planów finansowych jednostek i zakładów budżetowych wykonujących budżet Gminy (w tym sołectw i osiedli).
6. Obsługa finansowo - księgowa Urzędu w tym:
1) prowadzenie spraw płacowych pracowników,
2) realizowanie wydatków osobowych,
3) naliczanie podatku dochodowego, ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, nagród, naliczania delegacji krajowych i zagranicznych,
4) rozliczanie ekwiwalentów za używanie samochodów prywatnych do celów służbowych, zaliczek oraz sporządzanie umów ,
5) prowadzenie rozliczeń z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi ubezpieczycielami oraz Urzędem Skarbowym.
7. Nadzorowanie prowadzenia rachunkowości i księgowości przez jednostki organizacyjne.
8. Sporządzanie sprawozdań miesięcznych, kwartalnych rocznych) z realizacji budżetu, windykacji należności podatkowych i opłat oraz bilansów.
9. Ewidencja zaangażowania wydatków gminy.
10. Sporządzanie sprawozdań z działalności gminnego funduszu ochrony środowiska i gospodarki wodnej.
11. Obsługa finansowa programów współfinansowanych ze środków UE – współpraca przy ich przygotowywaniu, realizacji i rozliczaniu.
12. Ustalanie zasad przeprowadzania rozliczenia inwentaryzacji, prowadzenie księgi inwentarzowej.
13. Ewidencjonowanie składników majątkowych w tym: księgowanie syntetyczne i analityczne środków trwałych wartości niematerialnych i prawnych.
14. Opracowywanie propozycji polityki podatkowej Gminy oraz stawek podatków i opłat lokalnych.
15. Przygotowywanie projektów uchwał w sprawach podatków i opłat stanowiących dochody Gminy.
16. Organizowanie i nadzorowanie wymiaru, poboru podatków i opłat lokalnych oraz ich egzekucji podatkowych.
17. Wystawianie upomnień, tytułów wykonawczych, wnioskowanie o wpis hipotek w zakresie podatków i opłat lokalnych.
18. Prowadzenie ewidencji tytułów wykonawczych.
19. Prowadzenie spraw z udzielaniem ulg i umorzeń w zakresie podatków i opłat stanowiących dochody Gminy.
20. Opracowywanie i przedkładanie podatnikom decyzji w zakresie umorzeń podatkowych, przesunięć terminów, rozłożenia na raty.
21. Prowadzenie nadzoru i kontroli nad poborem przez inkasentów podatków i opłat lokalnych.
22. Wydawanie zaświadczeń o stanie majątkowym, zaleganiu w podatkach oraz w zakresie dochodowości z gospodarstwa rolnego, prowadzenie rejestru zaświadczeń.
23. Prowadzenie urządzeń syntetycznych księgowości podatkowej w zakresie nie podatkowych dochodów budżetowych, wydatków budżetowych oraz środków pozabudżetowych i inwestycyjnych.
24. Prowadzenie urządzeń analitycznych dochodów podatkowych, wydatków budżetowych, inwestycji oraz środków pozabudżetowych.
25. Prowadzenie obsługi kasowej.
26. Prowadzenie windykacji należności Gminy wynikających z umów cywilno – prawnych.
27. Prowadzenie spraw związanych z podatkami od towarów i usług (VAT).
28. Prowadzenie spraw związanych z opłatami i składkami do uiszczenia, których Gmina jest zobowiązana odrębnymi ustawami i uchwałami.
29. Realizacja zadań wynikających z ustawy o opłacie skarbowej.
30. Prowadzenie dokumentacji księgowej Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych.
31. Współpraca z Regionalną Izbą Obrachunkową i Urzędami Skarbowymi.
32. Prowadzenie spraw związanych obsługą bankową budżetu gminy oraz obsługą długu publicznego, a także ewidencjonowanie i rozliczanie środków pozabudżetowych otrzymanych przez Gminę.
33. Sprzedaż znaków opłaty skarbowej.
34. Nadzorowanie spraw związanych z poborem opłat skarbowych.
35. Prowadzenie spraw związanych z naliczaniem i egzekwowaniem dzierżaw.
36. Wydawanie zaświadczeń dla celów emerytalno-rentowych.
37. Wydawanie decyzji w sprawie zwolnień ulg dotyczących osób fizycznych, prawnych oraz przedsiębiorców.
38. Wydawanie decyzji w sprawie przypisów i odpisów podatkowych.
39. Prowadzenie spraw dotyczących należności podatkowych, dla których organem podatkowym są urzędy skarbowe, a które stanowią dochody Gminy.
40. Przygotowanie projektów uchwał wraz z objaśnieniami oraz wniosków o wydanie opinii do UOKiK.
41. Przekazywanie danych do sprawozdań dotyczących poszczególnych podatków, zwrotu podatku akcyzowego, opłat skarbowych i innych.
42. Ewidencja druków ścisłego zarachowania.
43. Przyjmowanie wniosków i wydawanie zaświadczeń o:
1) niezaleganiu,
2) dochodach z gospodarki rolnej,
3) innych.
44. Prowadzenie spraw w zakresie przeniesienia własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz Gminy w zamian za zaległości podatkowe.
