Sposób  przyjmowania i załatwiania spraw regulują poniższe przepisy:

• ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2005r. Nr 8, poz.60 ze zm.)
• ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (teks jedn. Dz.U. Nr 98, 2000 r. z poz. 1071 ze zm.)
• rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5,poz.46)
• zarządzenie nr 14 Ministra Finansów z 27 listopada 2001 r. w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych i składnic akt (załącznik nr 1 - instrukcja w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych)
• regulamin organizacyjny Urzędu Skarbowego

Korespondencja wpływa do Urzędu w następujący sposób:
 -bezpośrednio przyjmowana przez pracowników stanowisk recepcyjno-informacyjnych,
 -drogą pocztową.
Po zadekretowaniu przez kierownictwo Urzędu sprawy przekazywane są do załatwiania przez poszczególne komórki Urzędu.
Sprawy w Urzędzie załatwiane sa zgodnie z obowiazującyni przepisami prawa przy poszanowaniu ogólnych zasad, tj. praworządnosci, terminowosci, prowadzenia postępowania w sposób budzący zaufanie do organu podatkowego, zapewnienie stronie czynnego udziału w każdym stadium postępowania oraz podjęcia niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego prowadzonej sprawy.
Zgodnie z Ordynacją podatkową załatwianie sprawy wymagajacej przeprowadzenia postępowania następuje bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w ciągu miesiąca, a sprawy szczególnie skomplikowane - nie później niż w ciągu dwóch miesiecy od dnia wszczęcia postepowania, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej (art.139 §1 Ordynacji podatkowej). Niezwłocznie są załatwiane sprawy, które mogą być rozpatrzone na podstawie dowodów przedstawionych przez stronę, lub na podstawie faktów powszechnie znanych i dowodów znanych z urzędu organowi prowadzącemu postępowanie (art. 139 §2 Ordynacj). W przypadku niezałatwienia sprawy we właściwym terminie urząd ma obowiazek zawiadomienia strony o przyczynach niedotrzymania terminu, wskazując nowy termin załatwienia sprawy (art.140 §1). Do terminu, w którym ma być wydana decyzja nie wlicza się terminów przewidzianych w przepisach prawa podatkowego do dokonania określonych czynności, okresów zawieszenia postępowania oraz okresów opóźnienia spowodowanych z winy strony albo z przyczyn niezależnych od organu (art. 139 §4).
Na niezałatwienie sprawy we właściwym terminie służy stronie ponaglenie do organu podatkowego wyższego stopnia (art. 139 §1).
Postępowanie wszczyna się na wniosek strony, lub z urzedu. Przy postępowaniu odwoławczym, odwołanie wnosi się do Izby Skarbowej za pośrednictwem organu pierwszej instancji tj. urzędu skarbowego, zgodnie z właściwością miejscową podatnika. Wymogi formalne podania przewidują co najmniej wskazanie w treści żądania osoby od której pochodzi oraz jej adres. Przepisy szczególne mogą okreslać dodatkowe wymagania co do treści podania.