Zarządzanie i wdrażanie ZPORR jest regulowane poprzez Rozporządzenie Rady Nr 1260/1999/WE z dnia 21 czerwca 1999 r. ustanawiające ogólne przepisy w sprawie Funduszy Strukturalnych, oraz przez Rozporządzenie Komisji Nr 438/2001/WE z dnia 2 marca 2001 r. ustanawiające szczegółowe zasady wykonania rozporządzenia Rady Nr 1260/1999/WE dotyczącego zarządzania i systemów kontroli pomocy udzielanej w ramach Funduszy Strukturalnych.

W ramach systemu wdrażania ZPORR zaangażowane są:

1. Instytucja Zarządzająca
2. Instytucja Pośrednicząca
3. Urząd Marszałkowski - jednostka uczestnicząca w zarządzaniu komponentem regionalnym ZPORR
4. Komitet sterujący komponentem regionalny ZPORR, tzw. Regionalny Komitet Sterujący
5. Panel Ekspertów
6. Komisja Oceny Projektów
7. Beneficjenci końcowi
8. Instytucja Płatnicza

1. Instytucja Zarządzająca (Ministerstwo Gospodarki, Pracy i Polityki Społecznej (MGPiPS)), odpowiedzialna jest za skuteczność i prawidłowość zarządzania oraz wdrażania programu operacyjnego na poziomie krajowym.

Do głównych zadań Instytucji Zarządzającej ZPORR, należy m.in.:

• efektywność i poprawność wdrażania ZPORR
• przewodniczenie Komitetowi Monitorującemu ZPORR i prowadzenie jego sekretariatu
• przygotowanie Uzupełnienia ZPORR, przedłożenie go do zatwierdzenia Komitetowi Monitorującemu ZPORR i przesłanie do Komisji Europejskiej;
• wdrażanie systemów zarządzania i kontroli w celu potwierdzenia dostarczenia współfinansowanych produktów i usług oraz faktycznego poniesienia wydatków zawartych we wnioskach o płatność
• przedkładanie wniosków o refundację z funduszy strukturalnych do Instytucji Płatniczej, z uwzględnieniem wszelkich wytycznych, jakie może ona wydać w tej sprawie
• przygotowywanie rocznych i końcowych raportów nt. wdrażania ZPORR przekazywanych do zatwierdzenia Komitetowi Monitorującemu ZPORR, następnie przekazywanych Instytucji Zarządzającej PPW, Instytucji Płatniczej i Komisji Europejskiej

W każdym z 16 województw, pod nadzorem Instytucji Zarządzającej, działają Instytucje Pośredniczące (Urzędy Wojewódzkie), oraz uczestniczące w zarządzaniu komponentem regionalnym ZPORR Urzędy Marszałkowskie.

2. Instytucja Pośrednicząca

Funkcję Instytucji Pośredniczącej powierzono Urzędowi Wojewódzkiemu. Do jego głównych zadań należy m.in.:

• podpisywanie umów o przyznanie dofinansowania z funduszy strukturalnych z beneficjentami końcowymi
• wprowadzanie danych przekazywanych przez beneficjentów końcowych do Systemu Informatycznego Monitorowania i Kontroli (SIMIK)

3. Urząd Marszałkowski - jednostka uczestnicząca w zarządzaniu komponentem regionalnym ZPORR

We wdrażaniu ZPORR na poziomie województwa, do kompetencji Urzędu Marszałkowskiego należy między innymi: 1. W zakresie obsługi Programu