45. Obsługa kredytów i pożyczek.
46. Opracowywanie analiz zdolności kredytowej,
47. Sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości budżetowej dla potrzeb Rady i Burmistrza.
48. Nadzór nad realizacją budżetu.
49. Obsługa finansowa jednostek oświatowych (na podstawie zawartych z dyrektorami porozumień) w tym:
1) prowadzenie pełnej księgowości,
2) przygotowywanie zmian w budżetach,
3) obsługa ZFŚS pracowników i emerytów,
4) rozliczanie i uzgadnianie przeprowadzanych inwentaryzacji w tym artykułów żywnościowych w magazynach.
50. Wydawanie bonów paliwowych.
51. Przyjmowanie oświadczeń o prowadzeniu gospodarstwa rolnego (ustawa o kształtowaniu ustroju rolnego).
52. Przygotowywanie propozycji wysokości opłat targowych, nadzorowanie poprawności poboru opłat targowych.
53. Współdziałanie przy organizowaniu wyborów do Izb Rolniczych.
54. Nadzór nad funkcjonowaniem Ośrodka Pomocy Społecznej w Zatorze.
§ 18. Do zadań Działu Gospodarki Przestrzennej należy:
1. Wykonywanie zadań z zakresu gospodarki przestrzennej:
1) koordynowanie sporządzania projektów planu zagospodarowania przestrzennego Gminy,
2) wydawanie decyzji o warunkach zabudowy,
3) opiniowanie projektów podziałów geodezyjnych nieruchomości,
4) wydawanie opinii o przeznaczeniu terenu w planie zagospodarowania przestrzennego,
5) prowadzenie rejestru wydanych decyzji,
6) przyjmowanie uwag do projektu planu zagospodarowania przestrzennego,
7) wykonywanie wyrysów i wypisów z MPZP Gminy,
8) opracowywanie i aktualizowanie kierunków zagospodarowania przestrzennego Gminy w oparciu o strategię rozwoju Gminy,
9) wydawanie decyzji lokalizacji inwestycji celu publicznego,
10) nadzór w zakresie zachowania walorów estetycznych i użytkowych Gminy,
11) ochrona i ewidencja dóbr kultury w tym zabytków,
12) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem istniejących i wznoszeniem nowych pomników.
2. Wykonywanie zadań z zakresu gospodarki nieruchomościami:
1) prowadzenie rejestru gruntu i budynków mienia komunalnego,
2) przygotowywanie dokumentacji formalno - prawnej dla celów sprzedaży, dzierżawy i najmu lokali, przetargów, zarządu i użytkowania wieczystego,
3) sporządzanie i rejestracja umów dzierżaw, najmu i sprzedaży,
4) przygotowywanie dokumentacji do komunalizacji na rzecz Gminy nieruchomości stanowiących własność Skarbu Państwa,
5) kompletowanie dokumentów i przekazywanie do ewidencji gruntów,
6) tworzenie zasobów gruntów komunalnych na cele zabudowy oraz nabywanie nieruchomości na inne cele, w tym pod inwestycje gminne,
7) przeprowadzanie działań zmierzających do regulacji stanów prawnych nieruchomości mienia komunalnego,
8) prowadzenie spraw z zakresu wykorzystania prawa pierwokupu nieruchomości,
9) organizowanie przetargów na sprzedaż nieruchomości gminnych,
10) gospodarowanie gminnymi budynkami nie oddanymi w użytkowanie,
11) przeznaczenie gruntów rolnych i leśnych na cele nierolnicze i nieleśne,
12) wyłączanie gruntów z produkcji rolnej i leśnej,
13) naliczanie opłat i należności rocznych z tytułu wyłączenia gruntów rolnych i leśnych,
14) zarządzanie rekultywacji gruntów zdewastowanych i zdegradowanych - przeprowadzenie kontroli w terenie,
15) wykonywanie kontroli z zakresu scaleń i wymiany gruntów,
16) organizowanie prac komisji do spraw sprzedaży mienia gminnego.
3. Wykonywanie zadań z zakresu ewidencji gruntów i budynków gminnych.
4. Prowadzenie nadzoru nad działalnością wspólnot gruntowych.
5. Realizacja polityki mieszkaniowej Gminy- prowadzenie spraw związanych:
1) z gospodarowaniem mieszkaniowym zasobem gminy,
2) z najmem komunalnych lokali mieszkalnych oraz współpraca z zarządcą budynków i lokali komunalnych ( przyjmowanie wniosków i przygotowywanie rozstrzygnięć),
3) ze sprzedażą komunalnych lokali mieszkalnych,
4) nadzorem nad eksploatacją gminnych zasobów mieszkaniowych, użytkowych i budynków.
6. Wykonywanie zadań z zakresu geodezji:
1) prowadzenie spraw z zakresu rozgraniczeń nieruchomości,
a) przygotowywanie postanowień o wszczęciu postępowań rozgraniczeniowych,
b) analiza i kontrola dokumentacji rozgraniczeniowej,
c) orzekanie o umorzeniu i zatwierdzeniu rozgraniczeń,
d) przesyłanie dokumentacji wraz z opinią do organów wyższej instancji i sądów,
2) wykonywanie zadań z zakresu podziału gruntów:
a) analiza i ocena przedłożonych do zatwierdzenia operatów pomiarowych pod względem formalno - prawnym i częściowo technicznym,
b) wydawanie decyzji zatwierdzających podziały i przekazywanie kompletu dokumentów do zmian w ewidencji gruntów,
3) prowadzenie spraw z zakresu nazewnictwa ulic i numeracji nieruchomości:
a) prowadzenie rejestru budynków i dyżurnej mapy z przejściem do systemu komputerowego,
b) wydawanie zawiadomień o nadaniu numeracji budynków z przesłaniem do stosownych organów,
c) przygotowywanie uchwał w sprawach nadawania i zmian w nazewnictwie ulic.
