Zgodnie z art. 30 Rozporządzenia Rady nr 1260/1999 z dnia 21 czerwca 1999r. ustanawiającego przepisy ogólne w sprawie funduszy strukturalnych, Działanie zachowuje wkład z funduszy tylko wtedy, jeśli w czasie 5 lat od momentu wydania decyzji o dofinansowaniu projektu ze środków unijnych nie wystąpi w nim znacząca modyfikacja:
- wpływająca na jego charakter lub warunki jego wykonania lub przyznająca firmie lub instytucji publicznej niezależne korzyści, oraz
- wynikająca albo ze zmiany charakteru własności danej pozycji infrastruktury albo zaprzestania lub zmiany lokalizacji działalności produkcyjnej.
W przypadku wystąpienia modyfikacji stosuje się korekty finansowe w oparciu o art. 39 ww. rozporządzenia, czego konsekwencją może być m.in.:
- obniżenie wypłat na rachunek organu wpłacającego,
- dokonanie wymaganych korekt finansowych poprzez anulowanie całości lub części wkładu funduszy dla danej pomocy.
We wniosku o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany określić w jaki sposób będzie finansował i zarządzał projektem po okresie jego realizacji. Beneficjent zobowiązany jest do zabezpieczenia trwałości projektu od momentu wydania decyzji o dofinansowanie projektu.
Instytucja Pośrednicząca ma obowiązek zweryfikowania powyższych zobowiązań poprzez dokonywanie kontroli trwałości projektów. Mając na celu efektywne zamkniecie Pomocy niezbędne jest podjęcie kroków w celu zapewnienia ciągłości wykonywanych kontroli w zakresie trwałości projektów.
Pierwszym etapem, jeszcze przed rozpoczęciem czynności kontrolnych, jest zweryfikowanie zobowiązań Beneficjenta dotyczących finansowania i zarządzania projektem po zakończeniu okresu realizacji. W tym celu Instytucja Pośrednicząca posługuje się badaniami ankietowymi. Do wszystkich Beneficjentów z każdego Działania jest rozsyłany wzór ankiety, po wypełnieniu którego będzie można określić, czy została zachowana trwałość projektu.
Z uwagi na fakt, iż w województwie małopolskim kontrolą na miejscu objętych jest 100% projektów, kontrola trwałości będzie przeprowadzana tylko w formie wizyt monitorujących. Warunkiem, który musi zostać spełniony, aby można było przeprowadzić kontrolę jest ostateczne rozliczenie projektu.
Ponadto w przypadku wystąpienia podejrzenia, co do nie dotrzymania trwałości projektu, projekty te powinny zostać poddane kontroli na miejscu.
Wzory ankiet są rozsyłane do Beneficjentów i wypełniane przez nich zgodnie z zasadą A = U +4, gdzie:
A – rok rozesłania ankiety
U – rok podpisania umowy o dofinansowanie.
Ankiety są rozsyłane do Beneficjentów i wypełniane przez nich w II kwartale danego roku. Wypełnione ankiety są przesyłane do Instytucji Pośredniczącej drogą pocztową i elektroniczną.
Badaniu ankietowemu powinien zostać poddany każdy beneficjent przynajmniej raz.
Instytucja Pośrednicząca przeprowadza kontrole:
1. planowe (wizyty monitorujące) – zgodnie z zatwierdzonym rocznym planem kontroli,
2. doraźne (wizyty monitorujące lub kontrole sensu stricto).
Wizyta monitorująca polega na udaniu się na miejsce realizacji projektu w celu potwierdzenia, że projekt został zrealizowany zgodnie z wnioskiem aplikacyjnym i umową oraz że założony cel projektu nie uległ zmianie. Po przeprowadzeniu kontroli zostaje sporządzona informacja pokontrolna.
Wizyta taka może mieć charakter inspekcyjny, potwierdzający, że:
- w projekcie nie nastąpiły znaczące modyfikacje w rozumieniu art. 30 rozporządzenia 1260/1999,
- projekt jest realizowany zgodnie z wnioskiem o dofinansowanie i zawartą umową,
- projekt jest realizowany zgodnie z zapisami prawa krajowego i wspólnotowego,
- cel projektu został zachowany,
- beneficjent wypełnia obowiązki wynikające z umowy w zakresie promocji dla projektu,
- system archiwizacji akt istnieje i jest odpowiedni.