1. zapewnia niezbędną obsługę techniczno-administracyjną w zakresie przeprowadzania naboru wniosków aplikacyjnych;
2. zapewnia niezbędną obsługę techniczno-administracyjną Regionalnego Komitetu Sterującego;
3. zapewnia niezbędną obsługę techniczno-administracyjną Paneli Ekspertów;
4. zapewnia wykonywanie przez Wojewódzki Urząd Pracy funkcji Instytucji Wdrażającej Działań 2.1, 2.3 i 2.4 w ramach Programu;
5. pełni funkcję Instytucji Wdrażającej dla Działań 2.2, 2.5, 2.6 i 3.4 w ramach Programu;.
6. raz w roku do Instytucji Pośredniczącej, w terminie określonym przez ministra właściwego ds. rozwoju regionalnego w procedurze przekazywania środków, składa zapotrzebowanie na środki budżetu państwa na współfinansowanie Działań, dla których pełni rolę Instytucji Wdrażającej, osobno dla każdego z Działań;
7. przeprowadza weryfikację wniosków płatniczych przedstawianych przez projektodawców realizujących projekty w ramach działań, dla których pełni rolę Instytucji Wdrażającej, oraz dokonuje ich potwierdzenia;
8. przekazuje do projektodawców środki finansowe zgodnie z procedurami obowiązującymi w Programie;

2. W zakresie dokonywania oceny i wyboru projektów

2.1 W odniesieniu do Działań 1.1 - 1.5 oraz 3.1 - 3.5, poza 3.4 w ramach Programu:

1. zamieszcza ogłoszenia o naborze projektów w prasie regionalnej i innych mediach;
2. przyjmuje wnioski składane przez wnioskodawców;
3. przeprowadza ocenę formalną wniosków zgodnie z kryteriami zawartymi w Uzupełnieniu Programu,
4. powołuje Panele Ekspertów,
5. zapewnia działanie Paneli Ekspertów zgodnie z regulaminem,
6. zapewnia przeprowadzenie przez Panele Ekspertów oceny technicznej i merytorycznej projektów zgodnie z kryteriami zawartymi w Uzupełnieniu Programu,
7. zapewnia działanie Regionalnego Komitetu Sterującego zgodnie z przyjętym Regulaminem;
8. zapewnia uzyskanie rekomendacji wyboru projektów przez Regionalny Komitet Sterujący,
9. podejmuje, w drodze uchwały Zarządu Województwa, decyzję o wyborze projektów, na podstawie rekomendacji Regionalnego Komitetu Sterującego,
10. informuje wnioskodawców o wyniku oceny formalnej;
11. informuje wnioskodawców o wynikach oceny wniosku na kolejnych etapach oceny;
12. ogłasza listę zatwierdzonych projektów do wiadomości publicznej;

2.2. W odniesieniu do Działań 2.1 - 2.6 oraz 3.4 Programu:

1. podejmuje, w drodze uchwały Zarządu Województwa, decyzję o zatwierdzeniu Ramowego Planu Realizacji Działania, na podstawie rekomendacji Regionalnego Komitetu Sterującego,
2. zapewnia przeprowadzenie wyboru projektów przez Instytucje Wdrażające Działań 2.1 ? 2.6 oraz 3.4 w ramach Programu oraz podpisanie przez Instytucję Wdrażającą umów finansowania projektów z wybranymi projektodawcami.

3. W zakresie czynności kontrolnych

1. sporządza podręcznik procedur zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Instytucję Zarządzającą;
2. poddaje się kontroli wykonywanej przez Instytucję Zarządzającą w zakresie zadań objętych niniejszym Porozumieniem;
3. poddaje się kontroli wykonywanej przez inne instytucje upoważnione do przeprowadzania kontroli na podstawie odrębnych przepisów;
4. przeprowadza kontrole projektów realizowanych w ramach Działań, dla których pełni rolę Instytucji Wdrażającej;
5. raportuje o nieprawidłowościach, zgodnie z obowiązującymi w ramach Programu procedurami

4.W zakresie informacji i promocji:

1. prowadzi działania informacyjne i promocyjne na szczeblu regionalnym zgodnie z Planem Promocji Programu;
2. koordynuje prace nad opracowaniem Regionalnego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych (odzwierciedlenie Planu Promocji Programu na szczeblu regionalnym) oraz monitoruje jego realizację;
3. zapewnia powszechny dostęp do informacji o możliwościach uzyskania wsparcia w ramach ZPORR ze środków funduszy strukturalnych na terenie województwa;
4. zapewnia przestrzeganie przez instytucje pełniące zadania beneficjenta końcowego dla Działań 2.1-2.6 oraz działania 3.4 Programu realizacji Regionalnego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych,
5. sporządza okresowo zbiorczą informację o realizacji Regionalnego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w województwie, z uwzględnieniem okresowej informacji o realizacji działań informacyjnych i promocyjnych sporządzanej przez Wojewodę oraz przedkłada Wojewodzie zbiorczą informację w terminie do 20 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego;
6. sporządza corocznie zbiorczą informację o realizacji Regionalnego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w województwie, z uwzględnieniem sporządzanej corocznie informacji o realizacji działań informacyjnych i promocyjnych sporządzanej przez Wojewodę oraz przedkłada Wojewodzie corocznie zbiorczą informację w terminie do 15 lutego;
7. sporządza na koniec realizacji zbiorczą informację o realizacji Regionalnego Planu Działań Informacyjnych i Promocyjnych w województwie, z uwzględnieniem sporządzanej na koniec realizacji informacji o realizacji działań informacyjnych i promocyjnych sporządzanej przez Wojewodę oraz przedkłada Wojewodzie zbiorczą informację w terminie do 45 dni po zakończeniu okresu sprawozdawczego.

5. W zakresie obsługi Systemu Informatycznego Monitoringu i Kontroli Finansowej Funduszy Strukturalnych i Funduszu Spójności - SIMIK:

1. stosuje SIMIK, z chwilą jego wdrożenia, w procesie zarządzania i wdrażania Programu w zakresie swoich zadań wynikających z Rozporządzenia Rady nr 1260/99, dalej zwane ?zakresem zadań?;
2. z chwilą wdrożenia SIMIK, w zakresie jego funkcjonalności:
   1. wnioski, prognozy, informacje, raporty i inne dokumenty wykonywane w ramach zarządzania i wdrażania Programu będą sporządzane i przekazywane również z wykorzystaniem SIMIK;
   2. operacje wykonywane w ramach zarządzania i wdrażania Programu będą dokonywane z wykorzystaniem SIMIK;
3. odpowiada za zapewnienie bieżącego wprowadzania danych związanych z zarządzaniem i wdrażaniem Programu, dalej zwane ?danymi?, do SIMIK, w zakresie swoich zadań;
4. odpowiada, w zakresie swoich zadań, za pełną zgodność między danymi wprowadzonymi do SIMIK i dokumentami źródłowymi.
5. zapewnia prawidłowość i jakość danych wprowadzanych i przechowywanych w SIMIK w zakresie swoich zadań, w tym zapewnia, że
   1. dane wprowadzane są do SIMIK po ich zweryfikowaniu, zgodnie z określonymi instrukcjami oraz na odpowiednim poziomie wdrażania.
   2. dane są zgodne z dokumentami źródłowymi i są prawdziwe, poprawne, prawidłowo zaklasyfikowane, aktualne, kompletne.
6. odpowiada, w zakresie swoich zadań, za dane zgromadzone w ramach zarządzania i wdrażania Programu, w szczególności jest odpowiedzialna za ich zbieranie, utrwalanie, przechowywanie, opracowywanie, zmienianie, udostępnianie i usuwanie;

4. Komitet sterujący komponentem regionalnym ZPORR

W przypadku ZPORR istnieje 16 Regionalnych Komitetów Sterujących (RKS) kierujących wdrażaniem komponentów regionalnych ZPORR.
RKS jest powoływany przez Zarząd Województwa. Marszałek Województwa przewodniczy Komitetowi Sterującemu i zapewnia obsługę jego prac. Funkcję zastępcy pełni Wojewoda.