7. Prowadzenie spraw z zakresu gospodarki wodnej:
1) związanych z obsługą Gminnego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
2) dbałość o ochronę wód,
3) opiniowanie warunków korzystania z wód dorzecza,
4) zarządzanie ograniczenia poboru wody,
5) prowadzenie spraw związanych z śródlądową gospodarką rybacką,
6) opiniowanie pozwoleń wodnoprawnych.
8. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska i przyrody:
1) kontrola realizacji przepisów o ochronie środowiska, podejmowanie działań na rzecz
2) poprawy warunków ekologicznych środowiska,
3) wydawanie warunków dotyczących podłączenia do kanalizacji dla nowopowstających obiektów,
4) wydawanie zezwoleń na usuwanie drzew, krzewów oraz karanie za samowolę w tym zakresie,
5) określanie zasad utrzymania czystości i porządku w Gminie i ich realizacja,
6) udzielanie zezwoleń na prowadzenie działalności w zakresie objętym ustawą o utrzymaniu czystości i porządku w gminach,
7) wyznaczanie obszarów chronionych,
8) wydawanie opinii w sprawie wydobywania kopalin na potrzeby organu koncesyjnego,
9) wydawanie opinii dotyczących prac geologicznych i górniczych,
10) opiniowanie planu ruchu zakładu,
11) opiniowanie programów gospodarki odpadami niebezpiecznymi i innymi niż niebezpieczne,
12) opracowywanie programów gospodarki odpadami i ochrony środowiska w gminie,
13) nadzór nad utrzymaniem zieleni miejskiej,
14) nadzór nad utrzymaniem cmentarza komunalnego,
15) prowadzenie spraw związanych z zagrożeniem pożarowym,
16) przygotowywanie wniosków i uchwał w sprawie określenia parków i terenów zielonych.
9. Prowadzenie spraw w zakresie rolnictwa i leśnictwa:
1) realizacja ustawy o ochronie roślin uprawnych przed szkodnikami, chorobami i chwastami,
2) nadzór nad przestrzeganiem prawa łowieckiego (przyjmowanie informacji o planach łowieckich),
3) aktualizacja dokumentacji do spisów rolnych,
4) nadzór nad gospodarką leśną w lasach gminnych,
5) przyjmowanie i przekazywanie zgłoszeń o podejrzeniu zachorowania zwierząt na chorobę zakaźną,
6) zapewnienie opieki bezdomnym porzuconym zwierzętom, wyłapywanie ich i przekazywanie do schroniska,
7) wydawanie zezwoleń na utrzymanie psów ujętych w wykazie psów ras agresywnych.
10. Wykonywanie zadań z zakresu BHP .
1) przestrzeganie i egzekwowanie obowiązujących w zakresie bhp przepisów,
2) szkolenie nowoprzyjętych pracowników i przeprowadzanie szkoleń okresowych w tym opracowywanie i aktualizacja programów szkolenia,
3) analizowanie występujących zagrożeń chorobowych i wypadkowych,
4) przeprowadzanie kontroli warunków pracy i przestrzegania zasad BHP w Urzędzie ,
5) prowadzenie dokumentacji związanej z wypadkami w drodze do i z pracy oraz w pracy,
6) prowadzenie dochodzeń powypadkowych,
7) prowadzenie rejestrów wypadków przy pracy i chorób zawodowych,
8) opiniowanie konieczności stosowania środków ochrony indywidualnej oraz wypłacania pracownikom ekwiwalentu za stosowanie odzieży własnej,
9) opracowywanie planów poprawy warunków pracy w Urzędzie.
11. Bieżące funkcjonowanie infrastruktury technicznej gminy, koordynowanie działań w zakresie gospodarki energetycznej, cieplnej, gazowniczej oraz telekomunikacji.
12. Załatwianie sporów związanych z realizacja zadań działu w terenie.
13. Przygotowanie remontów kapitalnych obiektów gminnych.
14. Zatwierdzanie lokalizacji reklam, szyldów, kolorystyki elewacji oraz innych elementów architektury i urbanistyki związanych z estetyzacją miasta.
15. Administrowanie lokalnymi targowiskami, wyznaczanie inkasentów, przygotowywanie regulaminów targowisk.
16. Przeprowadzanie kontroli spełnienia przez rolników obowiązku ubezpieczenia OC i ubezpieczenia budynków rolniczych.
17. Wydawanie decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia.
18. Nadzór nad jednostką organizacyjną Gminy-Komunalnym Zakładem Wodociągów i Kanalizacji w Zatorze.
§ 19. Do zadań Działu Inwestycji i Programów Europejskich należy:
1. W zakresie pozyskiwania funduszy:
1) Przygotowywanie wniosków pomocowych i umów związanych z ich realizacją.
2) Gromadzenie informacji oraz analiza danych dotyczących dostępnych funduszy i programów UE oraz źródeł zewnętrznych krajowych, z których można uzyskać środki na realizację zadań w Gminie.
3) Prowadzenie banku informacji o obowiązujących procedurach i warunkach ubiegania się o środki ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz UE z wszystkich dostępnych funduszy i programów.
4) Koordynacja przygotowania aplikacji do projektów (inwestycyjnych i nieinwestycyjnych), które stanowią podstawę do ubiegania się o środki finansowe ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz UE.
5) Współpraca i pomoc w przygotowaniu wniosków i aplikacji przez jednostki Gminy dla projektów przewidzianych do współfinansowania ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz funduszy i programów UE.
6) Przygotowanie aplikacji do wybranych projektów stymulujących rozwój Gminy.
7) Kompletowanie dokumentacji (w sposób zapewniający poprawność składanych wniosków) wymaganej przez instytucje przyznające środki ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz funduszy i programów UE.
8) Bieżące konsultowanie z instytucjami przyznającymi środki ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz funduszy i programów UE poprawności sporządzanych wniosków.
9) Prowadzenie i aktualizowanie bazy danych zawierającej wykaz zadań nieinwestycyjnych i inwestycyjnych, dla których prowadzone są działania zamierzające do przygotowania wniosków o dofinansowanie ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz funduszy i programów UE.
10) Opracowanie koncepcji wdrażania poszczególnych projektów.
11) Opracowywanie sprawozdań wymaganych przez poszczególne instytucje przyznające środki, dotyczące rozliczenia i wydatkowania otrzymanych środków z przygotowania i realizacji projektów.
12) Koordynacja prac związanych z przygotowaniem programów rewitalizacji wybranych obszarów Gminy.
13) Monitorowanie przygotowania oraz realizowania projektów współfinansowanych ze źródeł zewnętrznych krajowych oraz funduszy i programów UE oraz przedstawianie sprawozdań Burmistrzowi.
2. Pełnienie nadzoru nad realizacją inwestycyjnych zadań gminnych:
1) Nadzór oraz bieżąca kontrola rzeczowo – finansowa wydatków na inwestycje.
2) Bieżąca kontrola zgodności prowadzonych inwestycji z harmonogramami oraz dokumentacją techniczną inwestycji.
3) Kompletowanie i przechowywanie dokumentacji przeprowadzonych inwestycji.
4) Przygotowywanie umów i aneksów do umów z wykonawcami.
5) Przygotowywanie protokołów konieczności wykonania robót dodatkowych.
6) Przygotowanie sprawozdań, analiz, ocen i informacji dotyczących realizacji inwestycji.
7) Udział w odbiorach częściowych i końcowych oraz nadzorowanie zgodności zgłaszanych do odbioru robót z warunkami umowy.
8) Koordynacja rocznych i wieloletnich programów inwestycyjnych.
9) Załatwianie sporów związanych z realizacją inwestycji w terenie.
10) Przeprowadzanie negocjacji w sprawach dotyczących wejścia w teren w zakresie prowadzonych inwestycji.
11) Prowadzenie remontów kapitalnych obiektów gminnych.
3.Wykonywanie zadań w zakresie administrowania i utrzymania dróg gminnych, chodników, placów, parkingów i mostów, dbałość o wygląd słupów ogłoszeń.
4.Wykonywanie zadań z zakresu zamówień publicznych.
1) Przygotowywanie i monitorowanie procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych.
2) Organizowanie pracy komisji przetargowej w celu:
a) dokonania wyboru trybu zamówienia publicznego,
b) opracowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
c) przeprowadzenie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
3) Prowadzenie sprawozdawczości z udzielonych i zrealizowanych zamówień publicznych.
4) Prowadzenie spraw związanych z reprezentowaniem Gminy przed zespołami arbitrów przy prezesie Urzędu Zamówień Publicznych.
5) Prowadzenie rejestru zamówień publicznych.
§ 20. Do zadań Działu Rozwoju i Promocji należy:
1. Wykonywanie zadań z zakresu rozwoju i polityki gospodarczej:
1) Przygotowywanie wniosków o dofinansowanie z funduszy zewnętrznych programów służących rozwojowi gminy,
2) opracowywanie aktualizowanie i wdrażanie strategii rozwoju Gminy,
3) prowadzenie banku informacji o ofertach inwestycyjnych Gminy,
4) wdrażanie i prowadzenie właściwych procedur obsługi inwestorów,
5) wyszukiwanie informacji o możliwościach pozyskiwania środków pozabudżetowych dla realizacji zadań gminy
6) prowadzenie doradztwa dotyczącego pozyskiwania środków pomocowych w tym dla rolników i przedsiębiorców,
7) przygotowywanie wniosków, prowadzenie dokumentacji i współpraca z fundacjami, a także innymi instytucjami w celu pozyskiwania dodatkowych środków pozabudżetowych,
8) prowadzenie poprzez współpracę z Powiatowym Urzędem Pracy punktu informacyjnego o rynku pracy, ofertach szkoleniowych i ofertach pracy,
9) współpraca z sektorem pozarządowym -opracowywanie rocznych planów współpracy.
2. Wykonywanie zadań z zakresu promocji:
1) prowadzenie strony www. tworzenie i rozpowszechnianie materiałów promocyjnych, reklamowych, wydawnictw,
2) gromadzenie archiwum fotograficznego i kaset video z najważniejszych wydarzeń i uroczystości w Gminie,
3) współuczestnictwo w przygotowywaniu wydarzeń o charakterze reprezentacyjnym z udziałem przedstawicieli Gminy, organizacja spotkań, przygotowywanie konferencji prasowych,
4) współpraca z instytucjami samorządowymi i innymi w zakresie wspólnych działań promocyjnych.