Do zadań Komitetu sterującego należy między innymi:

• rozpatrywanie i rekomendowanie Zarządowi Województwa listy rankingowej projektów kwalifikujących się do wsparcia z funduszy strukturalnych (EFRR z wyłączeniem Działania 3.4. Mikroprzedsiębiorstwa)
• ocena projektów ubiegających się o dofinansowanie ze środków funduszy strukturalnych jeżeli projektodawcą jest beneficjent końcowy

5. Panel Ekspertów

Panel Ekspertów, zatwierdzany przez Instytucję Zarządzającą, stanowi ciało doradcze w procesie wyboru projektów do działań współfinansowanych ze środków EFRR w ramach Priorytetów 1 i 3 (z wyłączeniem Działania 3.4. Mikroprzedsiębiorstwa).

Panel, zatwierdzany przez Instytucję Zarządzającą ZPORR, jest odpowiedzialny za:

• merytoryczną ocenę projektów;
• przygotowanie listy rankingowej projektów kwalifikujących się do dofinansowania i przedkładanie jej sekretariatowi RKS (w przypadku Działania 1.6. Rozwój transportu publicznego w aglomeracjach, sekretariatowi Krajowego Komitetu Sterującego dla działania 1.6.).

6. Komisja Oceny Projektów (KOP) obejmuje ekspertów doradzających beneficjentom końcowym (Instytucjom Wdrażającym) działań współfinansowanych ze środków EFS w ramach Priorytetu II ZPORR oraz Działania 3.4. Komisja jest powoływana przez dyrektora instytucji będącej Beneficjentem Końcowym ww. działań.

Komisja Oceny Projektów odpowiada m.in. za:

• przeprowadzanie merytorycznej i finansowej oceny projektów projektodawców ubiegających się o dofinansowanie ze środków EFS i EFRR (tylko Działanie 3.4. Mikroprzedsiębiorstwa)
• przygotowanie listy rankingowej projektów kwalifikujących się do dofinansowania i przedkładanie jej dyrektorowi instytucji będącej beneficjentem końcowym Priorytetu II ZPORR oraz Działania 3.4. Mikroprzedsiębiorstwa

7. Beneficjenci Końcowi

Ze względu na dwufunduszowy charakter ZPORR (działania w ramach Priorytetów Programu są współfinansowane ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego ?Priorytet 2 oraz Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego ? Priorytet 1 i 3) w ramach systemu wdrażania funduszy strukturalnych występują dwa rodzaje Beneficjentów Końcowych:

• uprawniona osoba fizyczna, osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej korzystająca z pomocy w ramach działania regionalnego komponentu ZPORR na podstawie umowy dotacyjnej, w ramach Priorytetu 1 oraz 3 ZPORR współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego.
• Instytucje Wdrażające odpowiedzialne za dostarczanie pomocy oraz zlecanie końcowemu odbiorcy realizacji projektu inwestycyjnego lub wykonania usługi (instytucje, które przyznają pomoc przy realizacji priorytetów i działań, w których przewidziano pomoc dla przedsiębiorstw i rozwoju zasobów ludzkich), w ramach Priorytetu 2 ZPORR współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego.

8. Instytucja Płatnicza

Funkcje Instytucji Płatniczej, w rozumieniu Rozporządzenia Komisji Nr 438/2001, dla wszystkich funduszy strukturalnych pełni Ministerstwo Finansów.
Do zadań Instytucji Płatniczej należy w szczególności:

• gromadzenie, wyodrębnionymi kanałami monitoringu finansowego, informacji statystycznych i finansowych
• obsługa rachunków, na których gromadzone są środki funduszy strukturalnych
• nadzór nad sprawnością działania bazy danych monitoringu (SIMIK)
• weryfikacja deklaracji wydatków poniesionych w ramach Funduszy Strukturalnych, dostarczanych przez Instytucję Zarządzającą ZPORR
• zapewnienie, że beneficjenci otrzymują płatności w wyznaczonym terminie
• usuwanie nieprawidłowości i odzyskiwanie kwot nienależnie zapłaconych