3. Wykonywanie zadań z zakresu rozwoju turystyki:
1) prowadzenie działalności związanej z kreowaniem rozwoju turystyki poprzez:
a) opracowywanie i koordynowanie polityki w bezpośredniej strefie zbiorników wodnych,
b) opracowywanie i koordynowanie zestawów gminnych projektów służących rozwojowi turystyki, które będą mogły się ubiegać o finansowanie z funduszy pomocowych,
c) opracowywanie programów operacyjnych promocji produktu turystycznego Gminy i promowanie go,
2) opracowywanie procedury monitorowania ruchu turystycznego na terenie Gminy,
3) prowadzenie działalności koordynującej w zakresie informacji turystycznej,
4) organizowanie szkoleń osób obsługujących ruch turystyczny,
5) prowadzenie ewidencji bazy turystycznej,
6) nadzorowanie działalności Punktu Informacji Turystycznej.
4. Obsługa kontaktów zagranicznych.
5. Wykonywanie zadań z zakresu kultury:
1) sprawowanie mecenatu nad działalnością kulturalną polegającego na wspieraniu i promocji inicjatyw kulturalnych,
2) prowadzenie spraw związanych z przyznawaniem nagród twórcom i animatorom kultury,
3) organizacja, tworzenie, likwidacja placówek kultury,
4) prowadzenie rejestru instytucji kultury i nadzór nad ich działalnością,
5) przygotowywanie i organizowanie konkursów na stanowiska dyrektorów instytucji kultury,
6) wykonywanie czynności nadzorczych w imieniu Burmistrza w stosunku do instytucji kultury, w tym dokonywanie oceny funkcjonowania placówek oraz wnioskowanie o nagrody i wyróżnienia dla dyrektorów placówek,
6. Wykonywanie zadań z zakresu sportu i rekreacji:
1) propagowanie, planowanie oraz koordynowanie wszystkich form kultury fizycznej, sportu kwalifikowanego, masowego jak również współdziałanie w rozwoju wychowania fizycznego dzieci i młodzieży w szkole,
2) koordynowanie, inicjowanie pomocy w organizowaniu masowych imprez sportowych oraz rozwijaniu różnorodnych form rekreacji,
3) opracowywanie kalendarza imprez sportowych, turystycznych i rekreacyjnych,
7. Obsługa informatyczna Urzędu:
1) nadzór nad całością prac związanych z informatyzacją Urzędu w tym wdrażaniem programów,
2) dokonywanie analiz w zakresie rozwoju systemu informatycznego,
3) zapewnienie ochrony oprogramowania i zabezpieczenie przed dostępem do zasobów informatycznych osób nieupoważnionych,
4) analizowanie ofert programów komputerowych pod kątem przydatności i możliwości zastosowania w Urzędzie,
5) obsługa informatyczna (serwis) oraz doradztwo informatyczne dla pracowników Urzędu,
6) administrowanie siecią komputerową Urzędu, w tym zarządzanie systemem dostępu do zbioru danych i zapewnienie prawidłowej realizacji ustaw i przepisów szczególnych w tym zakresie,
7) wykonywanie kopii bezpieczeństwa danych z serwera sieciowego i danych z innych programów,
8) prowadzenie dokumentacji związanej ze sferą informatyki, w tym dotyczącej legalności oprogramowania i odpowiednie jej przechowywanie,
9) zapewnienie dostępu do informacji publicznej w systemie informatycznym.
8. Wykonywanie zadań w zakresie polityki informacyjnej (Public relations) poprzez:
1) opracowywanie strategii informacyjnej,
2) zbieranie i opracowywanie informacji o pracy Rady, Burmistrza i komórkach organizacyjnych Urzędu,
3) przygotowywanie publikacji prasowych, wywiadów informacji dla prasy lokalnej,
4) organizowanie i prowadzenie konferencji prasowych,
5) bieżące informowanie mieszkańców Gminy o działaniach władz Gminy,
6) nadzorowanie prowadzenia biuletynu informacji publicznej i strony internetowej.
9. Sprawowanie nadzoru nad Ośrodkiem Kultury.
10. Współdziałanie z Dyrektorem Szkoły Podstawowej w Grodzisku w zakresie prowadzenia Schroniska, uzgadnianie treści Regulaminu Schroniska i odpłatności za korzystanie ze Schroniska.
11.Współpraca z uczelniami w szczególności w zakresie ochrony i renowacji obiektów zabytkowych.
12. Prowadzenie spraw z zakresu: zarządzania kryzysowego, wojskowych i obronnych:
1) w zakresie powszechnego obowiązku obrony:
a) organizacja i prowadzenie rejestracji przedpoborowych,
b) wzywanie i egzekwowanie stawiennictwa poborowych przed komisją lekarską i komisją poborową,
c) współudział w prowadzeniu poboru,
d) uznanie poborowego za jedynego żywiciela rodziny,
2) w zakresie obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego:
a) organizowanie prac i prowadzenie dokumentacji (w tym dokumentacji zespołu zarządzania kryzysowego),
b) planowanie i koordynacja działalności dotyczącej obrony cywilnej,
c) opracowywanie i aktualizacja planu obrony cywilnej Gminy, koordynacja i nadzór nad opracowywaniem planów w jednostkach organizacyjnych Gminy,
d) organizacja i prowadzenie szkolenia obronnego organów kierowania, kadry kierowniczej, członków formacji OC,
e) przygotowanie i zapewnienie systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń na terenie Gminy,
f) nadzór i koordynacja w zakresie opracowywania planów ewakuacji ludności oraz prowadzenia akcji ratunkowej na terenie miasta,
g) planowanie zaopatrzenia w sprzęt formacji OC oraz ludności,
h) planowanie środków finansowych na cele obrony cywilnej,
i) współdziałanie w prowadzeniu akcji ratowniczych w zakresie zwalczania nadzwyczajnych zagrożeń i klęsk żywiołowych,
j) prowadzenie akcji kurierskiej,
k) współdziałanie w zakresie wykonania prac zabezpieczających, organizowanie drużyn ratowniczych, zarządzanie ewakuacji ludności,
l) prowadzenie magazynu OC.
3) W zakresie ochrony przeciwpożarowej:
a) zatrudnianie komendanta gminnego ochrony p.poż.
b) koordynowanie systemu ratowniczo-gaśniczego,
c) przygotowanie informacji o wykonywaniu zadań w zakresie ochrony p.poż.
d) Rozliczanie zużycia paliwa przez jednostki OSP.
§ 21. Do zadań Działu Oświaty i Zdrowia należy:
1. Wykonywanie zadań z zakresu edukacji publicznej:
1) prowadzenie spraw związanych z kształtowaniem sieci szkół, przedszkoli na terenie Gminy (zakładanie, przekształcanie – likwidacja),
2) nadzór nad prawidłowym sporządzaniem projektów organizacyjnych przedszkola, szkół podstawowych i gimnazjów,
3) zapewnienie warunków organizacyjnych i finansowych do pełnej realizacji programów nauczania i innych zadań statutowych jednostek oświatowych w Gminie,
4) tworzenie warunków materialnych dla prawidłowego funkcjonowania jednostek oświatowych w tym nadzór i kontrola realizacji godzin ponadwymiarowych oraz przyznanych środków na zajęcia pozalekcyjne,
5) powoływanie dyrektorów oraz powierzanie stanowisk dyrektorów,
6) nadzór nad organizacją dowozów uczniów,
7) współpraca z komisją merytoryczną Rady, związkami zawodowymi pracowników oświaty oraz organizacjami i instytucjami działającymi w sferze oświaty,
8) współpraca z kuratorium oświaty,
9) organizowanie narad z dyrektorami jednostek oświatowych,
10) przygotowywanie sprawozdań, analiz, ocen z zakresu oświaty,
11) uczestnictwo w procesie uchylania przez organ sprawujący nadzór pedagogiczny sprzecznych z prawem uchwał rady pedagogicznej,
12) udzielanie zezwolenia na założenie szkoły lub placówki publicznej przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego lub osobę fizyczną po uzyskaniu pozytywnej opinii Kuratora Oświaty,
13) dokonywanie lub odmowa wpisu do ewidencji szkół i placówek niepublicznych oraz wydawanie zaświadczeń w tych sprawach,
14) nadawanie szkole niepublicznej uprawnień szkoły publicznej po przedstawieniu pozytywnej opinii Kuratora Oświaty.
15) sprawowanie nadzoru nad samorządowymi szkołami, świetlicami, przedszkolami, Samodzielnym Publicznym Zakładem Opieki Zdrowotnej również w zakresie inwestycji i remontów.
2. Wykonywanie zadań z zakresu działalności gospodarczej:
1) prowadzenie banku informacji i gromadzenie w nim danych dotyczących podmiotów prowadzących działalność gospodarczą na terenie Gminy,
2) sporządzanie zaświadczeń o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej,
3) sporządzanie zaświadczeń o zmianie wpisu do ewidencji działalności gospodarczej,
4) sporządzanie decyzji o wykreśleniu z ewidencji,
5) sporządzanie decyzji o odmowie wpisu do ewidencji,
6) wykonywanie funkcji kontrolnych wynikających z ustawy o swobodzie działalności gospodarczej.
3. Prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń na sprzedaż napojów alkoholowych w oparciu o obowiązujące przepisy oraz ustalanie opłat za zezwolenia.
4. Nadzorowanie zadań z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii, w szczególności w zakresie:
1) opracowywania i realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych,
2) działania na rzecz tworzenia i wyznaczania lokalnej koalicji trzeźwościowej, szukania poparcia dla działań na rzecz zmniejszania problemów alkoholowych,
5. Wykonywanie zadań z zakresu ochrony zdrowia.
1) współdziałanie z publicznymi i niepublicznymi zakładami opieki zdrowotnej przy planowaniu rozwoju sieci placówek służby zdrowia oraz funkcjonowaniu szkolnej służby zdrowia,
2) nadzór nad funkcjonowaniem struktur służby zdrowia w Gminie i współdziałanie w podejmowaniu działań dla poprawy dostępności do świadczeń medycznych dla mieszkańców.
6. Nadzorowanie realizacji Gminnego Programu Rozwiązywania Problemów Alkoholowych oraz Przeciwdziałania Narkomanii.
§ 22.1. Pełnomocnik d/s ochrony informacji niejawnych podlega bezpośrednio Burmistrzowi i do jego obowiązków należy:
1) organizowanie ochrony informacji niejawnych,
2) klasyfikowanie informacji niejawnych,
3) prowadzenie postępowania sprawdzającego w celu ustalenia czy osoba nim objęta daje rękojmię zachowania tajemnicy,
4) ewidencjonowanie, przetwarzanie i udostępnianie danych uzyskiwanych w związku z prowadzonymi postępowaniami sprawdzającymi,
5) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
6) opracowywanie planu ochrony Urzędu i nadzorowania jego realizacji,
7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych według odrębnych przepisów.
§ 23. Kancelaria tajna podlega bezpośrednio pełnomocnikowi ds. ochrony informacji niejawnych i odpowiedzialna jest za właściwe rejestrowanie, przechowywanie, obieg, udostępnianie i wydawanie dokumentów niejawnych uprawnionym osobom.
§ 24. Radca prawny wykonuje swoje czynności zgodnie z ustawą z dnia 6 lipca 1982 roku o radcach prawnych, a w szczególności zobowiązany jest do bieżącej pomocy prawnej: Burmistrzowi, Radzie, pracownikom Urzędu - polegającej na udzieleniu porad, opinii i konsultacji prawnej, opiniowaniu projektów uchwał Rady, projektów zarządzeń Burmistrza, porozumień, umów, zastępstwie prawnym i procesowym. Do obowiązków Radcy należy informowanie pracowników o zmianach w obowiązującym stanie prawnym dotyczącym działań Urzędu.
Rozdział V
Czas pracy Urzędu
§ 25. 1. Tryb pracy Urzędu, wewnętrzny porządek i rozkład czasu pracy określa Burmistrz w Regulaminie Pracy Urzędu oraz w drodze innych zarządzeń.
2. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego, chyba, że przepisy szczególne stanowią inaczej.
Rozdział VI
Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków
§ 26. 1. Skargi i wnioski kierowane do Burmistrza, podlegają natychmiastowej rejestracji w księdze skarg i wniosków, prowadzonej w sekretariacie Urzędu.
2. Określony w ust. 1 tryb rejestracji ma także zastosowanie w odniesieniu do skarg, które wpływają bezpośrednio do pracowników, przyjętych ustnie do protokołu oraz nadesłanych przez redakcje, agencje prasowe oraz radio i telewizję.
§ 27. Skargi i wnioski rozpatrują merytorycznie właściwe działy, które przygotowują odpowiedź zawierającą wyczerpujące wyjaśnienia wszystkich istotnych okoliczności sprawy, ustosunkowując się do wszystkich zarzutów zawartych w skardze oraz zawiadamiają o podjętych działaniach.
Treść odpowiedzi powinna zawierać akcenty uprzejmości i być zredagowana w sposób zrozumiały dla adresata.
Rozdział VII
Organizacja działalności kontrolnej
§ 28.1. W Urzędzie prowadzona jest kontrola:
1) wewnętrzna – obejmująca pełny zakres zadań realizowanych przez pracowników Urzędu,
2) zewnętrzna – obejmująca realizację zadań przez jednostki organizacyjne gminy.
§ 29.1. Kontrola zewnętrzna i wewnętrzna dokonywana jest pod względem:
1) legalności,
2) gospodarności,
3) rzetelności,
4) celowości,
5) terminowości,
6) skuteczności.
§ 30. Celem kontroli jest ustalenie stanu faktycznego oraz przyczyn i skutków ewentualnych nieprawidłowości, ustalenie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości i działań zapobiegających im w przyszłości.
§ 31.1. Kontrolę wewnętrzną w Urzędzie wykonują:
1) Burmistrz – w zakresie całokształtu zadań realizowanych przez Urząd,
2) Sekretarz – w zakresie funkcjonowania Urzędu pod względem organizacyjnym,
3) Skarbnik – w zakresie gospodarki finansowo-budżetowej gminy,
4) Kierownicy Działów – w zakresie rzeczowym Działu.
§ 32.1. Kontrolę zewnętrzną na podstawie imiennego upoważnienia wykonują:
1) Skarbnik
a) badając 5% wydatków budżetowych jednostek organizacyjnych gminy,
b) w zakresie prawidłowości gospodarki finansowej jednostek organizacyjnych gminy.
2) Pracownicy Urzędu nadzorujący prace jednostek podporządkowanych w zakresie posiadanej właściwości rzeczowej.
§ 33.1. Pracownicy Urzędu w ramach swej właściwości rzeczowej kontrolują realizacje przez mieszkańców gminy i inne podmioty obowiązków wynikających z ustaw i decyzji administracyjnych.
2. Zakres i tryb kontroli, o których mowa w ust. 1 określają ustawy.
§ 34.1. Z przeprowadzonej kontroli zewnętrznej sporządza się protokół, który winien w szczególności zawierać:
1) określenie jednostki kontrolowanej lub stanowiska,
2) termin przeprowadzenia kontroli,
3) osoby dokonujące kontroli oraz posiadane przez nich upoważnienia,
4) ustalenia z kontroli, szczególnie stwierdzenie nieprawidłowości, ich przyczyn, skutków oraz osób odpowiedzialnych.
2. Protokół podpisują: kontrolujący i kierownik jednostki kontrolowanej.
3. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wydawane są zalecenia pokontrolne z terminami usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości.
§ 35.1. Działania kontrolne prowadzone są na podstawie rocznych planów kontroli.
2. Roczne plany kontroli opracowywane są w terminie do 31 stycznia każdego roku wspólnie przez skarbnika, sekretarza i kierowników działów, a zatwierdzane przez Burmistrza.
3. Kontrole mogą być przeprowadzane jako kontrole kompleksowe, problemowe, doraźne i sprawdzające.
4. Kontrole doraźne przeprowadza się na polecenie Burmistrza.
5. Kontrole sprawdzające przeprowadza się w celu ustalenia rzetelności odpowiedzi na wystąpienia pokontrolne.
Rozdział VIII
Zasady podpisywania pism i decyzji
§ 36. 1. Burmistrz podpisuje:
1) okólniki, decyzje, zarządzenia,
2) projekty uchwał Rady,
3) pisma, informacje, sprawozdania i wnioski o charakterze problemowym i społeczno - gospodarczym, kierowane do:
a) organów administracji rządowej,
b) organów samorządu terytorialnego,
c) organów sądowych,
d) organów egzekucyjnych,
e) organów odwoławczych,
f) organizacji, stowarzyszeń i związków zawodowych,
g) jednostek pomocniczych i organizacyjnych Gminy,
4) odpowiedzi na wnioski i interpelacje posłów, senatorów, radnych, sołtysów,
5) odpowiedzi na skargi i wnioski mieszkańców i instytucji,
6) wnioski o nadanie odznaczeń państwowych i resortowych,
7) odpowiedzi i wyjaśnienia dla organów nadzoru nad samorządem gminnym,
8) pisma zastrzeżone do podpisu Burmistrza odrębnymi przepisami lub mające ze względu na swój charakter specjalne znaczenie,
9) akty powołania, mianowania, umowy o pracę i inne dokumenty związane ze stosunkiem pracy pracowników samorządowych i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy.
2. Sekretarz Gminy podpisuje pisma w zakresie wykonywanych zadań i obowiązków służbowych, a także:
1) pisma i decyzje wymienione w ust. 1 z wyłączeniem zarządzeń i projektów uchwał Rady w przypadku nieobecności Burmistrza,
2) pisma i decyzje w ramach oraz na podstawie upoważnienia wydanego w trybie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
3. Kierownik USC w zakresie spraw zastrzeżonych do jego kompetencji.
4. Kierownicy i pracownicy podpisują pisma w ramach i na podstawie upoważnienia wydanego przez Burmistrza w trybie art. 39 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
§ 37. Zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych przy załatwianiu spraw określa instrukcja kancelaryjna dla urzędów gmin.
Rozdział IX
Zasady zamawiania pieczęci urzędowych oraz prowadzenia rejestru tych pieczęci
§ 38. 1. Do składania zamówień na pieczęcie urzędowe dla poszczególnych komórek organizacyjnych urzędu oraz imiennych upoważnieni są kierownicy Działów.
2. Zamówienia na pieczęcie należy składać do pracownika prowadzącego sekretariat Urzędu.
3. Pracownik dokonuje weryfikacji treści zamówionych pieczęci pod kątem zgodności z instrukcją kancelaryjną, Regulaminem Organizacyjnym Urzędu oraz wydanymi przez Burmistrza upoważnieniami.
4. Zlecenie podpisuje Burmistrz przy kontrasygnacie Skarbnika.
5. Wykonywane pieczęcie rejestrowane są przez pracownika wymienionego w ust. 2 w jednolitym rejestrze pieczęci urzędowych.
6. Rejestr pieczęci zawiera:
1) liczbę porządkową,
2) odcisk pieczęci,
3) datę pobrania,
4) podpis osoby odbierającej,
5) datę zwrotu, podpis i pieczęć osoby zwracającej,
6) numer protokołu i datę likwidacji pieczęci.
7. Pracownik, z którym rozwiązano umowę o pracę obowiązany jest niezwłocznie rozliczyć się z pobranych pieczęci imiennych i innych urzędowych.
Rozdział X
Postanowienia końcowe
§ 39. Rozstrzygnięcia w Urzędzie podejmowane są w formie zarządzeń wewnętrznych Burmistrza, decyzji administracyjnych, poleceń służbowych.
§ 40. Decyzje administracyjne podejmuje Burmistrz lub osoba upoważniona w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej.
§ 41. Indywidualne sprawy obywateli załatwiane są w terminach określonych w Kodeksie Postępowania Administracyjnego.
§ 42. 1. Burmistrz przyjmuje w ramach skarg i wniosków w poniedziałki w godzinach od 13:00- 16:00.
2. Sekretarz, Skarbnik oraz kierownicy Działów przyjmują w sprawach skarg i wniosków każdego dnia w godzinach pracy Urzędu.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Burmistrza Zatora
Nr 10/07 z dnia 15 stycznia 2007 r.
SYMBOLE LITEROWE KOMÓREK ORGANIZACYJNYCH
DA - Dział Administracyjny i Spraw Obywatelskich
DF - Dział Finansowy
DZ - Dział Gospodarki Przestrzennej
DI - Dział Inwestycji i Programów Europejskich
DO - Dział Oświaty i Zdrowia
DR - Dział Rozwoju i Promocji
USC- Urząd Stanu Cywilnego
IN - Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych
KT - Kancelaria Tajna
